计算机在高校行政事务中的应用研究

李晨光

摘 要：文中结合计算机技术在高校行政事务工作中的应用，对其在高校行政事务工作中的重要作用进行了阐述，进而对存在问题进行了探讨。

关键词：计算机;高校行政事务;效率

随着计算机的普及，高校中越来越多的传统行政事务由人类手工操作变为计算机半自动化处理。在信息的采集、整理和统计分析中，计算机无疑拥有人类无法比拟的高效率。这种高效率主要体现在哪些方面，具体可以“高”到何种程度，都是值得关注的问题。

一、计算机让高校行政事务高效的体现

1.计算机的高效率体现在日常具有一定重复性的以量为主的数据工作中。拿高校人事工作中的劳资工作举例，在不用计算机的年代，一个300人规模的高职院校由劳资员手动计算诸如课时费等工作时，一个学期计算一次已经是很大的工作强度。由此造成的结果是任课教师的课时费一次性发放，当月达到的税点要远高于正常按月发放的纳税点，这种不合理的税负全要由劳动者本人负担。手工计算还有一个很大的缺点，即计算过程中的失误很难被还原，出现错误之后难以清查。用计算机处理这种重复性的事务时，只需要设定好每个职工的课时标准，然后录入工作量就能够很快计算出每学期的课时费总量，在此基础上除学期月数就能够实现按月发放课时费。一些高校的课时费和工作量考核挂钩，有如限定额度等条件制约，用计算机可以依照具体情况自动判断额度的不同，这种优势几乎是手工操作无法实现的。

2.计算机的高效率体现在统计工作中。随着教育制度改革的不断深化，教育信息统计正在逐步向规范化、常态化方向发展，统计的种类也在不断增多，难度也在逐渐加大。现在的统计工作不再是传统意义上的“查数”形式，而是在统计时就具备一定的自动校验功能，在这种情况下遇到数据量稍微大些的统计，手工统计方式就会陷入“崩溃”的情况中。利用计算机进行统计时，需要做好前期的准备工作。在日常工作中建立一套有效的数据采集制度，尽可能做到数据的及时更新，这样就为统计工作打好了基础，计算机可靠的存储能力和强大的数据组织能力是做好这一工作的重要保障。很多应用软件具有非常强大的数据检索功能，能够很方便地完成各类信息统计工作。

3.计算机在需要各部门、机构协同合作的工作中起到重要作用。现如今，很多高校事务需要在一个机构或部门的领导下集中若干个机构或部门才能够做成一件事。这样看似达到了责任共担的目的，但协调工作本身就是复杂而低效率的，并且在协调过程中也容易产生资源的浪费。随着计算机网络的普及和相关软、硬件设施的不断完善，在需要不同部门协同合作的工作中，计算机能够为指挥者提供一系列方便、高效的平台。利用各种通讯软件可以实现实时、非实时、双工、半双工、一对一、多人同时等通讯模式，这为任务下达、合作交流提供了重要的通讯保障。愈加成熟的分布式应用还提供了良好的工作平台，在合理的项目管理策略指导下，能够使工作人员充分利用起零散时间完成大额的业务工作量。

综上所述，计算机在行政事务中起到的效率提升作用是显而易见的。基本上只要做好前期工作，那么工作量越大，重复度越高，用计算机做工作的效率就越高。

二、再高校行政事务中应用计算机存在的问题

首先，对于专职行政人员来说，计算机能力是一个很重要的方面。不单是基础操作能力，用计算机提升工作效率，需要工作人员具备较高的计算机综合应用能力，特别是逻辑分析和算法设计能力，这在财务、人事、科研等部门尤为重要。所以，人才的选拔和培养需要向技术能力方面侧重。

其次，计算机软、硬件平台的搭建是一笔不小的开销，特别是某些专业领域软件（例如财务软件）的开发费用和版权费、使用费。对于经济能力比较差的高校，有限的资金必然需要优先保障教学工作。

此外，在具体事务中，每一项工作的前期准备工作都是较为复杂地。比如，可以用计算器简单计算一个教师一个学期的课时量，但是要计算整个学校所有教师的课时量，就需要一个前期过程，包括数据采集、逻辑开发、校验，以及为后续的微调整和特殊情况处理做准备等。这些工作都需要在前期准备工作中尽可能实现，这比用计算器计算一个或若干个教师课时量的工作要复杂的多。平台一旦建立完成，以后的工作就会体现高效性，但这种“先苦后甜”的工作模式可能并不容易得到一些思想传统工作人员的接受。

要想充分利用计算机提高高校行政事务工作效率，可以充分利用高校高素质的人才资源，让计算机水平较高的专业教师作为技术支持，将一些专业性较强的行政事务集中起来，成立类似信息中心的事务处理专门机构。这样不仅可以将行政部门从繁杂的事务处理中解放出来，从而集中力量处理业务，而且可以调动专业教师的工作积极性就，还能够使教师一定程度上接触到学校管理事务，有利于上下级沟通和政策的普及，从而使学校建设向积极、健康的方向发展。