高校档案信息化建设要把握的几个问题

韩程远 尹飞燕

摘要：高校档案的信息化水平，从一定程度上反映了高校教育发展水平，做好高校档案的信息化工作，对于加强高校人员管理，提高人力资源的利用水平，有重要意义。高校建设中，应该把高校档案的信息化建设工作，作为一项重要工作进行落实。高校档案的信息化建设工作，作为一项系统工程，内涵丰富。在高校档案信息化建设过程中，需要充分考虑高校实际，在高校发展规划的指导下，完成高校档案信息化工作的建设。

关键词：高校档案 信息化 建设

1 概述

高校作为我国培养人才的重要基地之一，做好高校人员的信息管理工作，对于高校建设，充分调配相关人力资源，有着重要意义。当前，高校档案信息化，需要依靠科学技术的持续进步和发展，以实现高校档案的电子化储存，以网络为基础，实现档案信息规范管理的同时，也加大高校档案资源共享、利用程度。在未来一个时期，高校档案信息化是高校档案建设的趋势，要把握好基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

2 高校档案信息化的重要作用

高校档案信息化，是对传统高校档案管理工作的变革，在一定程度上，促进高校档案管理水平的提高。传统的高校档案信息管理，是一项耗时巨大、影响广泛的工程，档案的收集、整理，再到保存，涉及人员数量多，信息易出错。影响了高校档案管理工作的实施效率，降低了高校档案管理工作的质量，增加了高校档案管理工作的难度，同时，对于高校人力资源的掌控和调配，也产生了深刻影响。

当前，随着电子信息化的飞速发展，高校档案管理工作，也发生了巨大而深刻的变化。高校档案的信息化，提高了高校档案管理工作的质量，降低了高校档案管理的难度，同时，对于高校人才资源的科学调配，有着积极意义。高校档案的信息化，首先表现在档案载体的变化中，传统以纸质档为主要载体的档案，逐渐向数字化进行转移，档案的管理环境，也随着档案载体，进行着变化。通过计算机来辅助档案管理，降低了档案管理的难度，实现了档案管理的各个环节无缝对接。原有的档案资料采集、整理、归类和保存，都通过计算机进行实现，增加了档案管理的自动化程度，降低了档案管理中的错误几率。高校档案管理工作的效率有大幅度提升，同时，也在一定程度上，加强了高校档案管理的质量，为高校建设发展做出贡献。

3 高校档案信息化建设中存在的问题

高校档案的信息化建设过程中，还存在一些问题，如何解决好这些问题，加强高校档案的信息化建设工作，是高校档案管理者需要认真思考的。只有把这些问题进行妥善解决之后，才有可能将高校档案信息化建设工作水平推向一个新高度。

3.1 高校档案信息化建设中的认识问题 高校档案一般具有数量大、内容丰富、价值高的特点，能为学校制定发展规划、教学质量历史查询等，提供重要的参考价值，所以，要求高校档案管理部门，必须在高校建设需要的时候，迅速提供准确资料。原有的高校档案信息管理，因为管理介质、工作方法等，无法满足要求，鉴于此，必须对高校档案实行信息化的改革建设。但是，在部分高校，相关管理人员对档案信息化的重要性认识不夠，对档案信息化建设缺乏必要的重视，导致高校档案信息化建设发展迟缓。

3.2 缺乏相应的规范制度，高校档案信息化建设各自为政 高校档案的信息化建设，不是仅仅局限于某一所高校，作为一项复杂的工程，高校档案的信息化建设，涉及范围广，涵盖高校数量多。当前，我国高校信息化建设，还没有标准的规范制度，各高校在建设过程中，充分发挥自我主观能动性，虽然信息化建设更加适合本校发展需要，但是，难以实现信息共享，没有把高校档案信息化建设的重大作用发挥出来。

3.3 技术问题仍旧是制约信息化建设的重大问题 高校档案信息建设，网络设备和电子计算机设备作为基础设备，通过各种网络、数据储存和分析等高新技术的支持发展起来，当前一个时期，高新技术仍旧是高校档案信息化建设的一大瓶颈。高校中，因为对信息化档案建设不够重视，符合要求的硬件设备难以满足，给档案信息化建设带来困难。此外，软件技术也给高校档案信息化建设带来了问题。高校档案信息化工作，需要多种软件的有效支撑，保障网络技术的通畅、数据安全存储和分析、信息检索的有效性和多平台互访等需求的实现。

3.4 档案管理人员的综合素质有待提高 高校档案信息化的建设，除了要保证客观条件的满足，还需要在建设中，发挥人的主观能动性，根据实际需求，做好高校档案信息化的建设工作。目前，高校信息化建设所依靠的中流砥柱，大多数是高校传统档案的管理者，落实高校信息化建设，改变传统档案管理者的观念，非常重要。在档案信息化建设中，还存在少部分管理者对于档案信息化建设的排斥，对于引进的先进设备，没有充分发挥其效果，而高校在信息化建设中引进的技术类人才，又缺乏档案管理的实际操作水平和技能。所以，高校档案信息化建设过程中，综合人员的素质提高，非常必要。

4 加强高校档案信息化建设需要把握的几点问题

4.1 加强思想认识，做好基础设施建设 高校档案信息化建设，相关管理人员要从思想上进行认识，加大资金投入力度，保证基础设施的建设。档案信息化基础设施的建设，包含计算机硬件和相关软件两部分的建设。购买符合信息化建设要求的基础设施硬件，在此基础上，搭建好软件运行环境，为高校信息化建设，提供好基础保障。

4.2 档案信息资源建设 档案信息化建设的重要内容，就是做好档案全文数字化工作，改变传统的信息存储方式，使用现代化的信息存储设备，做好档案信息资源建设。在档案信息化建设的过程中，把握好信息建设规则，做好高校档案信息资源建设工作。

4.3 应用系统的建设 高校档案信息化建设，使档案数据能更便捷地使用，是档案信息化的重要目标。所以，在档案信息化建设中，要加强应用系统的建设。一方面，给档案管理者提供管理便利，另一方面，为档案的使用，提供良好的接口，促进档案信息化建设。

4.4 制定合理制度，加强人员建设 档案管理信息化建设，是一项全面系统的综合性工程，在这项工程建设过程中，要确定档案信息化建设的标准，制定好建设规范，为档案信息化建设，做好技术保障。档案信息化建设过程中，还要加强相关人员综合素质的提高，改变传统观念，利用现代科技，完成档案信息化建设工作。信息化建设中加强人员综合素质是关键，时代的发展要求档案工作者，具有多专业，多学科的知识，首先要加强科学文化，基础知识的学习，具备扎实的档案学理论知识才能适应时代的发展，其次加强计算机业务知识和操作方法以适应档案信息化建设的需要，同时，扎实的语言文字功夫也是从事档案信息工作和编制规范信息的必要条件。总之档案工作者要不断加强自身的修养，不断拓宽视野，更新和完善自己的知识，要与时俱进。

5 结束语

高校档案信息化的建设，是一项系统工程，覆盖面广，涉及范围大，要做好高校档案信息化建设工作，要从基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设方面进行充分考虑，结合现有实际情况，完成高校档案信息化建设工作。

参考文献：

[1]齐玉民.高校档案信息化建设分析[J].学园，2013（10）.

[2]刘林青.高校档案的信息化建设应该注意的几个问题[J].科技创新领导，2012（9）.

[3]智通海.高校档案信息化建设中的问题与对策思考[J].盐城工学院报（社会科学版），2011（6）.

[4]刘林青.高校档案信息化建设应该注意问题的探讨[J].中国科技创新导刊，2011（9）.

科研项目：

山东工商学院青年科研基金资助，项目编号：2014QN055。