数字化时代提升学校档案管理水平的初探

陈黎航（福建省泉州市农业学校，福建泉州　362000）

数字化时代提升学校档案管理水平的初探

陈黎航
（福建省泉州市农业学校，福建泉州362000）

在科学技术日新月异的今天，我们正快速迈入以计算机和网络为核心的数字化信息时代，学校办公自动化水平越来越高，工作中人们交流和沟通的手段逐渐由传统的纸质形式走向以计算机为中介，以文字、图像、声音为表现形式的电子媒体。随着无纸化办公的进一步发展和深化，学校传统的档案管理模式逐渐地发生着改变，面临着新的挑战。因此，新形势下如何提升学校档案管理水平，使学校各项活动的历史记录在数字化时代得以更充分的发挥和利用是当前需要我们共同的研究和解决的课题。

数字化学校档案管理水平提升

党的十八大报告把教育放在改善民生和加强社会建设之首，提出要“努力办好人民满意的教育”，这充分说明党和国家对优先发展教育的坚定决心。近年来，在国家不断加大对教育事业的投入，推动数字化校园的建设，加快教育现代化进程中，计算机在教育、教学、管理、教研等方面都得到了广泛地应用，办公自动化已渗透到学校的各个管理与职能部门。学校档案管理作为整个学校管理的重要组成部分，必须努力实现自动化、现代化，不断探索新的、先进的管理方式，才能有效地为师生提供准确、快捷的服务，才能促使学校提高整体工作水平。但目前学校档案管理工作仍大量沿用传统的管理经验，对自动化、现代化的管理操作模式还不能完全适应新形势的需要。

1　影响学校档案现代化管理工作的主要制约因素

1.1对档案的自动化、现代化管理认识程度不够

尽管多年来《档案法》在全社会得到贯彻实施，人们的档案意识逐渐加强，各级学校也都纷纷把档案工作纳入全校工作目标，并逐步开展市级、省级档案管理单位升级达标创建评估工作。然而即便是一些档案管理已达标升级的学校，却没能真正对档案实行自动化管理，究其原因，最根本的一点就是学校领导也包括我们的一些档案人员的观念还没有从手工操作管理中转变过来。计算机在学校各部门早已得到广泛应用，而唯独档案管理往往成为被遗忘的角落，必要的现代化设备得不到及时的配置，有的既使为了达标升级的要求而设置，却只是用来打印目录，形同虚设。

1.2复合型学校档案管理人才的欠缺

有的学校通过档案管理升级活动的开展，按要求配备了专职或兼职档案管理员，并形成了档案管理网络。但不尽人意的是，这些档案人员虽然具有丰富的实践工作经验和可贵的敬业精神，却大部分缺乏相应的计算机知识，熟练使用微机的为数不多，不能很好地运用现代科学技术服务于档案事业。由于缺乏必要的计算机知识，实际工作中时常出现错误删除有用的文档，更有甚者，因病毒和操作失误（如不小心格式化硬盘），造成档案数据信息的不可逆损坏和丢失。

1.3档案服务手段亟待实行自动化

档案信息逐年增加，人们常用“浩如烟海”来形容档案数量之众多，传统的档案利用工作靠用人脑来熟记大量的档案信息，用手工检索方式来提供服务，存在着低效、受人为因素影响大的缺点，已经难以适应时代的要求，而且成为档案工作进一步发展的桎梏。档案管理软件开发力度不够，目前多数学校安装的软件往往是针对馆藏档案和普通事业单位档案管理设计的，缺少适合学校档案特点的软件，成为制约档案管理自动化、现代化的一个重要环节。

2　提高学校档案现代化管理水平的应对措施

2.1转变观念，统一思想，加快学校档案自动化管理步伐

人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定的作用，首先通过教育建设一支忠诚事业、业务精良、开拓进取、结构合理的档案工作队伍是振兴档案事业，实现档案现代化的重要保障，特别是当今科技发展日新月异，知识更新速度加快，加强档案教育尤显重要。其次加强档案宣传。目前社会上人们的档案意识普遍比较淡薄，包括单位领导在内的很多人不了解档案，也谈不上对档案十分的重视，这就要求档案工作者利用各种宣传机会，大力宣传学校档案对单位、对国家、社会和经济建设所起到的重大作用。再次是努力培养适应学校档案管理现代化需要的中青年档案人才。档案人员要有精良的业务知识和现代化管理才能，尤其是综合档案管理人员，不仅要熟知学校文书工作等处理程序，还要全面掌握档案的形成、收集、整理、保管、利用等多个环节情况，更要熟悉计算机技术，掌握运用微机、缩微、照相等各种现代化工具，突破传统的手工管理档案模式，将手工管理与电脑管理相结合，这样才能适应时代需要，工作起来得心应手，管好用好学校的档案资料。最重要的是学校各级领导强化现代学校档案管理意识，把运用电脑管理档案提上工作的议事日程，认真制定规划，为学校档案自动化、现代化打下坚实的思想基础。相应增加硬件投入，添置必要的自动化设备，同时把档案现代化管理作为考核职能部门办公自动化的一项重要内容。强化考核，促使各部门和工作人员的重视，从而加快现代化管理步伐。

2.2推行文档一体化系统，开发适应学校档案现代化管理的软件

在科技日益发展的今天，电脑已成为各项管理活动的基本工具，因此在手工管理模式下的文件归档制度的弊端越来越明显，其文件管理和档案管理体制是两个不同的过程，由于它们的分立，使得文件管理积累的数据，无法为档案管理员所采用，到档案管理过程时又要重新积累数据，既造成劳动的浪费又使档案管理无法全面反映文书处理过程，造成档案管理的缺陷，再加上磁盘、声像材料等新型载体档案的产生，不采用电脑等现代化工具从事编目、检索，已无法适应快速、高效的现代化档案管理要求。“文档一体化”系统改变了传统的文书，档案分别管理，手工操作繁琐的方式，实现了文书档案管理的有机结合，是现代化学校档案管理的发展方向。同时，档案管理计算机软件的开发要与实际工作有机结合，不能死搬硬套，要根据各自的档案管理情况，因地制宜，积极争取领导和信息电脑部门的支持，选择和开发适宜学校自身档案工作发展特点的软件。

2.3建立健全的电子化检索工具，提高学校档案的开发利用价值

档案利用是档案工作的出发点和归宿，有些学校把档案作为库存资料，闲置不用，束之高搁。档案信息资源远远未被开发利用，不能发挥应有作用，造成严重的浪费和损失。完善电子化检索系统是大量的数字化信息得以利用的工具，它充分体现计算机系统高密度存贮、快速准确运转的功能，有利于档案资料的准确、快捷、全面查找，同时用机读方式提供利用，不仅能提高利用率，还利于原件的保管，因此编制并推广使用功能齐全的计算机检索系统应是学校档案管理自动化、现代化的重要内容，也是提高学校档案开发利用价值的重要任务。

面对数字化时代的所带来的机遇和挑战，我们必须勇于进取，积极探索，熟练掌握和应用现代化技术，使学校档案管理工作主动适应社会发展的需要，更好地为学校党政管理、教学、科研和社会主义现代化建设提供更高层次的服务。

［1］王艳玲.《浅谈高校档案管理信息化建设》.现代情报，2007.6.

［2］姜娜.《浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策》.科学时代，2011年第8期，2011.12.