办公室云端革命

徐仁全

未来办公室正在打破之前所有的禁忌，重新改写数百年来的“OFFICE”定义。

有没有发现，最近你的“OFFICE”开始变了。你，还在办公室里办公事？以为工作时间就是表订的朝九晚五？任务，一定要老板交代才做？

看看1719 年的英国办公室，那是一间存放有大量卷轴的房间，各种纪录、合约、命令、公告都被记载于卷轴上；但是300 年过后，现在的“OFFICE”可不是这样，办公室开始从上对下的威权命令中解放，也在虚拟办公室中寻找工作时间的自由，更重要的是，现代的职场开始相信意见不同的人可以一起共笔，甚至可以跟完全不认识的人一起完成工作。去中心化、资源开放、群众协作……，未来办公室正在打破之前所有的禁忌，重新改写数百年来的“OFFICE”定义。

这个新“OFFICE”定义，先感谢网络工作平台出现。

这些新科技数位工作平台，几乎要全面改写所有管理大师曾经以为的组织管理，因为只要一个Hackpad，一个人就可以打败一个团队；一个Google Drive，24小时的工作，1 小时就可以做完。

你的新“OFFICE”，可别以为只有各式各样新颖的网络工具。对，它们绝对可以帮你建立更有效率的工作平台，但你也得变成一个更开放心态open mind 的工作人，因为在这个科技数位所组成的虚拟办公室里，你的价值，更重要的是要懂得用众人智慧集体协作，成就更美好的未来。

现在的“OFFICE”组织，还有一个关键特性，它不再相信传统上对下的权威，渐渐变成“去中心化”的光谱。像最近当红的通讯软件微信、LINE 的组织，对内所有人没有职称，人人发言权几近平等，更共同协作的去中心化案例。

你还坐在传统办公室吗？

OFFICE 新模式1 ：

上云端做生意

省时、省力、省成本的云端特性，可以随时随地创造高效率。通过App，项目管理、顾客开发维系，只要一机在手，就能轻松管好公司大小事。

听过“呼叫师傅5945”这个网站吗？它可是中国台湾首屈一指的室内外装潢的媒合平台。简单地说，消费者在网站上开出需求单，就能在24 小时内配对合适的师傅来接单，这套媒合系统，让传统封闭的修缮市场，也借着数科技有了新生命。

师傅们如何使用网络工具？创办人张嘉新说，过去大部分装潢师傅都不太会用电脑，更别说上网，即使有了智能型手机，使用率也不高，“直到LINE 出现后，师傅们才开始活络了起来！”

对装潢产业来说，LINE 是一个杀手级应用。首先，长期合作的厂商会加入同一个LINE 群组，维系情感与了解近况，关系是长期而稳定的。

其次，是把LINE 当作项目管理工具。一个新开的装潢案就是一个新的项目，并把相关工种的厂商拉进群组里。各工种无论是沟通或回报状况都在这个群组里面，借此达到工程控管的目的。

最后，LINE 也可以当成微型CRM（客户关系管理）系统使用。通过LINE 跟客人建立关系，有利于施工前、中、后的沟通；完工验收后，也可跟客户维持朋友关系，他们也会因此成为转介新案源的人脉。

OFFICE 新模式2 ：

坐拥大数据的CEO

不用秘书、也无需众多研究人员，只要和大数据打交道，客户流量、商品管理、价格策略等资料一手掌握，快速透明做决策，一人也能创造高营运效率。

拥有8000 万名会员、2013 年营业额达到115 亿元人民币的电子商务平台“1 号店”，创办人兼董事长于刚，就是用一支智能型手机掌管公司大小事，不用秘书，也无需专属办公室。

一年有一半时间在国内外出差的于刚表示，不论他在中国、新加坡， 甚至在度假，“只要打开手机，公司的业绩报表就会通过一个系统，实时且自动的传递到手机里。”

1 号店抢的是指尖商机，只要在手机上滑几下，就能完成下单，当天或隔天商品就送到家。曾在戴尔（Dell）及亚马逊（Amazon）待过的于刚，从创办1号店的第一天起，就十分重视信息及资料管理，善用大数据（Big Data）的他，自行开发了一套资料生产系统及价格智慧系统（PIS）。

资料生产系统从每一笔消费的累积中去了解实时的消费行为，以掌握商品的进货、出货，甚至减少库存时间。1 号店的商品周转率可以从50 天（业界水平）大幅降到18 天，靠的就是这套资料生产系统。

于刚透露，降低周转率其实就是让商品快速卖出去，通过系统了解哪些商品热卖，仓库就以这些商品为主，减少库存。1 号店热卖的1 成种类商品，涵盖了8 成的订单，就是靠这套系统，做到“零等待、零门槛及零成本”的目标，也让高层能快速做商业判断。

另一套致胜系统是价格智慧系统。1 号店收集72个同业的网站，查询1700 万种不同商品，进行订价策略，订出比同业便宜3%-5% 的价格，以吸引消费者。

“动态的调整价格，可增加营收20%，”他说，这也是网络工具带给1 号店的实质效益。一年换3 次手机的于刚，最近刚换iPhone 6 Plus，他笑说“大的很好，不伤眼”，也说明他常用手机监控数字报表。

OFFICE新模式3 ：

24 小时行动办公室

新世代聪明工作术，不需开会，照样完成跨部门合作项目，不传email，第一时间也能解决客户问题，快速沟通、快速集结成军，大大提升工作机动性。

其实，网络工具不只限于组织端的运用，各种App 对个人来说，也都是十分方便好用的网络工具，让你随时随处都可以完成工作。

日理万机的联想台湾总经理梁百锋是Google Drive（云端硬盘）的爱用者，不论人在哪里、用何种载具，他都能轻易读取所需的资料。其他常用的软件包括茄子快传（SHAREit），它标榜不需上网，就能传输比蓝牙快60 倍的速度，梁百锋会用它来传送文件或图片给同事，是在外部开会的好帮手。

不能漏掉的工作好帮手还有Evernote。原台湾地区Evernote 负责人袁至中，现回美国总部担任执行长特助一职，他分享自己使用Evernote 的经验。当时在装潢迪化街办公室之际，公事很忙，实在没有办法特别去想要买什么家具、要如何装潢，于是他在Evernote建了一个记事本，大家只要出去逛街或到大卖场，看到适合的家具就随手拍起来，做成型录，还可以比价。同时用Evernote Web Clipper 网页撷取工具，把网络上看到喜欢的装潢风格剪下来，当作自己的装潢参考书，最后打造出理想中的办公室模样。

（作者为《30》杂志撰稿人）