VMI在医院医用耗材管理中的应用

文宏琼　宁少群

[摘 要]医用耗材库存管理是医院开展医疗活动的基础，如何提高各类医用耗材管理的科学性和合理性，优化库存结构，降低材料库存量，减少占用资金和损耗风险，有效控制成本，促进医院发展，提高社会效益和经济效益，转变服务模式，改善管理水平，保证产品质量，满足临床需求，是医院探索和待解决的问题。近年来，玉林市第一人民医院结合自身特点，对现行工作中所遇的问题提出自己创造性的方法与改善，运用VMI在医用耗材中进行库存管理，经过半年多的运行医院经济效益明显提高，成本大幅度下降，实现真正零库存，收到良好效果。

[关键词]VMI；医用耗材；库存管理

VMI是Vendor Managed Inventory的缩写，可以译为“供应商管理库存”；VMI是一种以用户和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的协议下由供应商管理库存，并不断监督协议执行情况和修正协议内容，使库存管理得到持续地改进的合作性策略。

1 VMI在医院医用耗材管理中应用的意义、必要性、国内外发展现状及趋势

1.1 VMI在医院医用耗材管理中应用的意义、必要性

医院在为社会提供医疗服务的过程中，具有与企业相同的经济性质，受社会客观规律的制约，既有投入也有所得。医院经济管理的核心在于流动资金的管理，造成资金紧张有多方面的原因，而其中医用耗材库存量大小，影响着流动资金的合理占用和使用效率。医院经济管理的核心环节是流动的资金具有占用时间短、周转快、易变现等特点。在医用耗材管理中实施VMI模式，有效地减少库存量，提高库存管理效率，降低仓储成本和损耗风险，使流动资金高效地周转，对减少医院经营成本有着重要意义。

2012年我院财务总收入6.798亿元，同比增长22.89%，2013年财务总收入8.096亿元，同比增长19.09%。在物资管理方面，医用耗材2012年采购量996万元，2013年采购量1124万元，随着医疗业务的不断增长，采购金额比例呈现逐年增加的趋势。目前我院高值医用耗材基本实行零库存管理，低值医用耗材仍然占用医院大量的流动资金。在实施VMI之前，我院与供应商之间交易的流程是由采购部门根据临床科室申购的品种，参考中标价格，选出最适合自己的供应商后进行相应的采购。供应商凭借连续跟踪医院的库存状态，快速地响应临床的需求。为了提高库存管理的有效性，我院通过实施VMI，降低供应链库存费用，避免医用耗材缺货，提高库存周转率，实现双方互赢互利，以最低的采购成本满足医疗活动经营周转的需要，创建高效低成本的医院全面运营管理体系很有必要。

1.2 VMI在医院医用耗材管理的国内外发展现状及趋势

供应商管理库存（Vendor Managed Inventory，VMI），是体现集成化管理思想的一种库存管理方式。这种库存管理方式改变了传统的库存管理模式，其基本思想在于将库存向供应商开放，供应商在医院的授权下设立库存，拥有库存的控制权，代医院管理库存，充分适应市场的需求，是一种新的库存管理思想。

自从20世纪90年代中期大型超市首次运用VMI模式后，VMI被认为是一种能够非常成功地减少库存成本的管理方式，因此在库存管理中VMI变成最重要的库存管理方式之一。目前，VMI已经在PHILIP、沃尔玛、IBM等大型跨国公司得到了广泛的应用并获得了极大的收益。最近国内企业也掀起了研究和应用VMI的高潮。然而，VMI在国内的应用还不成熟，仍处于探索阶段，并且主要应用于供应商和制造商、供应商和分销商之间，在医疗行业应用得还很少，但就库存管理长期发展而言，VMI思想在医疗行业的应用将是必然的趋势。

目前国内医用耗材物流管理现状存在采购流程单一、供应与库存的矛盾、物流管理技术滞后的特点。在采购流程方面，医院耗材采购绝大部分通过供应商来完成，中间环节较多，存在相当一部分二级乃至三级经销商，增加了采购成本；在供应与库存方面，随着医院经营规模不断扩大，新增耗材种类增多，带来了管理不便，导致过量库存增加了仓储成本占用大量资金，增加了财务风险；在物流管理方面，由于信息化、自动化程度较低，响应时间较长，规模化、专业化程度不高，导致物流成本较高。医用耗材使用量大、覆盖面广、品种多、规格型号复杂、专业性强，造成管理难度大。医用耗材大体上可以分为低值耗材和高值耗材，由于高值耗材价格高、用量相对少，大部分医院都采用虚拟采购的形式，按照高值耗材的分类，定期进行集中采购，通过对供应商资质审验、价格谈判、跟标等，统一制定医院高值耗材供应目录库，目录力争涵盖可能使用的多种不同耗材，签订采购意向书，确定供货商和最终价格，作为今后实际采购使用的依据，基本上库存量少、占用资金小。但低值耗材相对高值耗材而言价格低，使用量大，覆盖面广，往往采用集中采购模式，医院物资库房在仅局限于财务管理框架下的运行方式，与日益发展的医疗技术和扩张的医院规模不相适应，仓库只管账物相符，普遍出现采购物资的过剩、积压、淘汰、缺货等情况，造成占用资金多，物资消耗的运行成本高。在不影响临床需求的前提下，尽量减少库存、合理确定经济批量、降低采购单价、降低医疗成本、加快资金周转等，必然引起医院管理人员的高度重视，也是医疗市场竞争下寻求发展的必然趋势。我院根据VMI已经在PHILIP、沃尔玛、IBM等大型跨国公司广泛的应用模式，改变现有的医用耗材物流管理方式，研发供应商管理库存（Vendor Managed Inventory，VMI）模块软件系统，整合现有的医用耗材供应源，探索医用耗材管理新的模式，使供需双方的成本都获得减少，满足医疗活动经营周转的需要，是医院物资管理中较好的新模式。

2 目前医院医用耗材库存管理的现状

2.1 采购管理

医院采购管理部门采购物资时，重采购，轻管理，往往以经验管理代替存货成本管理。对采购的物资可行性和效益分析不够重视。计划预测不准，与实际用量相差甚远，经常补货、借货从而造成库存物资大量积压，占用了大量的流动资金，影响了资金的周转速度。在传统的库存管理模式下，供应商通过医院采购计划来确定自己需要的物资和数量。医院只有在有需求的条件下，才将采购计划传送给供应商，不会和供应商共享其需求和存货信息。计划的投放时间和数量大小，以及计划的需求时间全部由医院确定，供应商只能被动地接受计划。

2.2 库存管理

采购工作与库存管理权限、职责不够明确，职能非常分散。采购工作由库存管理人员直接代办，有些经办人员缺乏责任心，易产生走过场现象，致使采购工作和库存管理环节相当薄弱。医院内部科室成本核算不够完善，各领用科室没能明确专门的物资管理人员；不需要用的部分物资随意转移，医院上下级或同级之间的调入、转出缺乏必要的划转手续，造成医院物资管理混乱，物资流失责任不明。医疗科室希望多招收医务人员以减轻工作量，而领用的耗材却没有相应完善的内部成本控制，结果耗费了大量的人力、物力却没有提高医院的经济效益，投入大于产出。实行“以领代支”模式确认科室成本。

2.3 财务管理

财务部门和库存管理部门各自为政，财务部门管账不管物，库存管理部门只管物明细账却缺乏必要的财务知识。部门之间信息沟通不够，影响财务成本核算数据准确率及医院经营发展分析决策数据。

3 VMI在医院物资管理中的应用

（1）开发VMI信息管理平台。研发VMI模块信息系统，实现财务成本一体化的管理，使医院的经济活动信息充分共享。

（2）医院遴选供应实力大、信誉好的供应商、核定配送物资有关证件及价格，签订协议并具体实施VMI。

（3）VMI进行物资计划、采购、库存管理。在VMI模式下，供应商负责订单的投放，医院只提供需求预测和要货申请，供应商可以实时地了解医院的库存水平，也可以掌握医院存货的消耗时间，地点和数量。订单的投放时间和订单批量大小由供应商确定，并按照客户需求日期进行补货。供应商根据双方的协议，确定库存计划。实现采购过程管理，管理到采购的量、价、质，体现出最优化的采购流程。供应商和医院双方都参与到库存管理中去，使供需双方共享库存信息，对物资存储的高低限进行控制，并实时报警，降低物资存量水平，减少库存资金占用；进行多级库房管理，对于供应室、手术室、检验科等材料消耗大户的材料进行有效管理，并监控材料的消耗、使用和收费，体现实耗实销管理方式，使得成本核算更为准确，符合责权发生制。

（4）医院实行网上物资请领、统一配送。医院信息管理部门设定科室网上的局域信息，对各科室消耗材料每天的实际使用量进行审核，对于已使用的材料及时给予补充；临时急用材料由科室申请。各使用科室通过VMI信息系统物资请领申请物资，仓管员打印出库单，经物资配送人员审核实发物品，由配送人员将物资配送至各病区，科室物资主管验收并在出库单上手工签名确认。由于无须医护人员往返仓库，而统一由配送人员配送，可节省科室大量的时间，使后勤服务工作更加落实到位，真正做到了将“医护人员还给病人”。

（5）VMI的账务结算。供应商管理库存模式，意指供应商与医院，两者共享医院的库存数据及需求预测，供应商根据需求预测对客户进行连续补货，医院每月以其最终用量对供应商结算并付款，未耗掉的库存仍算供应商的库存。加快供应商周转资金，有利医院及时开展医疗业务。

4 VMI在医院物资管理的效果

4.1 形成财务成本一体化

VMI采用财务成本一体化的理念，通过系统集成数据的自动转账自动进行分类、分科、分项目的多维度核算，并在会计核算处理直接生成会计凭证的同时，实现对医院科室成本、项目成本等数据的核算处理，使医院财务管理系统与成本核算与控制系统实现有机集成，为医院解决了管理信息“孤岛”，提高效率，降低资源耗费，全方位掌握医院管理信息，为医院经营发展提供有效的分析决策数据。

4.2 实现了零库存

通过VMI服务，能够有效地减少我院医用耗材库存量，提高库存管理效率，降低仓储成本和损耗风险，实现零库存、零损耗的目标；同时能够帮助供应商缩短供货相应时间，提高资金周转效率，降低交易风险与交易成本；与供应商建立更为密切的合作关系，提高需求的响应度，增强供应链的持续改进能力。这种VMI管理模式在国内同行业内领先，是医院物资管理中较好的新模式。

4.3 VMI在医院物资管理中产生的经济效益

①减少物资库存量，提高存货周转率。②优化业务流程，减少内部作业成本。③降低采购订单、发票、付款、运输、收货等交易成本。④与供应商建立更为密切的合作关系，提高需求的响应度。

4.4 VMI在医院物资管理中产生的社会效益

医院能够以最低的采购成本满足医疗活动经营周转的需要，创建高效低成本的医院全面运营管理体系，增强医院在医疗市场中的竞争力，将产生良好的社会效益。

总之，医院物资管理通过VMI的运用，实现了真正零库存，加快了资金周转率，降低了管理成本，既减少了占用资金和损耗，又能满足临床需求。零库存物资管理优势明显，利大于弊，但是也对操作人员提出更高要求，管理人员必须业务娴熟，对VMI信息管理掌握熟练，责任心强，才可以化弊为利。