浅谈基层档案管理工作

卢浩锋

随着社会经济的發展，档案工作已逐步延伸到社会生活的各个方面，它是党和国家事业的重要组成部分，也是践行群众路线、服务群众的一项重要的基础性工作，档案的完整和全面性，离不开一个个基层档案管理。在此，笔者结合自己近年来从事相关档案管理工作的经验和体会，谈几点粗浅的认识。

在社会经济发展的同时，档案管理工作的作用和价值正逐渐被人忽略，在档案的日常管理和利用方面，许多单位对加强档案管理工作的意识正一步步淡薄。特别是基层单位由于人事变动、领导忽略、人员无管理知识，使得档案收集、整理、归档、保管、利用不到位，历史的真实材料没有归档或归档材料缺失，为领导决策带来重大难题和造成重大经济损失，严重影响工作开展。造成这些问题，主要有以下几方面：

一是档案资料未及时整理归档。由于对档案管理意识不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然有的单位把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各单位工作有效机制来抓方面还存在缺陷。有的单位重要的业务档案资料收集不全，整理不规范，资源不足，管理混乱，历史资料欠缺，无及时移交。

二是档案保管条件较差，资源的匮乏。档案管理工作无专项工作资金，加上档案管理工作重视不够，达不到档案管理要求，个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。而有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室也存在困难，而有些相对有条件的单位设置的综合档案室整体上也不规范，有的单位更存在把档案室兼存放杂物或象垃圾一样堆放在某一角落。

三是人员档案管理业务不熟悉。档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。基层部门档案人员一般都是人秘部门的人员承担，并负责管理档案工作。由于人员流动大，档案人员津补贴待遇低，造成档案管理人员留不住、引不进，档案人员多为兼职，没有时间和精力专门从事档案整理管理工作，给档案工作的衔接带来不便。其次是无核定专门档案管理编制人员，人员岗位不稳定和业务能力低，直接影响档案管理并作的持续性。

以上问题直接影响了档案工作循序渐进地开展，给档案工作发展造成了许多制约因素。产生这些问题主要是因为：

一是重视程度、支持力度不够，导致档案管理工作无法顺利开展。有不少领导对档案管理工作不够重视，认为档案工作只是简单的材料保管工作，没有必要专门设置档案管理人员，而对于经费原本紧张基层单位所需的人力、财力、物力就更难到位，导致一些基层单位不具备档案保存和管理的最基本的条件，更谈不上开展档案信息化工作。

二是人员经常变动，缺乏系统培训，导致档案管理工作人才匮乏。基层档案管理工作一般都是由相关职能部门人员兼任，由于人事变动大，加上档案管理工作繁琐又无待遇，同时未对基层档案管理工作人员进行系统培训，只停留在言传身教上，对工作衔接带来不便，直接影响了工作的开展。

综上所述，本人认为基层档案，特别是一些涉及民生的档案，为查阅利用提供有力的依据，为解决纠纷提供了依据，也为提高工作推进进度。档案工作正因为具有“存真求实、鉴往知来”的独特功能，才成为我们党和国家事业的重要组成部分。而如何解决基层档案工作中存在问题，搞好今后的档案工作，我认为基层单位档案管理工作中存在问题应该从以下几方面加以解决：

一是提高领导对档案管理工作认识。要充分认识档案工作的必要性和重要性，成立档案管理工作领导小组，分派具备档案管理资格的人员上岗从事该工作，各职能部门专设信息员，将档案管理工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，定期听取档案工作汇报，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，要加强档案知识的培训及宣传，严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》及《档案管理违法违纪行为处分规定》的文件，并把档案工作列入单位年度考核范围，充分提高领导及业务工作人员对档案重要性的认识，为档案管理工作营造一个良好的内部环境。

二是要建立建全档案管理工作规章制度。建立健全《档案管理工作规范》、《保密工作制度》、《档案查阅利用制度》、《档案接收制度》、《档案管理工作人员职责》等一系列制度，严格按规章办事，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。

三是规范档案室设置要求改善环境。档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命，档案管理工作中，保管条件好的单位档案室整齐规范，而保管条件比较薄弱的单位还存在只求过得去的思想，给档案造成了损害。为此，作为单位档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，要对基层单位设置档案室的规模及设备做出明确要求及投入，不断完善档案室的保管条件。要进一步提高电子信息化建设，保证电子计算机的运行环境，及时提升档案管理软件及人员规范化操作，增强档案存档数量及提高便捷查阅方式，优化利用效果。

三是强化档案管理工作队伍建设。档案管理对工作人员的思想素质、业务素质都有着很高的要求。要通过定编定岗、提拔任用的方式，从政治上关心档案管理人员的成长，从工作上，从生活上提高档案管理人员的待遇，从事档案管理工作的同志长期接触有毒、有害气体严重，应发放专门津补贴，保证档案管理工作人员的稳定性。要通过选送基层档案管理工作人员到上级举办的档案业务知识培训班参加学习，从根本上提高档案人员专业技术水平和实际工作能力。要在基层档案部门中牢固树立人才资源是第一资源的思想，要对档案工作多一分理解、多一分支持，切实解决本单位档案场所、档案保管和资金等方面的问题，多为他们提供学习深造、交流锻炼的机会，使他们不断得到充实和提高。

档案事业是一项功在当代，利在千秋的事业。基层档案管理工作，工作繁琐而冗杂，需要投入大量的人、财、物和时间，需要时间的积淀才能体现出它的价值。需要基层档案战线上广大同仁的不懈努力，把“死档案”变成“活资源”，档案工作才能更加有所作为，才能更好地为经济发展和现代化建设服务。

（作者单位：广东省汕头市潮阳区献血办公室）