家族企业职务分离制度的建立分析

□杜杰(浙江广播电视大学临海学院 浙江临海317000)

一、引言

职务分离制度是不相容职务分离控制制度的简称，所谓不相容职务是指那些如果集中由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。职务分离制度是企业内部控制制度的基础和核心。我国于2008年发布的《企业内部控制基本规范》及应用指引，对企业职务分离做出了许多具体规定。《企业内部控制基本规范》第29条规定：“不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。”家族企业作为最具普遍意义的企业组织形态，也是我国民营企业的主要形式，在我国经济中有着重要地位，家族企业在其内部管理中也要实施合理的职务分离。但与一般企业相比，家族企业职务分离表现出一定的特殊性，应综合考虑管理模式、员工结构、企业文化等各种影响因素，以确定最佳的职务分离方式和分离程度。

二、家族企业实施职务分离的必要性

(一)基本的职务分离是执行国家会计法规的要求

职务分离制度属于企业内部管理范畴，国家一般不会强制规定其具体内容。但为规范企业财务行为，《会计法》对包括家族企业在内的所有企业，都有着职务分离的要求。《会计法》第27条规定：“记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约”，“重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确”。《会计法》第37条规定：“会计机构内部应当建立稽核制度”，“出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。”

(二)严格的职务分离可以减少并及时发现错弊行为

发现错弊、减少错弊是职务分离制度产生的最初原因。职务分离制度的核心就是内部牵制假设，内部牵制假设的提出基于两个基本设想：两个或以上的人或部门无意识地犯同样错误的机会是很小的；两个或以上的人或部门有意识地合伙舞弊的可能性大大低于单独一个人或部门舞弊的可能性。在企业确定了不相容岗位和职务，并明确规定了各个机构和岗位的职责权限的前提下，各个不相容岗位和职务之间形成了相互监督、相互制约的制衡机制，如果一项业务必须由多个成员共同配合才能完成，则只有全部成员都发生同一错误、全部成员都愿意舞弊时才有可能发生错误或舞弊行为。而且，因为舞弊是一种主观故意的非法行为，舞弊者会承担很大的风险，他们不但担心被外界发现，而且更顾虑自己会不会被同伙“出卖”，从而大大增加了违法的风险和成本。

(三)相对充分的职务分离可以提高企业员工综合素质

相对充分的职务分离制度的实施，会产生更多的岗位，要求企业有更多数量的员工，但也会减轻每个岗位员工的工作量。这是作为典型的营利性经济组织的家族企业所不能忽视的问题，一般会同时实行一人多岗，并要求员工尽可能熟悉相关各个岗位业务处理流程，以提高工作效率和质量。这就需要对他们进行一定的培训，比如，对职务分离所需新增的员工，需要进行岗前培训；受训与多部门工作的经历，对原有员工的知识能力和综合素质的提高无疑都有着重要作用。

三、家族企业职务分离制度的特殊性

受管理模式、员工结构、企业文化等因素影响，与一般企业相比，家族企业建立和实施职务分离制度也表现出一定的特殊性。

(一)职务分离下的决策方式对提高家族企业决策科学性更有价值

职务分离具有相对性，如果某项职务可以由几项细分的职务组成，这些细分的职务又分别由不同的人员承担，那么从细分的各职务来看属于职务分离，但如果站在细分前的一个职务来看，就是同一职务由多人共同承担。所以，多人负责制是职务分离的一种特殊形式，而企业决策层面的多人负责制就是集体决策。家族企业的重要特征是集权化的决策。家族企业的最高决策者一般由家族内最有能力和胆识的人来担任，他们往往习惯于享受家长制作风带来的高效率和成就感，容易养成以自我为中心、过度自信和独断的行事风格。在企业规模较小时，决策所需信息和知识较少，集权化决策方式的高效率优势得以充分显现。但当企业规模发展到一定时期，企业经营环境日益复杂，企业所有重大决策都过分依赖某一个人，风险十分巨大。因而就需要按照职务分离原则，对重大问题实行集体共同决策，让具有一定信息、能力和岗位职责的人员参与进来，集思广益，可以使决策结果更具有科学性、决策执行方案更具可行性。因而，集体决策对家族企业更有价值。

(二)家族企业的员工结构使其整体职务分离程度远低于一般企业

职务分离制度和任何管理制度一样，都是基于人性本恶假定。对于一般企业而言，职务分离程度主要应该根据职务重要性来确定。但家族企业职务分离必须考虑员工与家族的关系。家族企业员工按照与控制企业家族的关系可以分为三类：一是家族内部成员，二是与家族有一定关系的员工，三是市场招聘的普通员工。家族企业三类员工舞弊动机和舞弊成本相差巨大。其中家族成员的利益与企业利益密切相关，有着为企业进行尽力工作的天然本性，舞弊可能性很小，甚至根本没有必要舞弊，所以对于他们承担的职务，分离程度可以较低，一些他人承担需要分离的职务家族成员则可以兼任。对于与家族有一定关系的员工，主要是邻里乡亲，他们与家族成员既有一定情分，也受环境舆论制约，舞弊对其造成的后果较一般员工严重，一旦东窗事发，往后颜面尽失，代价较大，对其承担的职务分离程度可以稍低。只有从市场招聘的员工，才需要像一般企业那样，按照职务重要性和员工专业素质来确定分离程度。整体而言，家族企业职务分离程度远低于一般企业。

(三)由家族成员主导下形成的家族企业特有的企业文化特征，也影响着职务分离制度的建立

首先，家族成员之间有着天然的人伦关系，个人利益和企业利益高度一致，由此产生对企业的高度忠诚，为了企业整体利益，可以较少顾及个人得失，受其长期熏陶和要求产生的氛围，可以大大提高工作质量和效率。其次，家族企业具有高度的经营决策自主权和长期内部集权管理环境，使得新的内部管理制度的制定和实施，没有来自企业外部的多方干预，企业内部员工存在普遍的服从心理态势，使得各项管理制度更容易被接受并得以执行。再次，家族成员的薪酬形式基本是“月薪+红包”，平时领取月薪较低，最高决策者往往在年终根据公司盈利情况、家庭需要和个人所得税等因素来确定家族成员年终红包数额。这样就导致非家族成员平时基本薪酬整体水平较低，而他们的奖金则基本上只会按照“参照往年水平，有所提高”的原则确定。家族企业较低的薪酬水平，也降低了职务分离制度制定和实施的程度。

四、家族企业建立职务分离制度需考虑的几个问题

(一)法规对家族企业职务分离制度有最低约束

现有法规中，《会计法》对包括家族企业在内的所有企业，都有着职务分离的要求。证券监管部门对上市公司在内部控制、信息披露方面也会有许多要求，但不会涉及非上市公司。而《企业内部控制基本规范》及其应用指引仅在上市公司范围内强制施行。所以非上市公司在职务分离方面约束相对较少，从而为实施相对宽松的职务分离制度提供了更大的空间。

(二)经济性是家族企业职务分离的第一依据

职务分离制度的实施会产生收益，这种收益是实施某种职务分离制度给企业带来的潜在经济利益的流入，包括提高企业决策的科学性、减少错弊发生的可能性等。职务分离制度的制定和实施也需要支付一定的成本，主要包括人工成本、培训成本等。家族企业作为一个营利性的经济组织，做任何事情都会讲求经济效益，所以在选择对哪些不相容职务实施分离以及在怎样的程度上实施不相容职务分离时，需要根据这些职务分离所带来的收益、成本进行比较后是否具有经济性来确定。

(三)家族企业现实的职务分离制度与企业决策者的个人偏好有关

职务分离制度的许多收益和成本是按照一定的概率估算的，是需要企业管理决策者根据企业内外部环境进行人工综合判断的，所以企业职务分离范围、分离程度最终的选择结果，在很大程度上依赖于企业管理决策者的个人判断。偏好风险的决策者可能会选择高风险高收益的方案；厌恶风险的决策者则会偏向选择低风险从而收益也较低的方案。

(四)家族企业内部环境对职务分离有着重要影响

职务分离的最大问题就是降低业务处理效率，而降低业务处理效率的程度及其产生的后果严重性深受企业文化、员工素质和管理基础等内部环境影响。如果企业文化一切以效率为先，职务分离程度就不会太高，这在一些家族企业表现得最为明显，董事长总经理一人兼任、出纳和财务总监为直系亲属的现象比比皆是，而在一些家族力量薄弱的私营企业，内部控制就比较严密，职务分离往往比较充分。另外，对于企业员工素质和管理基础较好的企业而言，职务分离对效率的影响不会太大；反之，如果企业员工素质和管理基础较差，同样程度的职务分离将会更大地影响工作效率，导致更严重的后果。