财务档案管理中存在的问题和对策探究

杜巍　叶娜　余雪花

摘要：无论是企业单位，还是事业单位，财务档案管理可以说都是财务系统深入开展的重要环节；都具有举足轻重的作用，它是财务工作系统的重要组成部分，也是作为事业单位进行和开展一些活动的有效基础。社会在飞速发展，财务档案管理工作也随着社会经济的发展跨进一个新的历史时期。为使财务档案管理工作更完善，本论文将财务档案存在的一些问题进行探讨研究，希望能为创新财务管理工作体制提供一些建议和措施。

关键词：财务档案管理 制度 问题 对策

0 引言

对于企事单位所从事的经济活动中所需的财务活动的信息进反馈和整合所作系统化的财务信息，就是财务档案，它不仅是所有企事业单位进行发展决策和规划的重要信息来源，更重要的是，它是所有企事业单位进行经济活动的信息来源。对于企事业单位财务方面的管理与整合，主要是体现在财务档案的管理。财务档案管理的合不合理，对于企事业单位有着举足轻重的作用。

1 有效实施财务档案管理的重要性

财务档案是企事业单位作为社会经济活动的客观反映，它是企事业单位的财务方面的重要组成部分，它系统地记录了企事业单位的原财务资料的归类、整合以及具体的经济信息；它对于企事业单位发展起着很重要的作用[1]。

首先，随着时代发展，信息也在不断地完善，信息资源则是信息时代最宝贵的财富，而财务档案反映的是一个企事业的单位的经济信息，它可谓是一个企事业单位的重要信息，对于企事业单位的发展有着举足轻重的作用，因为如果顺利有效地进行财务档案的管理，会为企事业单位的财务和经济奠定良好的基础。所以，有效地进行财务档案的管理对企事业单位的发展有着重大的意义。

其次，从财务档案管理角度讲，企事业单位相关的一些高层决策所需要的依据是财务档案提供的，企事业单位的一些经济开销及重大的经济活动，都会在财务档案中体现出来的。财务档案会真实有效地将单位的财务信息分析、整合、归类地反映出来，甚至可以将以往的经营状况反馈出来，它反映的财务信息对于企事业单位的管理层作为经营决策，不但具有非常大的借鉴意义，还具有更重要的参考依据。

最后，作为企事业单位制定预算的基础，可以说根据财务档案更合适。无论企业单位，还是事业单位，它的开源节流都与财务档案的有效管理息息相关，只有进行有效的财务管理，企事业单位才能获取良好的经济效益。无论企事业单位的大小，这个单位平时的收入和支出以及单位的重大的经常活动和支出都会体现在账务档案上。所以说无论对于企事业单位的优化升级，还是单位的管理改善，有效地进行财务管理都非常有利。

2 目前财务档案管理中存在的问题

2.1 制度陈旧，有待创新

财务档案管理中的问题，首要的始作俑者便是制度和体制的不完善所导致。由于企业单位经营自主的相对独立性以及近年来事业单位实行以合同制等具有企业单位色彩的体制改革，使得单位内部对财务档案管理的方针向倾向于来自于领导人方面的主观化管理，从而忽视了依靠法律和制度方面的管理原则。很多单位中关于专职的档案管理机构和人力资源是明显不足的，从而使得法律制度成为一纸空文，即便遵守，也难以付诸实践。在制度创新的引导之下，只有少数企业才能做到针对财务档案制度的管理活动，而且组织起来也是不講章法。

2.2 执行力弱，需要加强

制度方面的健全力度不足，换来的便是工作人员在财务档案管理方面的执行力弱化的不堪现状。由于制度的不够完善与人力资源的不足，很多领导并没有真正对这一工作模块予以高度重视，这又为很多工作人员的内心滋生了应付了事的思想。企事业单位在具体的工作环节中做不到真正对档案实施有效管理，尤其是在细节工作中，不能根据相关法律的基本要求对财务管理中产生的各类档案进行立卷、归档和保管。造成的直接负面影响，不是事业单位中该入档的档案不能够及时合法地入档，就是企业单位中财务档案中的一些商业机密在管理执行力不足的情况下被泄露，使得企业在竞争中处于下风地位。

2.3 安全风险系数高

不论是事业单位还是企业单位，财务档案管理进行有效践行，都具备着相同的制度动机，那便是财务档案信息的安全处理。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，其余的部门大多在这个环节的工作中需要层层审批才得以实现，为的就是这个安全问题的绝对保障。很多单位在具体执行的过程中，虽然有制度在先，实际的管理环节上由于人情因素的困扰磕绊，大凡体制内的工作人员都具备着查阅档案的机会，甚至在必要时刻能够做到复制粘贴甚至是外借，这就导致了档案保密程度的降低，风险得以大大地提高。这便使得到了关键时刻查阅起来十分麻烦，不能够为社会人员提供便捷的服务。安全风险系数的增大加上服务设施的老化，使得财务档案在单位中形同累赘[2]。

3 财务档案管理的相应对策

3.1 健全制度机制

针对企事业单位的财务档案管理过程中出现的问题，为了加以解决，务必要实现各个击破的对策。首先在制度创新的方面，要做到针对现有机制的改革。而如欲实现制度创新，首先要解放思想，积极推进理论创新。档案管理工作人员首先要养成学习的精神，重温《会计法》、《档案法》中的相关规定，领悟其中的法制精神。在各种学习培训活动展开的基础上，领导部门也要积极听取档案部工作人员的建议，针对制度创新意见加以统筹，全新实行崭新的档案管理程序。

3.2 强化责任意识

执行力度的不够，实质上便是财务档案管理方面的不足所导致。所以在具体的管理过程中，加强对工作人员的责任意识的灌输自然是必不可少的。首先在责任强化的过程中将绩效考核纳入管理机制的体系之内，企事业单位都需要这样的一环，其中事业单位中针对医院、医保中心以及高职院校等尤其需要如此[3]。对工作人员诉诸必要的奖惩措施，才能在根本上提高管理力度与工作效率。其次，要加强针对财务档案管理人员的监督力度，只有在监督机制健全的基础上，才能保障工作责任的透明化，并促使工作人员养成一种良性竞争的意识。

3.3 规范管理程序

最后在安全风险的抵制和缓解方面，规范管理程序以实现强化保密措施，这样一来能够保证财务信息的完整化，二来能够在经营管理中合理利用财务档案，为企事业单位提供最大限度上的便捷服务。管理程序的布置要打破人情的桎梏，实现制度第一的原则，进行对档案的保密措施，针对泄密的潜在行为也要适度实行“轻其重罪”的理念，对于这种损害单位机密的行为予以严惩不贷，才能保障财务档案信息管理的效益最大化。

4 结论

企业单位在当今市场经济和金融体系中发挥着越来越重要的作用，事业单位如今也在一点点朝向企业管理的流程予以改革，溯及到财务档案以及其他档案的信息管理方面，无疑都是十分重要的。作为企事业单位工作中的重要组成部分，领导部门要加大档案部门的人力资源管理和制度创新，才能有效支持企业的效益或提高事业单位的工作效率。

参考文献：

[1]夏燕.基于过程方法的会计档案质量管理初探[J].商业文化，2012，2（3）：75.

[2]宋常.财务风险防范[M].北京：中信出版社，2012：85-92.

[3]徐建.浅谈高校会计档案管理方法[J].达州职业技术学院学报，2012，1（1）：35-39.