基于事业单位的人事档案收集问题探究

曹炜炜

[摘要]人事档案收集工作是人事档案管理工作的起点和重点，是整个人事档案管理工作的一个重要环节。然而，目前人事档案收集工作中存在档案意识淡薄等诸多问题，而这些问题的存在直接影响到日常人事档案管理工作的质量。文章指出了事业单位人事档案收集过程中遇到的常见问题，分析了其原因，并进一步结合日常工作实际提出如何解决这些问题，进而做好人事档案收集工作，更好地为干部选拔、任用提供服务。

[关键词]事业单位；人事档案收集；档案意识

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537210

1引言

随着我国人事制度改革的不断深入，事业单位的人事档案管理问题已成为不容忽视的重要课题。而人事档案的收集工作是人事档案管理工作中的关键环节，不仅对人事档案工作的进程有着重大影响，而且人事档案收集工作的质量直接关系到单位集体及广大职工的个人利益。网络信息时代，随着社会经济的发展，很多新情况、新问题不断涌现，加之历史原因等各种因素的影响，人事档案收集过程中普遍存在档案意识淡薄、档案材料缺漏等问题，这些问题给整个人事档案管理工作带来了一定的负面影响。因此，我们必须以科学发展观为指导，更新档案收集理念，正视当前存在的各种问题，探究目前人事档案收集中存在的问题，并积极探寻出对症的“药方”。

2人事档案收集工作中存在的问题

21档案意识淡漠

档案，对大家而言并不是一个陌生的概念，可是，至今很多单位仍普遍存在档案意识淡漠、对干部人事档案不够重视等现象，具体表现为：对档案工作的意义和价值认识不够，不明确档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用干部的重要来源。如，有的人不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等材料及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。实际生活中不乏这样的例子：有的人竟然不知道自己的档案在哪，直到用到的时候才想到档案这回事，可是当想起来的时候，已经时隔多年，很多档案材料是无法弥补的。

22材料缺漏严重

近年来，人员的流动性越来越大，很多单位的新进人员（包括新考录的事业单位人员、公务员）中不乏高學历、高职称。但在人事档案的整理过程中，经常会发现：这些人当中大部分档案材料不完整，缺漏现象严重，有的是缺入党（团）材料，有的缺年度考核表、工资变动表等。究其原因，主要有以下几个方面：①由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位档案管理人员不稳定，管理档案的人员变动频繁，缺乏工作交接，致使新来的人对档案业务一知半解甚至全然不知，造成人事档案材料缺漏严重。②大部分从事档案收集工作的人员没有经过正规的档案管理教育与培训，对人事档案收集的要求并不明确，导致档案材料的收集混乱。③有的档案材料形成单位诸如职称审批机关等部门，没能将存档材料及时移送管档部门归档，更有甚者自认为应由本单位保管；还有的单位甚至对收集的材料不能及时整理，致使档案材料多年未归档，内容空泛。另外，由于很多单位平时不注重对档案材料的收集、整理，也成为影响档案材料完整性的瓶颈因素。

23管理人员专业性不强，业务不熟

很多单位无专职人事档案工作人员，从事档案管理的工作人员大多是兼职的，而且存在人员不稳定的现象。由于他们平时工作繁忙，很多其他事务性工作占据了大部分时间，造成了这些人员的业务专业性不强，致使他们对档案工作缺乏主动性，明显存在“坐等别人送什么我收什么”的现象。同时，这些档案管理人员很少有时间参加专业知识的学习，以致业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在不该进而进档、该进而不进档，装订顺序比较混乱等问题，严重影响了人事档案的利用效果，使档案失去了反映客观情况的价值，给干部提拔、任用等带来诸多困难。

除上述问题外，收集归档制度不健全，执行不严格，收集归档工作不及时，收集归档材料不全面、不准确等问题也是当前人事档案收集过程中普遍存在的问题。这些问题的存在，不仅使人事档案不能准确反映一个人的真实情况，而且严重影响了人事档案的社会价值、经济价值和服务社会的作用的发挥。

3加强人事档案收集工作的对策

为充分发挥人事档案的作用，保证档案材料的齐全、完整、准确，针对当前收集档案材料存在的问题，应着力做好以下几个方面的工作。

31加大宣传力度，增强档案意识

针对目前档案意识淡薄的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，并注意探索档案宣传的方式方法，力争把档案理念的宣传贯穿到平时的档案工作之中，做到工作与宣传同步。具体而言，我们可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，通过把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中树立正确的“档案理念”。同时，在平时的档案管理工作中，随时随地以大家容易接受的方式向他们灌输档案知识，让他们在潜移默化中知道档案在日常工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，让“档案”成为大家头脑中的常识性概念，使“档案工作”成为大家的共同职责。

32加强收集力度，确保档案完整性

为防止档案材料缺漏，档案管理人员应加强收集力度，收集材料时要逐份进行登记，并在日常的档案材料收集过程中，做到平时收集与定期收集相结合，积极搭建人事档案材料收集网，切实把收集工作做细、做实，保证归档材料齐全完整。同时，在平时的人事档案管理过程中，要注意查缺补漏。如，档案管理人员在收到新转入的人员档案时，要认真清理、核实档案材料，及时发现有无缺漏材料，发现问题，马上与当事人取得联系，从而及时补充完善当事人的档案材料。同时，各档案材料的形成部门也要建立完善相关的档案收集制度，并将形成的档案材料主动及时地送交人事档案主管部门，而且要对档案中缺少的材料给予协助收集补充。当然，人事档案管理部门应对相关部门和人员的收集工作加强监督指导，督促各单位及时送交入档材料，并检查入档材料的质量，保证归档材料齐全完整。

33加强管理，提高档案管理人员的业务素质

管档人员的素质直接影响到档案收集工作的质量，档案管理部门要积极探索主动服务、快捷服务的新方法，要切实加强对档案管理人员的管理和专业化培训等工作，从而大力提高他们的专业素质，为他们服务水平的整体提高提供保证。具体而言，可通过定期对他们进行有关档案知识的培训，加强他们的计算机应用能力及人事档案管理系统软件的技能，使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应当今信息化要求的合格档案管理人才。同时，可以在各级部门、各基层单位建立兼职档案员制度，并派专人担任档案员，保持人员的稳定。与此同时，档案收集人员必须要树立高度的工作责任感和历史使命感，充分调动和发挥工作的积极性和主动性，善于在人事档案的收集工作中分析问题，寻找规律，并能灵活运用各种收集方法，全力做好人事档案的收集工作。一方面，人事档案管理部门应改变工作方式，变被动接收材料为主动催交与被动接收相结合。另一方面，相关单位及档案工作人员应将人事档案的收集水平提高到一个新的高度，变被动为主动，只有主动出击，才能把收集工作做得更细、更好。

4结论

人事档案管理部门及所有管档人员应该树立正确的“档案观”，在档案收集工作中融入以人为本、全面、协调、可持续发展的理念，进一步完善我国的人事档案管理机制，积极构建覆盖范围广、全面立体的人事档案收集网络，努力实现人事档案收集工作的科学化，使之能够更符合经济、社会发展的需要，更好地服务于干部选拔和任用等档案利用领域。