办公自动化系统应用分析

王雷

[摘 要]随着全球计算机与通信网络技术突飞猛进的发展，Internet相关应用在企业日常办公中日益普及，发挥了巨大的作用。本文对企业办公自动化系统进行分析。

[关键词]办公；自动化；系统；应用；企业；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.064

[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）10-00-01

1 目前我国企业办公自动化现状与背景

对地方企业来说，其信息化基础相对较弱，计算机硬件、软件配置较差，员工素质参差不齐，企业经济实力也不够雄厚，地方企业的管理层和决策者对办公自动化的认识不到位。他们通常存在以下几个误区。第一，认为办公自动化只是把原先人工的形式转化为电子形式，利用先进技术即可，将企业办公自动化与Office等桌面办公系统混淆，不想加大这方面的投入，从而阻碍企业办公自动化的发展。第二，公司在运行过程中，不重视通过优化管理过程提高公司办事效率和执行效率，而是通过简化业务过程来提高生产效率。第三，有些公司为了节约资金，购买通用办公自动化软件，甚至应用免费的办公自动化软件，但是这些通用的办公自动化软件和公司的实际需求具有很大差异，且公司不能自行完成其系统维护，从而给公司的日常运作及内部数据存储埋下相当大的安全隐患。

2 企业办公自动化的基本特性

2.1 企业OA与政务OA的差异

企业OA系统（Office Automation），是指针对企业的专门的办公应用软件系统。它不同于政务OA，虽然企业OA和政务OA都属于办公自动化系统，它们在技术领域上相同，功能也比较相似，但是在应用领域和对象上有所差别。

功能上，政务OA和企业OA有着明显的差异，其中企业OA是以企业运作为重点，主要目的是系统工作和知识管理。而政务OA是以公文为核心，其重点是围绕公文的运转展开工作。

从特性上讲，企业OA会根据企业实际，从企业自身的特点出发，注重通过OA系统展开改进企业流程的各项工作。而政务OA则主要是遵循政府部门规章制度的过程。

从目标上来看，企业OA和政务OA有着共同的目标，那就是提高整体效率，更有效、更迅速地完成各项工作。但企业OA还有另外的目标，那就是提高企业的迅速应变能力，加强知识共享和处理，进而增加企业在同行竞争中的影响力。从这一点来看，企业OA除了是一个工具应用外，还是增加盈利的一个重要手段，这是企业OA和政务OA最根本的不同。

2.2 企业OA与ERP等系统的差异

企业OA和ERP、CRM、SCM都是企业应用软件系统的重要分支，它们的作用都是提高企业信息化水平，增强企业的核心竞争力。但是它们之间也存在着细微的差别。

企业办公自动化系统主要的作用是协同工作、处理文件、管理文档、行政办公等。ERP则主要注重于企业的销售、生产、采购、经营、外贸等资源性问题。SCM注重的是供应链上下游的连接关系。CRM主要注重于客户关系的管理等。

四者最主要的不同在于目标差异。ERP、SCM、CRM主要针对企业的业务运作过程，企业办公自动化系统（OA）则更注重于企业自身的管理层面。ERP、SCM、CRM通过优化业务提高工作效率，进而提高资金使用效率，加强各方面的综合管理；企业OA则通过整合管理层面来提高企业的日常运作能力，提高企业的适应速度、决策能力，加强企业自身竞争力。

2.3 企业OA与桌面办公软件的差异

单从名称上看，企业OA和办公软件有着许多相似的地方。其实MS Office等桌面办公软件都是办公自动化的重要组成部分。但是在概念内涵上，企业OA与桌面办公自动化软件有着明显的差异。桌面办公软件也是一种便捷的办公自动化软件，但其主要用于个人办公，以提高个人办公效率。虽然当前的桌面办公软件也具备协同工作的能力，但都是比较简单的功能，无法针对企业复杂的工作。企业OA的主要功能则是提高企业整体办公效率，提高协同工作的效率和规范性，加强各部门间的联系，提高企业整体的办公效率。

3 企业办公自动化系统发展的必要性

由于办公自动化系统和企业的主要业务（比如：产品采购、加工生产、开发、销售、售后等）没有很密切的直接的联系，所以当前企业中的信息化人员并不重视办公自动化系统。但办公自动化系统能够加强部门间信息沟通和共享的能力，对于知识型企业至关重要，并能有效地提高企业的办公效率。企业办公自动化系统的发展对企业的建设有着至关重要的作用。

主要参考文献

[1]曹波.建筑企业办公自动化综合平台的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2011.

[2]叶坤华.基于企业办公自动化的知识管理系统设计[D].北京：北京邮电大学，2010.

[3]付昕.中小型企业办公自动化（OA）的研究与实现[D].成都：电子科技大学，2010.