浅析如何做好档案管理工作

摘要：档案是历史文化的承载和重要记录，是社会发展的重要标志，是精神文明的传承，是珍贵的文化遗产。档案工作也是一个单位的重要基础工作，它是提高单位工作质量和效率的基础条件，是保证单位健康发展的必要条件。因此，做好档案管理工作意义重大。本文简单从几个方面阐述如何做好档案管理工作，以供参考。

关键词：档案管理 收集 创新

一、提高科技含量，实现管理现代化

档案信息资源越来越丰富，种类越来越多，数量越来越庞大，如果仍然采用传统的档案管理方式，势必会造成档案工作质量和效率的下降，严重影响档案的利用效率，从而阻碍档案工作的健康发展。因此，我们要从多方面用现代的高科技武装档案管理工作，从而实现档案工作的发展与时俱进。

（一）提高管理意识

管理是所有工作有效开展的前提，档案工作也不例外，只有有效的管理，档案工作才能顺利展开。因此，档案管理工作非常重要，需要各级领导及相关工作人员高度重视起来。可以通过各种宣传方式宣传档案管理工作的重要意义和所带来的社会效益及经济效益，从而加强大家对档案管理工作的认识，提高工作人员的责任心，营造一个全单位重视档案管理工作的氛围。

（二）掌握现代化管理技能

随着科学技术的发展，信息时代已经到来，信息时代要求档案管理要实现信息化和数字化，只有这样才能跟上发展步伐，在新时期发挥出档案应有的作用。因此，也就要求档案管理工作者不仅要掌握档案管理工作的基本知识，也要结合自己的岗位，不断学习计算机技术、信息技术和网络技术，从而拥有利用现代化技术管理档案的能力。

（三）实现档案整理现代化

将计算机作为整理档案的辅助工具，可以大大提高工作效率和准确率。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为传统的以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的代替，也可以按文件形成的先后顺序打印，这样既能够减少人为操作过程中的误差，又能够体现出计算机的优势，大大提高了工作效率。

二、广开渠道，抓好收集工作

档案的种类和形式都非常多，因此，一定要掌握好“有文必档”和“有文不归”的关系，明确档案的收集范围和收集重点，从而避免大量繁杂无用资料耗时耗力，保证收集全有价值的档案材料。

（一）完善管理体制

健全的体制，可以使档案管理工作有章可循、有计划可依，因此，根据本单位实际情况，制定出一个完善、可行、便于操作的管理制度是非常必要的。同时也应该构建一个网络体系，能够协调各部门，都参与到档案收集工作中来。每个部门都应配备一名兼职的档案信息员，对本部门需要归档的文件材料及时送交档案部门归档，同时，专职的档案管理人员也要经常与档案信息员联系，对各部门档案收集工作进行督促和指导，从而形成一个周密的档案传递网络，这样就可以及时收集到档案材料，避免了重要资料的流失，同时也提高了大家对档案的重视程度。

（二）档案工作人员要加强责任感

档案管理工作比较繁琐，费时费力，因此，工作人员要具备极强的责任感和热情，才能做好档案管理工作。档案工作人员都要做到“三勤”：脑勤、手勤、腿勤。档案材料纷繁复杂，档案工作人员要根据单位各部门文件材料形成的规律进行主动收集，同时也要了解单位的重大活动，活动结束后及时收集材料，以避免漏掉重要档案，收集到的档案，要进行加工整理，鉴别分析，归档集中，总结出有用的信息材料，以提供给各部门作为参考，这样才能使这些档案发挥出应有的作用，其他部门才能看到档案的重要意义，从而进一步加强对档案工作的支持与配合。

三、创新思维，提高利用率

档案管理的重要目的就是利用，只有提高利用率，才能使档案管理工作可持续发展。

（一）树立服务观念

要树立积极主动的服务观念，改变传统的“守摊式”工作态度。充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。

（二）加强编研工作

做好档案编研工作的关键是主动了解社会需求及素材情况，需要采取征编结合的方式，分析研究档案，按照一定的主题对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编，编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更精炼、更系统。因此，要根据实际情况，编制科学合理的检索工具，使检索更加方便快捷，以提高查找的效率，从而增加档案的利用率。

（三）提高工作人员业务能力

档案管理工作人员要不断学习，提高自身的业务知识水平。同时，也要了解熟悉档案资料，做到心中有数，其他部门调用资料或者咨询相关内容时，要在合法情况下迅速给出满意的答复。另外，也要能够按照有关规定，对所藏档案进行保护，防止档案破损、霉变、虫蛀等情况发生，对重要文件要采取特殊的保护措施，以确保档案的完整性。

（作者简介：李伟，女，吉林省公主岭市安全生产执法监察大队；研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）