招标代理业务运营发展阶段与信息化研究

2015-05-30张凤鸣

商 2015年34期

张凤鸣

摘要：根据招标代理机构的服务深度和专业水平，可分为三个发展阶段，依赖现代信息技术是招标代理机构提高服务层次的必经之路。本文根据目前招投标行业阶段性发展以及当前国家电网公司系统招标代理业务现状，探讨信息化后（即电子商务平台上线应用后）招标代理业务运营模式转变，重点分析招标代理机构应具备的能力和应做好的准备。

关键词：招标代理业务；运营管理转变；信息化

1.研究背景

随着招投标行业的发展进入新的阶段，原有的相对单一、分割、粗放的程序性代理服务已经不能满足当前物资采购工作的要求，招标代理业务面临着全新的挑战。在《招投标法实施条例》颁布和国家电网公司电子商务平台上线应用的两大背景下，深入研究招标代理业务运营管理模式转变能够实现固化规范的采购流程、以结构化为基础的高效评标、统一可视的合同管理、高效的供应商协同、完善的供应商绩效管理、全面的采购过程监控与完整的采购数据分析，对提升物资采购管理的质量和效率具有重要意义。

2.招标代理业务发展历程

2.1程序性服务阶段。招标代理机构遵循国际规则、惯例和中国的法律法规规章，严格按规定为客户提供程序服务，如发布招标公告（资格预审公告）、发售招标文件（资格预审文件）、组织现场踏勘、开标、组织评标、发送中标通知书或中标结果通知书等。编制的招标文件是单一粗放的，很难编制出适用于特定招标项目特征需求的招标文件或招标方案。这种服务对于招标人的价值，主要在于满足内外部监督等方面的需要。

2.2专业型服务阶段。招标代理机构在完成上阶段程序性服务的基础上，进入客户的采购执行流程，为客户提供个性化的招标服务，包括前期策划、潜在投标人分析、招标文件（包括技术标书）编制、协助签订合同、合同履行跟踪、中标人后评估等专业服务。提供该层次服务的招标代理机构会集中在某个专业或行业并配置相关专业人士深入研究，积累大量同类项目的数据和专业操作经验，提供比一般代理更为专业、更深层次的差异化服务。

2.3顾问式服务阶段。招标代理机构进入招标人的采购管理流程，为客户提供采购方式策划、招标管控模式和制度体系梳理等管理咨询顾问服务。提供顾问式服务要求招标代理机构不但要精通招标业务，还要熟悉成本管理、价值链管理、供应链管理等理论和实务。因此，引进信息化管理手段，把业务人员的时间和精力从琐碎、事务性的工作中解放出来，充分发挥从业人员在专业知识、信息技能和实践经验等方面的积淀和效用。

3.国家电网公司集中规模招标采购代理业务发展历程

2005年以前，国家电网公司实行各网省公司分散采购。招标代理由各网省公司分别委托省内招标代理机构完成。

2005-2012年，实现220kV及以上输变电工程主要一次设备/材料、二次设备集中规模招标采购。招标代理由总部统一委托完成。

2013以来，随着电子商务平台上线，由于招标采购管理范围不断扩大，建立了计划、采购、合同履约、质量监督等覆盖全供应链各个环节的统一管理方式。进一步实现全网物资管理工作标准化、管理流程信息化以及上线采购模式多样化的目标。

4.电子商务平台应用后招标代理业务运营

4.1招标代理业务运营内容及特点

4.1.1物资采购管理

（1）物资采购管理整体设计及物资采购管理与其他业务模块的集成关系

电子商务平台物资采购管理借鉴了以往物资招标采购的成功经验，依托信息化手段着力提高招标与采购工作质量和效率，大幅减轻招标投标评标劳动强度，实现流程统一、过程受控、全程在案、结果公开、永久追溯的电子商务平台采购模块功能。

其首要梳理了招标、投标、评标文件中可结构化的要素并收集整理、归并、合并，形成结构化模板库。进而实行：1）采购标准与招投评标文件的结构化，实现招标文件要求、供应商应答内容的数据化，实现计算机系统高效辅助招评标；2）建立供应商年度资质业绩核实机制，形成经核实的年度有效的资质业绩核实证明结果，并向供应商发资质业绩认定证明。物资采购管理与其他业务模块的集成关系见图1。

（2）信息化后物资招标采购新型业务内容

1）在覆盖招标业务全流程的过程中，采购业务执行层需熟练掌握并根据不同采购策略配置使用各种不同类型的模板库。a）结构化招标文件需使用适用于各种不同类型设备、材料等物资的商务招标文件、技术通用/专用规范、法律部门颁布的多套合同范本等三大模板库；b）结构化初评阶段需使用：初评废标参数模板库、初评废标原因及废标模板库、初评细则模板库、供应商库（供应商的资质业绩信息及不良行为记录）；c）结构化详评阶段需使用：详评细则模板库、价格计算公式模板库、评分排序规则模板库、详评系统评分参数模板库、供应商库（供应商的资质业绩信息及绩效评估信息）。

2）系统上线后优化与完善招标采购运作方法策略包括：a）开展供应商资格业绩年度核实认定，作为现场评审依据，提高评标资格评审工作效率；b）建立附带评审分数的评标专家库，组织专家开展年度评分，评标时抽取使用。

3）采购策略研究。招标代理机构结合各项目进展，随时跟进计划及统计工作，实现计划及统计分析贯穿招标采购项目全过程，形成有针对性地分析报告。拓展统计分析范围和深度，为决策、策略调整提供了有利数据支撑。

4.1.2电子商务平台运维管理

（1）运维管理整体思路。电子商务平台运维管理包括业务运维、系统运维、软件运维三大部分。其中系统运维及软件运维由信息化管理部门负责，业务运维包括：采购标准及物料主数据运维管理、供应商主数据运维、专家主数据运维等与招标采购密切相关的内容。

（2）采购标准及物料主数据运维。采购标准与电子商务平台的其他重要数据对象，如招标文件模板、评分模板等均存在十分密切的数据连接；且采购标准的运维工作也与招、投、评三个方面的反馈信息相关联，由招标代理机构牵头与其他相关单位共同负责采购标准的运维。

（3）供应商管理。供应商管理包括以下内容：1）建设完善的供应商管理体系，对供应商实行覆盖注册、资质业绩评估、绩效评估、不当行为处理、分类管理、供应商发展、反向评价和供应商服务中心的系统化管理；2）建立科学、有效的供应商资质业绩评估体系和绩效评估体系，为招标采购业务提供数据支持；3）建立供应商分类管理和供应商发展战略，以产品质量为导向开展供应商关系管理与发展。

（4）专家库的建设。建立规范、系统、全面的评标专家库是招标代理机构专业化、技术化优势的依托。线上应用的专家库结合不同业务需求坚持依法建库，科学建库，统筹规划专家库构架及专业划分，构造严格的专家入库、分类、评价、考核、晋级、淘汰的统一管理机制。

4.1.3物资计划管理

物资需求计划都通过网省ERP系统的通道进行数据传递，完成相应审批操作后，通过总部ERP系统与电子商务平台的横向集成接口传至电子商务平台上，批次计划上传至电子商务平台后，招标业务人员可根据实际情况补充或修改采购批次中的相关信息（如批次名称、公告发布时间、开标时间等）。同时，电子商务平台具备按需创建新的采购批次并将已有采购批次转换至新的批次下的转换功能以满足业务需要。

同时，招标代理机构直接面向最为全面的供应商市场环境，直接掌握上述物资计划属性管理所需的基础数据及市场变化情况。再将如参考价格和供货周期等历史数据情况反馈总部系统并固化至ERP系统。

4.1.4合同管理

全部中标结果均通过电子商务平台自动互传ERP。招标代理机构具备查找、分析、判断电子商务平台-ERP回传接口问题的能力，并向物资管理部门提出解决建议。由于合同条款是招标文件的重要组成部分，且在招标采购的全过程应用，因此在实际招标采购业务及采购策略研究中，招标代理机构需根据外部市场情况的变化，对合同条款提出修改意见和建议，不断动态优化合同要求，满足实际工作需要。

4.2未来从事招标代理工作应具备的能力

4.2.1招标代理机构法定能力

根据招投标法规定，招标代理机构应具备营业场所及相应资金、专业人员及专家库三大法定要件。

4.2.2招标代理机构及其人员特定能力

（1）招标代理机构能力

随着物资招标采购管理的深入，招标采購相关业务的工作标准化、流程信息化程度不断提高，招标代理机构要将自身定位为物资供应链管理先进理念的探路人，提供顾问式采购服务。招标代理机构必须拥有支撑电子商务平台运营管理的组织架构、内控机制及从业人员。

未来招标代理机构应具备的专门能力包括：

1）通过对组织结构、岗位职责等调整，推进采购服务的专业化与标准化。

2）承担供应商主数据管理、采购标准管理等新工作，并形成电子商务平台关键业务运维能力。

3）“组织架构优化”项目设计的组织架构优化实施方案，并与电子商务平台的上线策略协调一致。

（2）招标代理机构从业人员能力

招标代理机构从业人员除应具备熟练的招投标法律法规、业务流程知识，达到招标师资格要求外，还须兼具以下三方面的专业化技能：