办公自动化环境下医院档案管理策略分析

2015-06-16徐铭谦河南省南阳医专一附院河南南阳473000

中国科技纵横 2015年11期

徐铭谦（河南省南阳医专一附院，河南南阳　473000）

办公自动化环境下医院档案管理策略分析

徐铭谦
（河南省南阳医专一附院，河南南阳473000）

随着科学技术的不断发展，医院对档案的管理也开始逐渐升级，为了提高档案管理的效率，各级医院纷纷开始引入自动化办公设备对档案进行管理。这对医院来说，既是机遇，也是挑战。因此，不断研究自动化环境下医院档案的管理，对于提高医院管理水平，提高档案利用的质量有着重要意义。办公自动化改变了传统的办公方式，提高了办公效率，扩大了档案的储存容量，细化了档案管理标准。在本文中从办公自动化环境下医院档案管理的现状、必要性和意义入手，对如何加强医院自动化档案管理，构建档案网络体系提出了建议。

办公自动化医院档案管理改进措施

随着自动化技术的不断进步，办公自动化成为办公领域发展的主要趋势。自动化管理也被引入到了医院档案管理领域。医院需要根据市场发展形势，逐步推行医院进行自动化管理改革。但是由于历年来管理体制与管理方式的限制，医院档案距离自动化管理还有一定的距离。传统的医院档案管理，在管理理念、内容等方面都存在许多不足，造成了档案内容不全面、分类条目不细致、档案丢失等问题。这严重影响了医院档案应当发挥的作用，本文对自动化环境下医院档案管理管理进行探讨。

1　自动化环境下医院档案管理存在的问题

1.1档案安全性不足

医疗档案作为患者隐私内容之一，医院和医生都有义务为患者进行保密。但是随着办公自动化体系的引入，医院逐渐对档案进行电脑联网存储和管理。

随着网络技术的发展，黑客和不法商贩逐渐开始盗取患者信息以获得巨额收入。这不仅为医院和患者带来了困扰，还严重影响了医患关系，加深了双方对立程度。医院电子档案是医生存储、管理、上传的诊断病例，包含了文本、符号、图表、图形、音频、影像等数字化信息。鉴于其形式不固定、易于修改、系统漏洞、保密性弱等问题，电子档案被篡改和盗取的可能性大大增加。在针对医疗档案输入、存储以及管理的安全性的投入上，还有许多不足之处。

1.2档案管理标准不清晰、不全面

当前，办公自动化使医院在硬件基础上有了明显的提高，使用的设备更加方便和快捷。但是给医疗档案的存档带来了许多问题。比如：使用网络设备后，医生在进行文件传输的时候习惯使用电子文档进行传输，没有保留手稿。医生对于病例的日常工作总结以及分析和论文格式不一、标准不同，无形中增加了管理者分类和管理的工作量。除此之外，医疗档案标准不统一也在无形中增加了检索的难度。这反映了医院在档案信息自动化、标准化、规范化建设上的滞后。

1.3办公自动化系统开发不完善

由于自动化办公系统的开发者对于我院的各种流程、制度了解不全面，所以在系统中还存在许多漏洞和缺陷。当前的自动化办公系统与档案管理工作还无法实现完全的对接。系统的集成度较差、功能较为复杂、管理内容划分太繁琐。而且，系统缺乏将电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起的医院档案管理系统，无法实现对诊断病历等医疗文件的自动控制与归档。

1.4医院档案管理观念较落后

在此之前，大部分医院对医院档案的管理工作重视程度都不够，没有认识到医院档案管理工作的重要意义，也没有加强医院档案管理的队伍建设。医院领导和档案管理人员对于档案管理的观念较为落后，管理专业性不足。由于医院人员编制的限制，没有增加管理人员的数量，使得档案部的工作人员工作量庞大，管理起来也较为吃力。在实际管理中，部分工作人员难以有效的运用自动化办公设备。即使在自动化办公不断发展的今天，医院的档案管理工作也相对落后于医院其他部门。

2　办公自动化环境下医院档案管理的改进措施

2.1加强医院档案管理科学化建设

当前自动化办公设备大多是由计算机、网络系统、输出设备组成的。所以，院方要不断加强硬件设施的建设，提高设备的性能，加强维护力度，增加使用寿命。除此之外，院方还需对计算机网络安全进行维护和升级，提高防护等级，防止数据泄漏，保证系统正常使用。医院档案中的病案信息是关系患者诊疗、康复的重要信息，所以医院要增强信息的安全保护意识，保证数据安全。

2.2强化后档案管理专业人才的培养

随着当前医院市场化程度的不断加深，医学领域新的科研成果不断涌现。医院档案出现了数量不断增加、信息更加广阔，形式更加丰富，管理方法更加复杂的特点。因此，医院需要更多的专业人才对医院档案进行管理。

对于管理人才的培养，应从以下几个方面进行：首先，要加强管理人员的医疗档案法律法规等方面的知识，增加档案管理、医疗信息分类的专业技能培养课程；其次，要加强管理人员对自动化办公设备的了解与应用能力，强化管理人员的医疗方面的专业知识，熟悉医院运转的各个流程，加强对医生所提交的各种病例案例、重点疾病的质量控制表等报表的分类整理能力，提高工作效率和准确率；第三，医院要制定一套绩效考核制度，完善奖励和惩罚措施，有效的激发工作人员的工作积极性，推动医院档案自动化管理工作的全面实施。

2.3完善制度以建立高效的档案管理模式

建立高效的档案管理模式，首先，要加强档案管理制度建设，将医院患者的档案信息纳入医院档案管理范围中，最大限度发挥其学术价值。第二，要加强档案管理系统与自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口和标准，运用自动化技术加强档案管理工作，实现医院档案的网络化、科学化、规范化管理。第三，准确定位医院档案管理的角色，从不同层面、不同角度，以不同方式进行档案管理，规范档案信息分类，按照一定方向，不断深挖档案信息的参考价值与学术价值，为其他部门提供更加准确的数据支持。