档案资源的保护与利用

张慧

档案是人类社会活动的一个重要产物，也是人类社会发展的重要资源。保护和利用好档案资源对社会政治、经济、文化等各领域的可持续发展具有重要意义。社会政治和经济的保护，充分利用档案资源，可持续发展，文化等各个领域有着重要的意义。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是历史的真实记录。档案以其来源的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案资源，重要的是对档案载体的保管保护，使其内容在安全环境中保持完整性连续性可持续性。同时，重视其资源所含信息的开发利用，实现档案资源共享。保守国家机密是我们每个公民应尽的义务，也是档案管理工作人员的神圣职责。在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案资源得到充分合理的利用。

立档案资源管理制度，以法对档案资源进行保护

规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合《档案法》要求，符合国情、行业特点和档案管理实际，以适应本地，本单位档案管理的需要。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。坚持制度执行的严肃性，档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

立档案资源利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度。对未公开的档案资源要认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

规范档案资源利用方式，避免不可挽回损失。档案的利用不能无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密码”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

建立档案“副本”，以防重要信息资源的丢失。对重要的档案信息资源建立副本，通常的做法是同一档案的电子档案和纸质档案以及所属的实物同时提交保存归档，对电子档案还要进行备份。

改善档案资源保存环境

按照国家有关规定单独兴建档案库房，并对原有档案库房进行改造，实现档案库房的现代化，数字化，自动化。对于非专门档案部门也应设立专门的档案室或档案库。不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

在阅览室、阅读室等档案利用场所应采取防紫外措施。档案库及查阅档案等用房均应消除或减轻紫外线对档案、资料的危害。天然采风的档案库及其他业务技术用房应选用防紫外光玻璃和采用遮阳设施，防止阳光直射。档案库及查阅档案等用房采用人工照明时，宜选用乳白灯罩的白炽灯，如果用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。

严格控制对纸质档案原件的复印利用，引进更为先进和高效的复印方式。纸质档案原件，特别是保存年代较为久远的档案原件，其自身的理化性能较为脆弱，复印机光源高强度的照射会对其造成严重的伤害。目前主要是以复制件代替原件的方法，并进行定期的检查和做拷贝。

纸质档案数字化。采用对纸质档案无害的档案录入设备，选用容量大，兼容性好的光盘存储器。最大限度地减少档案对空间的占有，将档案编录于数字程序，使档案应用更加方便，并延长档案的保存使用寿命。

通过馆藏目录数字化，建立馆藏目录查询系统，建立各类全文数据库、多媒体数据库，建立以电子计算机、数据库和网络为基础的现代电子型档案信息服务模式，通过扩大收集文本、视频、声频等数字信息，做好电子文件归档工作。努力做好各种重大纪念活动、重大事件及社会的热点新闻的有特色的档案专栏，对信息加以组织、整理，建成各类档案数据库。

档案资源的开发利用

知识经济时代到来，社会对档案资源的需要量与日俱增，要求档案打破地域，行业，部门界限，建立互联网络和信息平台，实现档案资源的共享。

对现有档案资源进行鉴定分类和解密，对那些没有保密意义的该降低密级的降低密级，该解密的解密；对需要普及的档案资源纳入普及系统，有些技术知识性的档案资源纳入信息检索系统便于查阅。

建立集成系统，增加档案资源的储存量。增强综合开发利用功能，全方位、多角度、多层次地开发档案资源，实行一体化管理，形成档案资源的管理网络，以保证档案资源的充分利用。

应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案资源的利用率。用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

注重档案资源的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发利用档案资源打好质量基础。对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案资源奠定检索基础。建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学利用档案资源的需要。

档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

（作者单位：潍坊学院）