学籍管理对高校档案管理的重要性浅谈

陈丽

【摘要】学籍档案管理在高校档案管理中起着主导性作用，学校学籍档案管理是高校档案管理工作的一个比较重的环节，对学校的涉及学校各教学单位的方方面面具体包括学生的登记表、学籍表；学生在校学习期间所学课程的成绩册、学生选课表；毕业设计和毕业答辩或毕业论文材料；新生录取表、学生毕（结）业备案表；各种记录和统计报表等等。学籍档案是每位学生在学校学习、实验课和考核成绩的社会实践等各项活动中主要形成的， 对学校、社会工作单位有保存、证明、证实的使用价值的历史真实记录。高校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表学生历年成绩，奖惩处分等原始记录。学籍档案管理是高校档案管理工作的一个重要组成部分及主要环节， 不仅因为高校学籍档案的繁多复杂， 更因为高校学籍档案的重要性。它是规范学生管理、掌握学生个人在校情况、培养合格人才的重要依据，是高教学档案的重要组成部分，是改进学籍管理工作，提高教学管理水平的主要资源。因此如何加强对高校学籍档案的管理，是高校档案管理人员值得探讨的共同目的。笔者结合学籍档案管理的工作实际，提出加强提高学籍档案管理的有效措施。

【关键词】各类高校 学籍档案管理

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）03-0021-02

近年来，随着我国教育事业的大力发展，各高校担负着培养社会型人才的主要任务。要实现这一项任务，必须要加强和完善学生学籍的管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义，本文认为，为加强高校学籍档案管理，可采取以下有效措施：

1.严格加强对学籍管理的重视程度，健全规章制度学籍档案管理是学院教学管理的重要组成部分，要求管理人员以严谨负责的态度及时对学籍档案材料进行收集、整理、归类、登录、存档，并于学生离校后，移交学校档案室，作为统一永久存档，高校档案管理的规范化直接影响着毕业生就业的重要依据，以及毕业生的就业与前途。高校领导、各职能部门以及学生本人，都应提高对学籍档案的重视和认识，自觉收集、更新、完善、整改学籍档案。高校结构比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的院系，及职能部门，实验实训中心，特别多，学生专业成分复杂，时间跨度大，收集整理、归档、档案信息转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境，加强关于学籍档案工作的宣传，为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、信息化、现代化，提供有力的保证。科学化、信息化正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高校学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定“学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。从而形成一个规范化的模式。

2.搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高校可以建立先进的教学管理系统，系统排课、选课、系统判卷电子学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各院系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3.加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质。学籍档案是记录和反映学生在校期间情况最全面的资料是学院对复学、留级、休学、转学等情况的原始记载，也是学院教育、管理发展的重要依据。为此，必须管好、用好学籍档案，使之能及时、准确、系统地提供信息，更好地为全院教育服务。加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟練使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。

总之，高校学籍档案管理工作是一项尤为重要的工作，涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生毕业、就业、提升、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学合理的管理信息化模式、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。

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