企业档案管理制度建设之我见

张静

摘要：企业档案管理制度是规范和推动企业档案管理工作有效运行的基础和前提。

关键词：企业档案 制度 档案管理

现代化的企业管理制度对企业的生存发展有着重要的意义，不仅能够改善企业生产环境，而且能减少浪费提升经济效率，可以说现代化管理建设是企业转型升级发展的必由之路。企业档案管理作为企业管理的子系统，也要与时俱进。建立一套规范的、完善的、科学的企业档案管理制度，有利于加强企业档案信息资源建设和创新服务建设，从而进一步增强企业的市场竞争力。

近年来我国的企业体制机制、业务组合、市场布局、产品形态与企业文化等方面不断优化创新，企业内部的组织结构、人力资源状况和管理方式也发生了深刻变化。为加强传统管理与现代企业管理的有机融合，这就要求我们对企业原有制度进行系统梳理和评估，不断整合完善各项规章制度，加快标准化制度体系构建、完善制度管理机制。所以，企业档案管理制度的建设也要提上日程。

1 建立现代企业档案管理制度的必要性

企业档案工作自从产生之日起就是与企业相伴而行的，企业的发展需要档案工作，这一点是毋庸讳言的。在市场经济条件下企业面临的形势更为复杂，档案工作不仅为企业的日常管理与生产活动提供服务，而且还能在发生经济纠纷的时候维护企业的合法权益。建立现代企业档案管理制度是企业改革中的重要内容，也是企业档案工作保持健康发展的必然阶段。①企业改革需要档案管理制度的创新。档案为企业调整组织和产业结构提供重要的信息和依据。②社会主义市场经济体制的建立，对档案工作提出更新更高的要求，为档案事业进一步发展创造了机遇。③现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求。档案部门要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革，实现档案管理制度的创新。

2 现代企业档案管理制度的作用

①市场经济体制的逐步深入，现代企业制度的确立，要求档案以情报、信息的形态为企业现实活动服务。由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业要根据自身情况，在充分借鉴传统企业档案规范化管理制度上建立现代企业档案管理制度，缩短档案的利用周期。

②随着企业的不断发展，档案的归类范围也在不断地变化着。部分企业档案建设基础设施薄弱，设施落后，档案业务难以开展，信息的公开程度低，处于较为封闭、闲置的状态，在共享性上与资源集聚、信息流动的现代管理理念不相适应，这就需要档案人员科学的管理，使档案能够有效地应用。

③现代企业档案管理要以“统一指导、分级保管”为原则，档案管理为企业产品的技术创新提供了信息保障，规范化、科学化的档案管理制度对于提升企业的核心竞争力有着积极的意义。

④现代企业档案管理制度将更多地引入效益观念，实行对内以价值计算服务水平，对外走经营之路，向实现档案信息商品化过渡。

⑤现代企业档案管理制度的基本条件是档案部门能够真正独立地拥有和行使监督、指导、检查的权利。

3 如何建立现代企业档案管理制度

3.1 现代企业档案管理制度是现代企业制度的内容之一，是企业管理的基础。档案工作可以为企业的生产建设、经营决策、宣传教育、政治稳定等方面提供可靠依据和重要参考，因此企业要根据战略规划，围绕企业档案工作的方针、目标及管理模式，建立规范化、科学化的档案管理系统。

3.2 企业主管部门必须切实对档案工作重视起来，设立专门的部门和专业人员开展档案管理工作，实行档案分级保管。传统的档案格局已经逐渐发生了改变，企业要解放思想，树立档案直接为企业生产经营服务的观念，以发展的眼光来看待企业档案管理，实行档案信息资源开发责任制，强化落实，抓住重点，在做好常规工作的同时，拓展渠道，调整接收范围，定期开展档案利用服务意见征询活动，保证档案服务透明、快捷、方便、高效，确定企业档案管理的优势并加以完善和提高。

3.3 尽快建立和完善档案服务机制。企业要强化档案的管理工作，自主决定档案的存毁、出售或转让。企业要改善档案服务条件，拓宽档案服务领域，创新档案服务机制，满足新形势下企业对档案利用与管理的要求，实现企业档案信息资产的保值和增值。

3.4 加快企业档案管理现代化步伐。由于时代的发展和科技的进步，为了适应新形势，要结合企业档案管理和利用的特点，建立行之有效的科学管理、安全防范和应急处置机制，对纸质档案实体进行数字化处理，加大档案管理的资金投入，大力搞好档案馆舍建设，建立健全档案管理制度，实行档案安全管理目标责任制，定期进行档案安全检查，确保档案的安全，加强档案队伍的建设，培养和选用档案计算机管理专门人才，加强档案管理人员专业知识的学习，使其在结构、功能、容量等方面都能适应新时期档案事业发展的需要。

总之，建立企业档案管理制度，就是为了档案管理走向系统化，程序化和标准化，使得档案管理有法可循，有章可依。有了这种制度，也使得企业管理更方便，更高效。企业档案管理制度就是要统一指导、分级管理、职能独立、讲求效益。

參考文献：

[1]李颖，袁田.新时期国有企业档案工作再思考[J].档案与建设，2005（08）.

[2]宗培岭.现代企业档案工作运行机制的建立[J].北京档案，2005（09）.

[3]戴丽霞.浅谈企业档案工作如何为企业发展服务[J].黑龙江史志，2011（23）.