初中档案室高效管理的必要性和策略

周跃进

（兰溪市第八中学，浙江 兰溪 321100）

初中档案室高效管理的必要性和策略

周跃进

（兰溪市第八中学，浙江 兰溪 321100）

初中档案室建设是学校规范办学、建设现代化学校不可以缺少的一项重要工程，是学校规范管理、提升品位的需要。本文立足本校实际，就初中档案室高效化管理建设的重要性和策略进行阐述。

初中档案室 高效管理 必要性 策略

如何加强学校档案的科学管理，使档案管理在学校办学过程中发挥其应有作用，是学校档案管理人员所要努力探索的一项有意义的工作。

在实践中，笔者逐渐认识到档案室高效管理的重要性，现结合自己的工作经历谈一些做法和体会。

一、学校档案室高效管理的必要性

档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映，学校各部门在教育教学及其他各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理，以便调用及时，提高工作效率，为档案高效管理提供条件。学校档案管理高效化建设，有诸多的必要性。

1.适应学校办学情况考核的需要。

在新时期，学校建设速度加快，上级部门对学校的办学水平的考核力度加大。几乎每年都要进行学校各项考核，每次考核都会给学校带来繁琐的档案收集、整理、汇总工作。如果档案室能对各类档案及时归类收集，则可以大大提高迎检效率，减少重复性劳动，为学校精品化办学提供便利，一定程度上能够减少学校的档案整理费用，起到节能节支的作用。

2.提高学校管理工作效率的需要。

学校档案可以在一定程度上反映出该校某一阶段的教育教学发展状况。通过对学校各类档案的归档分析，可以为学校领导层面提供改进或加强学校管理工作的信息资源，可以帮助学校领导找到学校发展的增长点和突破口，从而有效地提高学校教育教学管理工作效率。

例如：每年学校都要向上级开展年报工作和教代会报告工作，如果学校档案室能完整地对一学年来学校各条管理线的活动、成果等记录进行及时完整地规整，则可大大节省工作所要花费的时间。

3.帮助师生回顾反思自己的成长过程。

学校档案除了记录学校教育教学管理工作的成效，还记录着学校广大师生的成长历程。档案室不定时地将各位老师或者学生的个性化档案向各位教师和学生开放式展示，可以让师生看到自身成长轨迹的同时，明确自己下一步的努力与发展方向。针对自己的成长档案的齐整程度，确定自己的工作重点。

二、学校档案室高效管理的策略

高效率的工作需要有科学合理的工作策略，学校档案管理的高效运作，当然也必须有一套符合本校实际的档案管理工作策略。

1.树立人本意识，建设服务型档案室。

应充分重视学校档案室的建设。目前，除了管理人员不够专业外，还存在某些领导对档案管理工作不够重视的现象。一些档案室的档案未能有序规整，档案成了一堆废纸，不能发挥其应有的功用。

2008 年，我校开展邀请型学校管理工作研究和实践，将人本化学校管理工作作为学校创建精品学校的抓手，学校档案室开始走向正规化。邀请教育理论指出的尊重、信任、乐观、有意性四个核心理念，以及邀请教育所倡导的学校一切教育资源都要为广大师生提供亲和性的服务理念，在我校档案管理工作过程中逐渐得到凸显。

首先，开放档案室。有的档案室长年大门紧闭，教师和学生常常吃闭门羹，档案资料零散、发霉，被束之高阁，有需要的教师和学生，在调用档案时很不方便。为此，我校专门配备了档案管理人员，对各类档案分类整理，添置保险、安全、干燥的档案陈列柜，并在档案室内建立档案电子检索目录系统，配备复印机、打印机，方便教师和学生调用。

其次，建立个性化档案检索机制。学校每一个部门的档案都具有特殊性，每一个教师和学生的档案都具有个别性，档案室管理人员将各种档案资料按照部门、教师个人、学生个人分别录入电脑系统，建立电子活页式文件链接，让档案电子化运作。待需要调用档案时，只要在搜索页中输入某一关键词或者某一教师名字就可以快速找到所需的档案，大大提高了档案调用的速度。

2.建立档案室工作意见征集机制。

任何一个管理环节都会存在这样那样的问题，这些问题，档案管理人员可能难以把握，只有需要调用档案的人员在调用过程中才会有所体会，因此我们在档案室建立了档案室工作意见征集本、箱，不定期邀请各个部门、教师及学生针对档案室某一阶段的工作开展座谈，听取各方面建议，不断修正学校档案的管理操作规程和工作方法，让学校档案管理工作越来越现代化，越来越顺应广大师生的需求。

另外，邀请上级档案管理专业人员来校指导，通过他们及时了解当前档案管理的发展趋势，掌握前沿科学的档案管理工作方法，及时改进我校档案管理。

集思广益、多方征集，是我们学校档案室工作高效化的支撑，也是我校推进档案室建设的根本。

3.建立档案信息资源整理传递机制。

档案室管理不仅仅局限在档案的收集、整理层面，更重要的是为广大师生服务，及时准确地向广大师生传递档案整理工作中发现的对广大师生成长具有参考作用的信息，以及全面地为学校各个部门开展各级各类迎检工作提供档案资料。为此，我们着力建立了档案信息资源整理传递机制。

首先，部门档案信息传递。一学年来，学校教学、后勤、政教、教科等部门积累了许多成果资料，这些资料很繁杂，应当分门别类地加以整理。我们的做法是，按照会议、活动、成绩统计、上级奖励、上级指导、教科研、后勤记录等目类进行整理，以时间顺序贯穿起来。这样，在调用时就可以按照时间进行检索。对某一方面缺失的档案资料，档案室及时通过书面形式要求有关部门加以补充。同时档案管理人员可以将档案整理中发现的部门工作缺失，通过书面报告形式传递给有关部门，帮助部门改进工作。

其次，教师学生个性化档案信息传递。一般来说，人们都有一种走一步算一步的工作思想，很少静下心来回顾反思自己的成长过程，找出自己的不足。在这种情况下，档案就可以发挥它的作用。

我们给全校119名教师建立了个性化的档案夹（纸质的、电子的），档案夹中的档案按照教师在学校工作的时间先后顺序进行编排。在学年之初，我们先向各位教师公布本学年来教师应该准备提供的常规档案及学年工作中可能用到的档案，制定出征集目录，提前告知教师。每隔一个季节，对教师们所提供的档案进行统计，及时发出收集通知，确保每一个教师的个性化档案不缺页。每个学期，档案室邀请校长室、教研室、教务处，对全校教师的档案收集情况进行考核，并从中发现教师成长过程中的欠缺性档案，通过书面形式告知相关教师，指出需要努力改进的方面。这样，既可以让教师看到自己的成长过程，又可以帮助教师发现自身成长中的不足。这种跟踪式的档案信息传递方式，为广大教师的专业成长做好了服务性与建议性的保障。

学生档案，按照班级为单位收集，按时序进行整理，对某一班级或者某一学生的成长及时提出相关建议。

4.积极开展季度档案盘档工作

档案是展示学校、教师、学生发展的第一手资料，是学校、教师、学生不断发现自身不足，改进学习工作方法的有力参考。因此，档案管理人员一定要确保档案的真实、全面。这就告诉我们，档案盘档工作十分重要。

盘档，就是定时整理各类档案，发现不足与缺失，及时改进、收集、补充。可有效避免时间久了档案真实性得不到保障、档案内容不全面的现象。我校档案室，每一季度都要开展盘档工作，对照学校工作行事历，对照学校校务值日日记、对照学校档案收集的规范要求，对一个季度以来所收集的档案进行归类整理。这样确保了学校档案全面、真实，达到工作的高效。

总之，学校档案管理是一项既枯燥又重要、既繁杂又细致的工作，是一个具有及时性及全面性的项目。学校档案管理人员要爱岗敬业，求真务实，以学校档案高效化运作为己任，促使学校档案管理转型升级，充分发挥出其特定时期的功能与作用。

［1］李福海.管理学新论（修订版）.成都：四川大学出版社，2011.

［2］陈兆祦.档案管理学.北京：中国人民大学出版社，1980.

［3］胡泓杰.中国档案学的理念与模式.北京：中国人民大学出版社，2005.