关于高校学籍档案数字化管理建设的几点思考

邱进文

【摘要】随着改革开放的不断深入和经济社会的进一步发展，我国的科学技术得到了长足的进步，中国的档案管理事业朝着信息化和网络化的方向发展，大力推进高校档案数字化管理大有可为。全国普通高等院校是为社会输送高素质、专业型人才的优质基地，高等院校的学生是社会变革和推动经济文化发展的生力军，开展数字化管理模式，可以促进档案管理的科学性，顺应现代化管理的脚步。

【关键词】高等院校 学籍档案 数字化 管理

一、高等院校数字化档案管理意义和现状

（一）高校学籍档案数字化管理的重要意义

高等院校的檔案管理工作，关系到每一位学生顺利毕业和成功就业。普通高等院校的学籍和档案，记录了每个同学在大学四年期间学习生活的各种细节、行为。它包过在校就读期间，学生所获得的各种奖励和证书影印、学校对于学生失当的行为作出的种种惩罚和记录、学生在每一个学年度参加各个课目的考试成绩情况、学生在校期间参加的各种社团组织和假期进行的各项社会实践成果，以及学生的详细住址、受教育经历、老师和班干部评价等等原始和真实的信息。高校的学籍档案工作能够把学生在校期间的所有活动真实地表现出来，学籍档案将会成为社会的各个职能部门和企事业单位选择人才的重要参考依据，是用工岗位招聘面试时获得的重要参考指标，同时也是企业使用毕业生人才的基本判断条件。

（二）高校档案数字化管理建设的发展现状。

随着经济社会的不断发展，信息全球化和办公网路化趋势越发强烈，不断推进的信息化进程对全国普通高等院校的学籍档案数字化管理提出了更高的要求，高等院校的教育改革也要求在学生学籍档案管理建设方面要做出创新。

传统的学籍档案管理模式已经不再满足当前信息量庞大和资料繁杂的学籍档案管理，传统的学籍档案管理比较简单，学生的履历可能只是一两张纸的内容，但是，如今随着我国高等院校教育工作的不断推进，学生在在校活动逐渐地丰富了起来，各种省内省外的学科竞赛活动，甚至与国外友好院校的交流活动多了起来，学生的在校履历不再像以前那样单薄，学生的个人作品和参赛获奖资料等变得多了起来。

（三）必须高度重视高校学籍档案管理工作

传统的高校学生学籍档案管理是为以前的社会就业形势服务的，上个世纪，由于大学生数量并不多，国家采取的是包分配的制度，大学毕业生毕业后只要拿着自己档案按时到单位报到就行了。如今的社会，流行的是自主择业方式，学生毕业之后，需要频繁的前往就业市场，对于个人学籍档案的携带提出了更高的要求。为了解决这一问题，相关领导必须要高度重视学生学籍档案的数字化管理建设，各大高校的档案管理人员必须要落实好数字化管理的各项要求。对学籍档案进行数字化管理，就是通过计算机信息技术以及档案管理专用的软件和网络技术，进行科学和电子化的档案信息管理。相比传统的纸质档案袋管理方式，如今的信息化管理可以做到管理方式更加高效，管理手段更加便捷，管理过程更加快速。

二、改进高校学籍档案管理数字化管理措施，创建高效档案系统

（一）发挥数字化管理优势，进行学籍档案管理数字化管理

传统的纸质档案管理，档案纸很容易受到虫蛀、水渍泡的影响，由于纸质的特殊性，学生档案如果保存不当，一旦发生火灾，后果不堪设想。另外，纸质档案管理，对保存环境的要求比较高，档案的拿取和整理相当不便，浩如烟海、数量庞杂而笨重的档案资料需要大量的档案管理人员来进行摆放整理和日常维护。

纸质档案在管理过程中，还需要占用较大的空间来进行物品存放，费时费力。相比较传统落后的学籍档案管理，数字化、信息化、网络化的现代档案管理方式就显现出巨大的优势。档案管理人员在进行日常管理时，可以运用计算机技术和数据库康技术，将不同的档案内容转换成相应的数字化形式存在的档案资源，并对其进行数字化的保存，海量的档案信息只需要储存在轻便易携带的网络硬盘中，就能够方便的实现学籍档案的储存。同时，学籍数字化管理还能够实现网络化的资源共享，工作人员调取、学生运送个人档案将会变得十分方便，轻轻点击鼠标就能够完成这一过程，从而实现了档案管理的功能完整和结构有序。

（二）提高工作效率，优化网络档案管理系统

各大高校要想切实做好本校的学生学籍档案管理工作，毕业要完善本校的学籍档案数字化管理系统。各个高等院校需要按照本校的实际情况，结合校内的档案管理硬件设施，不断完善系统内部的数字化档案管理。当前，由于很多高校的学籍档案管理系统仅仅是在学校系统内部联网，并没有连接上外部网络，使得高校档案部门的学籍管理水平程度比较低，无法实现档案管理的远程控制。结合这一现实问题，高校可以建立档案管理办公和网络管理集为一体的信息化档案管理系统，学校的档案管理工作者可以把以前的网络信息分散化朝网络管理方向发展。

（三）外包网络建设任务给专业的网络公司

高校档案管理人员可以将档案管理工作外包给校外网络公司进行管理，将图书馆内部的学校档案内部网络数据库建设外包给其他的公司，可以极大的提高档案管理的效率。这些公司常年从事各种数字化学籍档案管理的建设工作，对于高等院校的档案数据库建设，他们可以用最先进的Dreamweaver技术打造网页更加简洁，让校职工在查找档案资料时更加方便。

打造智能高效的校内网的内部网站，可以方便学生通过Internet检索，轻松的检索到自己档案的录入情况。另外，经过这些网络公司优化过的高效数字档案管理系统，可以同时容纳更多的工作人员进行网上在线档案的浏览、整理和分类工作，方便教职员工查找各种需要的学籍档案。经过优化后的数字网络档案管理系统，教职员工可以通过Baidu、Google等外部网络搜索引擎轻松实现档案的访问和搜集工作，真正完善地管理了学籍档案的数字化系统。

结束语：

综上所述，我国的很多高等院校内部系统的学籍档案数字化管理建设工作，都还处在相对初级的阶段，数字化和信息化程度并不高，相比较于北美、日本、英国等东西方数字化网络强国，我国的学生档案数字化管理还很不足。推进高校数字化管理体系这一任务，是一项浩大而艰巨、复杂而伟大的工程。各大高效的档案部门必须要根据自身的实际情况，循序渐进的步步推进网络化建设进程，切记不可急于求成，建设不可急功近利。在进行数字化管理的过程中，将21世纪最为先进的电子信息技术、数据库系统盘技术、多媒体计算机技术等科学巧妙地应用到建设活动中。只有这样，才能够最终实现高等院校学籍管理的数字化和科学化。

【参考文献】

[1] 林梅珍.高校学籍档案数字化管理建设的思考[J].福建教育学院学报，2014，15（1）

[2] 林梅珍.高校学籍档案数字化建设的SWOT分析与对策[J].兰台世界，2014，（2）

[3] 张雷珍.高校学籍档案的数字化科学管理分析[J].城建档案，2014，（5）

[4] 刘林，郭海涛.高校学籍档案数字化建设的SWOT分析与对策[J].兰台世界，2014，（29）