浅论高校教学档案的管理与利用

摘要：近几年来，随着高校改革的深入推进，教学档案数量与日俱增，教学档案管理工作也越发重要，搞好高校教学档案管理意義重大。高校教育工作者科学管理和运用好教学档案，发挥其应有的作用，对强化教学管理、促进教学改革和提高人才质量都有着至关重要的作用。

关键词：教学档案；教学管理；教学改革

随着高等教育改革的不断深入，高等教育的教学方向、教育理念呈现出多元化的发展特色。作为高校工作中心的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，从而对高校教学档案管理工作提出了更高的要求。高校教学档案管理工作也应按照高校教学规律的要求，重视档案工作的管理与利用，更好地为高校工作与社会服务。

但本文通过调查研究之后发现，目前地方高校教学档案管理工作存在不少严重问题，影响着档案管理的正常运转。文中针对这些问题，提出了一些相应的解决对策，以期加强教学档案的管理，更好地为学校的发展服务。

一、目前高校教学档案管理工作中存在的主要问题

尽管教学档案管理工作是高校教学管理工作中重要的组成部分，但是由于各种原因，目前我国高校在教学档案管理工作中仍存在一些问题，主要表现在：

（一）缺乏完善的教学档案管理制度

由于很多高校没有很好地执行教学档案统一管理的原则，各职能部门和院系的教学文件、档案管理各自为政，缺乏有效的协调机制，出现了文件的形成和归档两方面的脱节，导致档案管理混乱。因此，有关职能部门之间记录不一致的现象时有发生，一些教学档案记录有始无终，缺乏完整性。

（二）管理人员专业素质整体偏低

由于大部分从事高校教学档案管理工作的人员是非档案专业毕业的，因此，这些人员缺乏敏锐的职业嗅觉、较强的档案价值鉴定能力和管理技术，，有的档案管理人员往往身兼数职，部分院系档案管理人员变动频繁，档案管理工作生疏现象较为普遍。某些从事档案管理工作的人员，专业思想不稳定，认为档案管理工作在高校中无地位，难有大的作为。在这种思想的支配下，某些人为应付局面而不去深入学习和研究探讨教学档案的管理之道，使得教学档案管理人员整体素质普遍偏低。

（三）教学档案缺少开放性

传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。由于对教学档案信息的开发利用价值认识不足，教学档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行，形成了与高校其他部门相对隔绝的状态，其服务模式是一种以收集、保存、借阅为主的模式。通过案卷目录、索引来反映档案信息，需要人工查档来传递信息，服务形式呈现被动性，缺乏多渠道、多层次的综合服务功能，没有形成档案管理者和信息需求者之间的良性互动。

二、提高高校教学档案管理与利用的具体措施

教学档案信息资源的开发利用是教学档案管理工作的最终目的和教学档案工作的生命线，也是这一工作联系群众的纽带。只有有效地发挥教学档案的应用价值，把资源优势转化为信息优势，更好地服务于教学和科研工作，才能从根本上促进高校各项工作的发展。具体要做好以下几个方面的工作：

（一）要规范和完善教学档案管理制度

教学档案管理工作作为一种动态的存在方式，要考虑到它与其他工作的相互作用，结合高校教育实践的有关特性和思想理念，应制订、完善教学档案管理工作的各项规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极的进取心。在教学档案管理工作中，做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料所形成的积累资料同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具档案证明同步。这样就可以确保高校教学档案管理目标规范化的实现，从而建立更加科学、规范的教学管理运行机制和教学秩序。

（二）要加强高校教学档案管理复合型人才的培养

随着高校教学档案进入电子化、网络化阶段，对档案人员的人才结构的要求也随之改变。在信息化条件下，教学档案管理人员应成为信息资源的管理者、组织者和信息检索利用的传播者。为此，必须加快培养教学档案管理复合型人才。实用操作型人应该熟练操作微机，了解网络知识，并能够做好文档的存储、编辑、检索、利用等工作。二是制定人才培养计划，确定培养的途径和方法，活化用人机制，制定鼓励人才奋发向上的政策，充分调动档案工作人员学习电子技术、档案理论、行政管理等相关知识的积极性，更新知识结构，提高信息模块和信息存取途径的能力，积极开展高层次的咨询服务，使高校教学档案的资源优势真正转化为信息优势，推动高校档案管理工作步入规范。

（三）要加快教学档案管理工作信息化建设的步伐

档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理转变的过程。它的目标是最大限度地延长档案的寿命，最快捷地提供档案信息。高校档案信息化建设应以信息技术的广泛应用为主导、以档案信息建设为核心、以信息人才为依托，建立起综合保障体系。随着计算机的大量应用，产生了大量的数字化文件，极大地拓展了高校教学档案的内容，同时也为高校教学档案资料的收集、整理、存储、使用和管理带来了新的机遇和挑战。高校档案数字化的发展，意味着教学档案在信息时代的重大转型，高校教学档案管理也将改变过去以纸质档案文献为主的管理模式，逐步转向以电子文件为主的管理模式，它给高校教学档案管理工作带来了新的变化，对工作效率的提高有极大的作用，也对高校教学管理工作走向规范化起到关键性的作用。

【参考文献】

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[4]张亚冰.教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及利用[J]辽宁师专学报，2003（05）.

作者简介：潘利娜，女，（1983，07——），河南开封人，单位：中原工学院，职称，助理馆员，学历：硕士研究生，研究方向：教学论。