中职学校档案工作创新思考

王栋

【摘要】在中职学校管理工作中，档案管理工作是最基础的工作种类，其对于保证中职学校掌握教职员工的实际情况具有重要意义。文章先分析了档案管理在中职学校当中的作用，之后对中职学校档案管理存在的问题进行了探讨，最后提出了中职学校档案管理的创新对策，希望能够为中职学校档案管理水平的进步提供帮助。

【关键词】中职学校 档案管理 创新

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）19-0183-02

前言

在任何一个企事业单位当中，档案管理都是非常重要的工作。中职学校作为我国职业教育的重要组成部分，其档案管理质量不仅会影响到中职学校的发展动力，更会影响到中职学校的教学水平发展。但是在实际工作过程中，绝大部分中职学校都更注重对教育事业的研究，而缺乏对档案管理工作的重视，这种情况的出现既不利于中职学校档案管理工作的发挥，也在一定程度上制约着中职学校的长远发展，因此做好对中职学校档案管理工作的创新思考很有必要。

一、中职学校档案管理作用分析

中职学校档案管理包括对学校当中从事党政管理、教学、科研等各类文件以及教职员工履历、学籍管理等多方面内容，其不仅是记录中职学校发展历程的重要载体，更是帮助中职学校实现发展的重要支持。对学校档案进行有效管理，所带来的作用主要可以归纳为三个方面：（1）为学校发展提供支持。中职学校档案管理所积累的中职学校发展历程，能够为中职学校的发展提供重要的信息支持，让中职学校在发展过程中获得良好的内在支持，从而避免一些错误决策的出现；（2）为教学水平进步提供支持。教师是中职学校实现教育事业的重要基础，档案管理能够帮助学校更为全面、熟悉的掌握每一位教师的实际教学水平、特长，从而为教师安排有的放矢的培训方法，为教师教学水平的进步提供支持；（3）为学生提供良好校园文化精神。良好的校园文化精神是帮助学生树立爱校、护校意识的重要支撑，有效的档案管理工作能够根据中职学校特点建立起良好的校园文化氛围，让学生通过校训、日常生活感受到学校的精神所在，进而培养起学生爱校、护校的良好精神品质。

二、现存中职学校档案管理问题

1.档案意识薄弱

档案意识薄弱是当前环境下，中职学校档案管理的主要问题，也正是因为档案意识薄弱，使得中职学校的一切档案管理行为都难以有效的实施，所以档案管理意识的薄弱是中职学校档案管理主要问题。这种薄弱意识既表现在学校管理者方面，又表现在档案管理人员方面。由于中职学校的最终目标是“教书·育人”，因此学校管理者更多的将工作重心放在师资引进、教学改革方面，忽视档案管理工作的重要性。

2.管理制度缺乏

良好的管理制度是确保工作行为有效进行的重要规范。档案管理作为一项系统性管理工作，其在中职学校当中的应用需要管理制度来予以指导和约束。但是由于学校管理者对档案管理不够重视，因此学校档案管理制度的建设也非常滞后。虽然中职学校当中都有着自己的档案管理制度，但无论是从管理制度的完善性上，还是可行性上都存在不同程度上的差距，这使得中职学校的档案管理制度很难发挥出实际作用，中职学校的档案管理工作也因此缺乏正确的指导和约束规范。

3.人员素质偏低

从目前的中职学校档案管理工作来看，绝大部分档案管理人员都存在专业素质偏低的情况。这种情况出现的原因有两方面，其一是管理人员本身的专业性。中职档案管理人员有很多都是由其他部分抽调过去的，例如人事部、财务部等，因此他们的档案管理专业水平很难真正满足实际工作需求。其二是档案管理人员长时间处于一个滞后的工作环境下，使得他们的档案管理水平逐渐下降，最终导致无法满足实际档案管理工作需求。

4.管理方法落后

中职学校档案管理方法较为落后，也是影响其档案管理工作发展与进步的重要因素。随着信息化技术的发展，当前的档案管理已经实现了传统纸质档案向信息化电子档案的转变。但由于中职学校对档案管理工作不够重视，这使得学校的档案管理工作仍处于一个传统的收集、整理、存储的状态下，这种管理模式不仅工作效率非常低，而且还需要巨大的档案室来作为空间支持。另外，当前的中职学校档案管理在对档案利用方面少之又少，这使得档案成为了“无用的资料”，很难发挥出档案资料应有的作用。

三、中职学校档案管理创新对策

1.创新档案管理意识

想要实现对中职学校档案管理水平的创新发展，就必须要先做好档案管理意识创新。在这一环节当中，首先校园领导者必须要发挥出自己的决策作用，通过学习、借鉴等多方途径，来给予档案管理工作充分的认识，确立档案管理在中职学校管理工作作用应有的地位。其次，档案管理人员要充分认识到自己的作用，明白自己的职责，在做好本职工作的基础上，想方设法为学校档案管理工作的进步提供支持。最后，学校当中所有的教职员工、学生也都有对档案管理工作有一定的认识，明白档案管理对于自己进步、发展的重要性，为档案管理工作创设一个良好的发展环境。

2.创新档案制度建设

创新档案管理制度是给档案管理工作提供一个良好指导规范的重要措施。学校管理者要在充分认识档案管理工作重要性的前提下，根据学校的实际档案管理工作需求，制定出科学、完善、有效的档案管理制度，使其能够真正的为档案管理工作行为带来指导、约束和规范，以保证档案管理工作的科学有效。在此基础上，学校要将档案管理制度纳入到学校管理制度建设当中，使档案管理制度能够始终与学校管理制度保持步调一致，为学校的进步与发展提供支持。

3.创新人才培养机制

创新人才培养机制也是中职档案管理发展的必然举措。为此档案管理部门必须要做好对专业档案管理人员的聘用，提高档案管理团队的综合素质水平。在此基础上，要对现有档案管理人员的专业培训，保证每一个在职档案管理人员都能够游刃有余的完成自己的档案管理工作，为档案管理工作的有效性提供基础保障。

4.创新档案管理方法

中职学校应加大对电子档案的应用，通过对信息技术的有效应用，使档案管理工作能够尽快实现信息化发展。使档案管理能够改变传统方式，实现全面信息化管理，这样不仅能够保证档案整理、存储的工作效果，节约档案室空间，还能大大提升对档案的应用效率，并依靠电子档案的云端储存来保证档案安全性。使档案能够真正的成为推动教师员工事业进步，学校教学水平发展的重要支持，为中职学校的良好发展提供最基础的支持。

四、总结

综上所述，档案管理作为一项最基础的管理工作内容，其所能够为中职学校带来的不仅是表面上单纯的档案管理，更是对学校人力资源、教学进步等多方面管理工作带来重要帮助的综合性管理工作。随着现代化社会对档案管理工作的要求越来越大，中职学校必须要实现对自身档案管理工作的创新，只有如此才能够真正的发挥出档案管理在中职学校当中的作为，为中职学校的良好发展提供支持。