文件双重价值的简单数学模型构建研究

王 晨

（南京政治学院上海校区军事信息管理系，上海，200433）

1 引言

本文所讨论的“文件”指的是广义文件，即无论保管地点、载体类型、记录和利用方式等如何变化，贯穿于从形成到销毁或永久保存的整个生命周期运动过程中的信息记录材料。这样一来，文件的价值运动既包含了文件在形成机构作为工具和凭证的利用阶段，也包括了被外界所利用的档案阶段［1］。把两阶段统一为整体来考虑，并以此作为文件双重价值研究的前提，既是由现行文件和档案内在本质的一致性所决定的，同时也是揭示文件价值在生命周期内运动规律的必然要求。

数学模型则是关于现实世界的一种抽象和简化的结构反映，是对事物的一种数量化或图形化的关系表达。对于文件管理和档案学科而言，其本质仍是信息管理同需求的相关研究，所以，对生命周期内的文件运动建立模型进行实证分析具有一定的必要性；同时，通过引入数学建模的方法来研究文件运动，是对档案学科研究思路的拓展，对档案理论及规律研究的简化，也将推动学科其他相关研究的计量化、标准化和多样化。

过去的档案学研究多以社会科学的思路对经典理论进行阐述，但随着学科交融趋势愈演愈烈，不同学科间研究思维和方法上的碰撞为相关理论的解读另辟蹊径，使文件生命周期和双重价值理论以新视角、新形式跃然纸上。本文将管理学科同数学建模这种实证分析方法相结合，即是笔者以档案学理论为基础，对文件和档案管理研究所进行的尝试。

2 文件生命周期理论和双重价值论的回顾与思考

2.1 文件生命周期理论

文件生命周期理论是对文件运动过程的客观描述和科学抽象。它揭示了文件运动的基本规律，其所蕴含的整体观、系统控制和全程管理思想对于档案理论的发展具有指导性意义。

除了理论中提到的完整性、阶段性和对应性，周期通常都具有循环重复性，但是从整体角度而言，对于单份文件这个生命周期过程并不能够循环发生，所以文件的生命周期一方面是个单次不可逆的过程；另一方面，分阶段来看，由于文件具有复用性，因而在文件生命周期中利用过程可以多次循环，这样就使文件利用的重复性得到了局部的体现。正是这种完整性和阶段性的统一为模型建立提供了理论背景。

2.2 文件双重价值论

对文件在形成机关的价值和社会价值的共同关注以及对文件利用者的分类构成了谢伦伯格文件双重价值论的思想基础。历来不少学者认为，文件的双重价值因利用主体、保管场所等不同，是一种分离式的价值存在。然而无论是原始价值还是从属价值，二者在文件产生之时便已客观存在并且始终存在（不为零）［2］，除非文件在某种条件下被销毁。从这个角度来说，文件从形成机构移交到档案馆被外界人士利用，并不是原始价值消亡，从属价值产生的过程，确切的说应是原始价值削弱，从属价值显现的过程。因此，原始价值同从属价值并非完全是此消彼长的转化关系，而应理解为一种平行交叉的关系，二者独立存在，相互关联，只是大多因形成机构对文件的保密措施才使得文件双重价值在表现形式上呈现出“我退你进、我弱你强”的态势。

文件生命周期理论和双重价值理论是档案学科领域内的基础理论，二者所蕴含的整体观念和对利用者的分类观念是笔者理解和思考文件价值运动的起点，同时也是本文有关文件价值模型研究的理论背景和前提。

3 对文件双重价值数学模型的概述

3.1 研究对象及假设

谢伦伯格的理论将研究对象范畴固定在了公共文件一类上［3］，本文所探讨的对象则是单份广义公共文件。值得一提的是，对于本文要建立的曲线模型，并不是在文件之间横向地比较价值大小，而是针对同一份文件，通过控制变量的方法，研究和揭示其双重价值随时间的纵向变化规律。由于文件的价值受到多种因素影响，其自身运动也是多维度的，所以本文的模型构建是利用控制变量的方法，假设影响文件价值的其他相关因素已被固定，来观测文件价值随单一因素的变化情况。与此同时，把文件生命周期看作一个完整的、长期的过程，这样从宏观角度，文件价值运动在一般情况下便可看作是个连续、不间断的过程，从而保证其价值曲线可导。

3.2 变量设置和含义

价值本身是个非物化的虚拟概念，其内在本质无法直接进行表示，那就必须要找到一个外在的变量来体现内涵的变化。根据图1可以知道，文件价值同利用频率间可看作相应法则下的映射关系，当着眼于单份文件时，通过记录文件被利用的频率，可以在一定程度上反映文件所表现出的价值。这样，在整个生命周期内，尽管文件价值的运动轨迹无法直接被观测得到，但可以通过对文件的利用频率在一定程度上侧面反映出文件价值的外在表现，从而勾勒出文件价值运动的曲线模型，达到研究目的［4］。

根据模型构建中所涉及的各要素，设文件价值为V，原始价值为Vf，从属价值为Vs，时间变量设为t。本文所涉及到的所有变量名称及含义，如表1所示：

社会各阶层所生成的文件，其出现都是人类需求的内在推动，主体的利用需求决定了文件存在，需求程度则决定了其价值大小。也就是说，对文件形成机构而言，文件是需求的产物，并且在生成之前其在利用初始阶段的用途和重要程度已得到基本的预估，文件对于形成机构的直接作用即作为工具使用的初始原始价值的最大值Vfmax在文件产生时也就已经确定了。而从属价值在文件产生时虽未能够得以表达，但客观存在，它是由外界对文件所包含信息的潜在利用需求所决定的，这里将其初始值定为Vs0。

图1 文件价值要素关系图

表1 模型变量名称及含义表

图2 时间价值率V＇(t)取值情况示意图

在模型的相关函数和变量中，V(t)表示文件价值关于时间t 这个自变量的函数，V＇(t)则表示价值V 关于时间t 的微分，将其定义为“时间价值率”——简化来说，V＇(t)可以理解为文件价值曲线上任意一点切线的斜率tanα（角α的正切值），借助于这个数值，可以清楚地了解到文件的双重价值曲线随时间变化的正负关系和速率大小。时间价值率取值情况如图2所示。

当V＇(t)大于零时，表示文件价值随时间增长过程中是逐渐增大，如上图a 点所示；相反，当V＇(t)小于零时，表示文件价值随时间增长在逐渐减小，如上图c点所示；当V＇(t)等于零时，表示文件价值保持不变，这个时刻可定义为文件需求所达到的“相对饱和”状态，如上图b点所示，这个所谓的“相对饱和”状态也即是文件价值表现的最大化或者最小化。时间价值率V＇(t)绝对值的大小|V＇(t)|则可以理解为文件利用频率变化的数值反映，数值越大就表示在某一小段时间内文件利用频率的增幅或减幅越大，这项数据是文件状态变化的晴雨表，它的变动表示文件在向其“饱和状态”运动。

4 对文件双重价值曲线模型的分析

针对文件生命周期中价值变动的各种外在表现和文件在形成机构和档案馆的利用频率，本文分别以时间t 和文件价值V 为X 轴和Y轴，以文件生成时间点为原点O，建立平面坐标系，结合文件利用频率所反映的价值变化，可以得到如下分析：

4.1 原始价值曲线分析

从长期过程来看，文件利用具有密集性、关联性和连续性，即文件通常情况下在某个特定时间段内会经常被形成机关直接利用或在档案馆内被非档案形成者频繁查阅利用——体现出利用的密集性；由于文件自身的有机联系，以及形成机构内相关的各个部门对文件的共同需求，都会使得文件在利用过程中体现出一定的关联性；而从整个生命周期来讲，文件阶段到档案阶段的利用过程又可看作是不间断的连续过程。

在上述前提下，文件在利用过程中，一旦当时的利用需求得以满足，文档价值得以实现，文件的总体利用频率便会逐步大幅下降，所以当文件在形成机构内利用频率开始降低或者说原始价值开始减少时，这个减少的幅度|V＇(t)|将随时间t 的增长经历一个先大后小的过程，直到一段时间后，该文件作为工具在形成机构的利用价值逐渐消耗殆尽，从而使得其原始价值保持在一个相对稳定的水平。

在图3 中，可以看到a 点作为原始价值Vf的最高点（Vfmax），是文件生成伊始，对形成机构初始价值最大化的反映，表示文件价值初始值所达到的“饱和状态”。在文件生命周期过程中，其原始价值曲线的变化轨迹并不会有太大出入，但其从属价值因文件自身性质和鉴定结果等可能会出现不同的变化趋势。因而下文以单份文件的从属价值变化为划分依据，对文件的双重价值曲线进行讨论。

4.2 从属价值曲线分析

第一种情况从属价值随时间增长而变大

该种类型的文件，随着时间增长，文件在原形成机构的利用频率逐渐降低，以a为初始点，表现为相等时间段内原始价值曲线下滑幅度越来越大（即|V＇(t)|的值由零逐渐增大），原始价值Vf逐步减小至临界点，文件被迫退出其直接利用的领域。与此同时，经过鉴定归档，这部分文件仍具有长远的保存价值，因而将移交到档案馆并开放给外界利用［5］。在相对较长的一段时间里，从属价值以b点为起始处，前期几乎保持不变，而后随着时间t增长，这部分文件开始逐渐被外界利用或在利用过程中发掘出其他用途，其所表现的从属价值便会随之增大。与此同时，社会对文件的利用频率变化|V＇(t)|则会经历一个先增大后减小的过程，并使文件价值最终达到相对稳定的饱和状态。如图4所示：

第二种情况从属价值随时间增长而变小

该种类型的文件，当原始价值Vf降低至临界点，便会进入归档鉴定的程序，对于这部分文件，也要分两种情况：首先，不同种类文件与其所反映的实体对象和主体利用需求都可能具有时效性，在达到相应年限后，某些文件的凭证价值便会有所降低或者不再具备有效性，这便造成了它们自身从属价值Vs的损耗［5］；其次，另一部分文件随着时间的增长，对外界而言可利用的历史价值较低又或者其从属价值Vs利用起来的成本要远大于其能够带来的收益，这些文件相对来说增值的可能性极小，这时候再归档进馆反而会导致保管成本的增加，最后都将被直接淘汰或销毁，因而这部分文件的从属价值Vs反映在曲线图像上，会表现出变小的趋势。如图5所示。

5 模型分析结论

文件价值的运动从本质上来讲是主体利用需求同价值客体属性间的相互运动。结合文件的利用现状，从本文对文件双重价值所构建的曲线模型出发，可以得到如下结论：

从曲线变化的宏观角度看，双重价值变化的不同步凸显文件利用的“空档期”。双重价值曲线模型在控制变量的前提下简化了文件价值的多维运动，从曲线图可以清楚看出，尽管双重价值是同时产生的，但由于形成机构对文件的相关管理，二者在变化上并没有表现出同步性，多是原始价值要先于从属价值变动，归档之后，这可能会造成在很长一段时间内“形成机构极少利用，社会各界无人利用”的状况，凸显出文件利用的空档期。文件利用空档期的出现势必引起管理成本和文件资源的浪费，所以它既要求在文件管理的上游——形成单位对文件归档移交时机的把握更加精确，同时也需要文件管理的下游——档案馆，对公众的社会档案意识和归档文件的宣传利用做出相应贡献。

从具体变量的微观角度看，时间价值率增减的趋势变身文件归档的“报警器”。尽管曲线模型所定义的“时间价值率”不能够直接在文件价值和真实利用情况之间画等号，但该数据在一定程度上是对文件价值随时间变化状况的真实反映。很重要的一点是，若原始价值的时间价值率为负且逐渐增大，便意味着文件在形成单位的利用已进入倒计时，对文件形成机构和文书部门而言，如果能够掌握更为准确、全面的数据来测算，那么这个数值就可以尝试作为归档移交程序的一个预警提示，从而为归档工作提供较为恰当的时机选择。

图3 原始价值曲线示意图

图4 从属价值随时间增大图

图5 从属价值随时间减小图

档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作［6］，对广义文件来说，对文件价值的鉴定将直接决定其生命周期的终点。笔者的研究只是以单个要素为基础构建了文件双重价值运动的曲线模型，只能从一个方面反映出文件客体背后真实的价值运动。进一步在多维度上把握各要素对文件价值运动的影响，利用相关知识建立对应的模型以认清文件价值运动的规律，仍有待在之后的研究中继续挖掘。

［1］何嘉荪.必须重视“广义文件”概念的价值［J］.浙江档案，2002(10).

［2］何嘉荪.文件物质实体的双重构成与文件群体运动——“文件运动模型”再思考之三［J］.浙江档案，2008（1）.

［3］T.R.谢伦伯格著，黄坤坊等译.现代档案——原则与技术［M］.档案出版社，1983.

［4］Vazquez，Manuel.Abusodelos Conceptos Aetivo-Semi Activo-Inactivo［J］.Arquivo Rio Claro，1985(7—8).Brasil.

［5］冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.中国人民大学出版社，2006.

［6］陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础［M］.中国人民大学出版社，2005.