浅议如何运用学籍档案为高校学生做好认证服务

胡晓彤

【摘 要】学籍档案是高校档案馆藏的重要内容之一，各高校的师生

出国、工作、就业等诸多方面都需要通过查考学籍档案出具权威性的认证材料。认证服务已成为学籍档案利用价值的主要體现方式。本文通过加强档案认证服务工作的管理手段和工作环节，实现学籍档案资源的开发利用。

【关键词】认证 认证服务 学籍档案

中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.07.218

学籍档案是高校档案馆藏的重要内容之一，也是高校学生一生中的第一份档案，它是一个人学生时期的学习、生活和基本素质的原始记录，是非常宝贵且不可再生的资源，具有法律凭证的作用。何加强学籍档案管理工作，使学籍档案在认证服务工作起到应有的作用，是高校档案管理工作者要思考的问题。

一、档案认证工作是一种社会需求和以人为本的价值体现

随着世界范围的金融危机的蔓延、国内就业压力的增大，高校毕业生出国继续深造、工作的人数逐年上升，使我国成为“留学大年”，学历认证工作已经成为一种社会需求，为毕业生出国深造提供认证服务已成为高等学校档案工作的共性问题。这种社会需求主要反应在四个层面：一是政府层面开展认证工作以满足来自社会的需求，为了进一步维护国家学历制度和学历证书的严肃性；二是各专门行业对认证工作的需求，如会计师、工程师、营养师、评估师等专业技术型人员资格认证的需求；三是国内外各专业机构对认证的需求，如国外三大认证机构对来国学习深造的我国留学生进行学习资质的认证。四是个人对认证的需求，如个人申请科研基金等实际需求而对本人申请资格的认证等。这些社会认证需求在高校档案的认证工作主要体现在对“人”的一种证明、认可，高校档案认证服务工作具有个性化的特点，应“以人为本”。

二、档案认证工作是一种诚信活动，也是学籍档案价值的彰显

1.“认证”的英文原意是一种出具证明文件的行动。具体就是由可以充分信任的第三方证实某一经鉴定的产品或服务符合特定标准或规范性文件的活动。这就是说，第三方的认证活动必须公开、公正、公平，才能有效。这就要求第三方必须有绝对的权力和威信，必须独立于第一方和第二方之外，必须与第一方和第二方没有经济上的利害关系，才能获得双方的充分信任。高校档案馆不仅拥有本校所有毕业生的原始记录—学籍档案这一信息资源，同时也是国家认可的第三方的“认证机构”。所以，高校档案馆的认证服务工作是一种诚信活动。

2.档案利用工作是整个档案工作的根本意义所在，体现了档案形成时“以备查考”的原始目的。而档案部门也正是通过档案利用实现了与社会的联系，也只有通过利用工作与社会互动，才能从真正意义上判断整个档案的优劣，才能知道基础工作是否真的切合利用者需求，同时发现工作漏洞。目前学籍档案的利用工作涉及到的有学历、学位、成绩等认证工作，主要集中于人才录用和选拔、出国留学和移民、各种升学考试、专业技能认定及补发学历证明等方面。高校档案馆的认证工作具体内容包括：学历认证工作，即利用学籍档案这一馆藏资源，承担来自驻华使领馆、国内、国外认证机构和用人单位的各类不同性质的毕业生学历、学位、成绩单等认证工作。除直接与国外学校、专业认证机构和使领馆的业务接触外，还负责出具教育部学位认证中心、全国学位与研究生教育发展中心、国内各省教育厅用人单位，各省高校就业指导中心等机构的认证工作；负责出具国外ECFMG 、WES、LSAT等考试认证机构的认证报告等等。高校学历认证工作的流程有接待（来访、来电、来函）、调档和核实、出具各类认证材料等工作环节。高校档案认证工作不仅是学籍档案资源利用的直接体现方式，也充分发挥了学籍档案的凭证价值。

三、档案认证工作需学籍档案材料做坚实的基石

1.当前，学历认证业务主要通过两个途径一是在教育部官方网站查询相关认证信息；另一个是在高校的相关网站上查询。而我国教育部在1991年才开展认证工作，在2001年才建立全国高校毕业生信息网上查询系统，提供的相关毕业生信息只有2001年以后的。这样就出现了有部分认证信息比如自考、成教等其他国家承认学历的教育形式因一些不是个人的原因、问题查不到；还有建国后的高中、大学毕业信息在网上也不能查到等情况。这种情况下，作为记载学生原始信息的学籍档案就发挥了主要作用，高校档案馆也是通过查阅学籍档案完成各种特殊的认证服务工作的。

2.社会上学历文凭造假、贩卖案件时有发生，破坏了国家高等教育学历制度的严肃性，造成了极为不好的影响。

学籍档案是学生时期的一个重要记录，它可以全面了解学生在某个历史阶段中的真实的历史情况。以齐全完整、准确的学籍档案材料为依据，提供可信度很强的认证服务，在毕业生的定职、晋级、出国等方面起凭证作用，就可以有效防止当今社会上不法之徒假造学历证书的恶行，发挥打假的作用。

四、档案认证工作需要建立夯实的学籍资源系统和完善的认证服务体系

1.档案认证工作需要既熟悉档案业务知识，又有服务创新意识的档案人才。同时档案服务人员在认证工作中需树立高度的责任心和敬业精神，要兢兢业业，任劳任怨，不为任何利益所诱惑，秉公办事，热情接待回母校办理出国留学、就业及各种证明的毕业生，为广大毕业生提供优良服务，使毕业生在走出校门后，感受到来自母校的关怀和温暖，为他们的就业、留学提供帮助。在认证工作中还要开拓视野，不断创新认证服务工作方式、方法，提升自身综合的文化底蕴和外语水平，赋予“档案人”新的内涵。

2.加强档案认证工作管理手段和工作环节，制定相关工作规范，为认证工作提供有序工作保障。在一定程度上杜绝和遏制了虚假学历证书在社会上的泛滥，为构建诚信社会、促进用人机制的完善，维护高等学校的声誉，发挥了一定的作用。

3.加强学籍档案现代化管理手段，为档案认证工作服务。

随着人们法律意识的加强，“用法维权”成为一个不争的事实。作为档案提供利用的信息源——学籍档案涉及范围广、数量大、内容复杂，提供利用又需要及时、准确；作为档案提供利用的主要形式——认证服务也呈现由校内向校外、由学校利用向社会利用的发展趋势，这就使得学籍档案朝着规范化、网络化的管理方向发展。运用现代化的手段管理学籍档案是网络化时代的要求，也是高校学籍管理现代化的重要标志。

参考文献

[1]高校档案管理的问题与对策分析 《齐齐哈尔学报》2008年29 李玉萍

[2]浅谈高校档案管理存在的问题与对策 《广西大学学报》2008年2黄锦旺

[3]加强高校学历认证工作的思考 《山西档案》2008年 增刊 石瑛