试论档案信息化管理面临的问题及对策

贾文琴

[摘要]档案信息化的趋势在不断加强，从现如今档案管理活动的现状中可以看出，档案管理方式以及档案的利用方式和传统的档案管理工作相比，存在着明显的差异。在档案管理工作中，将先进的计算机技术和现代的信息技术应用到档案管理工作当中是档案信息化的内涵。实现档案信息化就是将纸质的档案信息转变为电子档案信息，最终形成结构完整，利用效率高的档案数据库。但是，在档案管理工作中，工作人员往往会受到一些问题的困扰，影响到档案管理工作的高效性。

[关键词]档案信息化；问题；对策

在实现档案信息化管理的过程中，主要是依据数据库技术以及各种高速扫描仪器等来进行。档案内容从传统的纸质载体朝着电子形式转变，利用率逐渐增强。档案信息化是现代社会发展的必然趋势，这主要是基于计算机技术和电子信息技术的高效发展。在档案信息化管理的过程中，工作人员会受到各种因素的制约，影响档案信息管理工作的正常进行。其中包括一些客觀因素和人为因素等在其中。因此，只有不断强化档案信息管理工作，才能够形成相对比较系统的数据库，促进档案管理工作的高效性。

一、档案信息化建设的必要性

从目前的档案管理工作中可以看出，档案信息化的趋势逐渐成为一种战略性和整体性较强的工作类型。档案信息化不仅是基础工作，还是整个档案管理工作中的重要构成部分。提升档案管理的信息化是促进社会发展的必经之路。

1、档案信息化建设促进电子政务的实施

从档案管理部门所存储的档案内容上看，多数都是以行政部门的档案信息为主，其中包括各类文字、录音以及视频等形式的档案信息。现如今，为了实现政务公开，加强民众的监督，政府部门的相关信息都被放置到网络上。这样不仅可以促进民众和政府部门之间的互动，积极地提出各种反馈信息，电子政务信息的管理工作也在网上形成。可见，档案信息化管理工作的高效进行，可以有效的保证电子政务的顺利进行。

2、档案信息化符合数字化和网络化的发展要求

从传统的档案管理工作中可以看出，档案管理人员仅仅可以对纸质的文件进行管理，在管理方式上也存在着较大的局限，往往以手工管理为主。这种管理方式在当时的一段时间内还可以起到重要的促进作用，但是，随着社会的不断发展，这种档案管理方式在不断被淘汰。为了提升电子档案管理工作的高效性，档案管理工作人员积极地顺应社会发展的趋势，充分应用网络技术和计算机技术来促进档案管理信息化。档案管理工作不仅提升了档案数据库的丰富性，还可以促进社会发展的网络化和信息化。

二、档案信息化建设面临的主要问题

1、档案信息化管理理念相对落后

从现如今的档案管理部门中可以看出，工作人员重视档案的保管，忽视档案利用的现象比较普遍。这种管理思想的长期存在就会导致档案管理工作长期停滞在传统的管理阶段中，没有任何的创新性。而且档案管理工作更不会谈及到经济效益或者是社会效益等方面的问题。但是，现代的档案管理方式出现了明显的变化，科学技术在不断发展，一些新技术和新手段应用到档案管理工作当中。传统的管理理念和管理方式受到了严重的制约，如果思想跟不上时代的脚步，必然会出现技术和资源浪费的现象。因此，在现如今的档案管理工作中，工作你热源逐渐对传统的，滞后的管理方式进行更新和完善。不断提升工作人员的创新意识和对全新管理方法的探索。

2、网络的流通性影响档案管理工作的安全性

从现如今社会发展的过程中可以看出，档案管理工作的安全性受到严重的影响，主要可以从两个方面来进行分析，首先是人为因素。由于档案管理部门的工作人员在安全防护意识上比较淡薄，在网页上发布的信息没有经过具体的核查就得以发布，严重地影响到档案管理工作的保密性和安全性。其次是技术问题。从这一点上主要是由于计算机技术的不断应用，促进了电脑病毒的产生。另外还有一些黑客或者是计算机病毒对网路的运行效果进行干扰，使得档案信息的安全性受到严重地威胁。这是网络在流通过程中所体现出的两种比较典型的安全问题，如果档案管理工作人员对这两类问题的认识程度不够，必然会直接影响到档案信息化管理工作的正常进行。

3、管理与服务还存在脱节现象

一是档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

三、档案信息化建设中应采取的对策

1、转变传统观念，积极为现代社会服务

要破除“重管理设施购置、轻服务研究”的做法，树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会。

2、加强档案信息安全保障体系的建设

档案室是机关保密要害部门，档案人员严格遵守保密制度，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强计算机网络硬件设备和软件系统的管理，加强数据库管理，可以将目录数据及电子原文数据压缩向软盘、光盘备份等有效措施，确保数据的安全及档案信息系统安全。

3、更新观念，强化服务意识

一要提高科技含量。要积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。二要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。三要改进档案服务措施。要研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。

四、总结

档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。企业档案工作是企业工作的重要组成部分，是基层基础建设的重要内容之一。管好、用好档案是每个企业必须履行的重要职责。

参考文献

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