对民生档案信息资源共享与远程利用工作的思考

张连星

摘要：本文对民生档案信息资源共享与远程利用工作的必要性及存在问题进行分析，提出统筹民生档案信息资源共享工作的机制体制、构建科学规范的民生档案信息资源共享标准体系、搭建贴近百姓实际需求的民生档案共享与利用平台、建设规范严谨的民生档案信息资源利用安全体系等四个方面的建议。

关键词：民生档案信息资源共享档案远程利用

民生档案信息资源共享与远程利用，是为了应对社会公众对民生档案信息需求的急剧增长，以档案信息资源共享为基础，以提高远程服务能力为突破口，通过运用互联网等技术手段，使利用者能够在最近距离、最短时间查阅到需要的档案信息的现代档案管理体制与方法。目前主要应用于招工、知青、婚姻等民生档案中。

2015年，笔者全程参与了北京市朝阳区档案馆与上海市浦东新区档案馆关于民生档案跨馆异地利用服务工作协议的签署，期间与上海同仁多次沟通，对民生档案信息资源共享与远程利用的认识进行整理，与各位同仁商榷。

一、民生档案信息资源共享与远程利用工作的必要性

（一）档案事业发展的内在需求和必然趋势

中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出，要建立健全方便人民群众利用的档案利用体系，促进资源共享，开展远程利用；国家档案局局长杨冬权在2014年底局馆长会议上中也明确要求，要继续推进档案信息资源共享，开展远程利用，全方位地提升服务民生的能力，方便群众利用。从这个角度而言，只有突破馆际和地域的限制，最大限度地实现档案信息资源的共享和互通，才能真正发挥档案信息资源的作用。

（二）适应社会现实的必然需求

民生档案，作为各级各类国家档案馆馆藏档案的重要组成部分，在保障公民个人切身利益方面具有其他类型档案难以相比的作用。同时，随着我国社会经济的不断发展，加之民生档案利用分散性的特点，近年来对民生档案异地、跨馆、远程利用的需求日益提升。此外，互联网、大数据、云计算等技术在实现数据、信息快速高效传递的同时，大幅降低了存储和运行的成本，为档案信息资源共享的实现提供了技术支撑。可以说，随着档案信息化建设的不断提速，档案信息资源共享与远程利用的空间将越来越大。

二、民生档案信息资源共享与远程利用工作实践探索

（一）开展馆际合作，实现民生档案跨馆利用

分属不同行政区域的档案馆之间签订相关的合作服务协议，明确可提供跨馆利用服务的档案类型、统一利用的相关手续和工作流程。当利用者因居住地变动，需利用保存在原居住地档案馆的民生档案时，可向现居住地的档案馆提出申请，受理申请的当地档案馆在核验无误后，将相关申请表、身份证明材料等以传真、信函或电子邮件等约定的方式递交至档案保管地档案馆，并由保管地档案馆将利用者所需档案证明邮寄至受理档案馆，从而实现“就地受理、跨馆出证”。北京市朝阳区档案馆与上海市浦东新区档案馆，上海市浦东新区档案馆与浙江省杭州市档案馆、宁波市档案馆等多家档案馆共同开展的民生档案跨馆异地利用服务均属于此种类型。

（二）将档案共享至辖域内服务窗口，实现档案利用平台前移

具有代表性的是太仓、常熟和昆山等地的档案馆。这些档案馆分别设立了民生档案资源中心，建立了婚姻、独生子女、退伍士兵、建房批复、知青等民生档案数据库，并将上述信息与当地民政局婚姻登记处及各乡、镇档案室（个别乡镇建立了档案馆）共享，公民在所在乡镇即可查阅民生档案信息。

上述两种模式在共享区域、范围和方式上均存在不同，前者通过订立合作协议开展合作，更多的是一种便民服务方式，由档案馆代利用者进行相关材料的转递，免去了利用者来回往返；后者则是建立了档案馆与档案室及相关服务窗口间的档案信息资源共享，使档案信息服务平台向社会公众延伸，但在共享区域和范围上尚未突破档案馆所覆盖的行政区域的限制。

三、民生档案信息资源共享与远程利用工作亟待解决的问题

（一）工作机制有待进一步完善和创新

一是尚未对全国各级各类国家档案馆馆藏民生档案信息资源共享工作进行科学统筹、合理规划，特别是相关发展原则、标准规范、工作模式等并没有详细的指导性意见；二是工作机制、工作思路和方法有待进一步完善及创新。两种民生档案信息资源共享模式在共享的内容、范围、领域、区域等方面仍有较大提升空间；三是各档案馆之间、档案馆与相关部门之间，对同一类民生档案利用的规定存在差异，且出具的档案证明形式与格式不统一，影响民生档案信息远程利用工作的开展。

（二）馆藏档案信息化建设的标准体系建设有待进一步规范

我国档案信息化建设具有自发性、分散性特点，各地区、各机构的档案信息化建设总体上处于自发状态。虽然部分档案行政管理部门相继出台了相关的业务规范和标准，但各档案馆之间以及档案馆与相关单位之间，对档案（文件）数字化的数据库结构设定、档案数字化标准尚未统一。以北京市为例，各档案馆及民政局婚姻登记档案数据库字段设置的不统一，一定程度上影响了婚姻登记档案信息资源的共享。

（三）利用服务平台建设有待进一步加强

在横向上尚未建立起跨行政区域范围的共享与利用网络，纵向上深入乡镇、社区（村）档案馆之间、档案馆与相关部门、社区之间的共享与利用网络亦未建立。

（四）信息安全保障有待进一步强化

婚姻、知青、优抚、社会保障等民生档案涉及百姓切身利益，其中大多保存公民的身份证号、家庭住址、成员等个人信息，使得保护档案信息安全、保障公民隐私权至关重要。目前大部分地区尚未建立起完全隔离于国际互联网的档案信息专网或政务内网，民生档案信息安全存在隐患，限制了档案信息资源的共享和远程利用。

四、几点建议

（一）统筹民生档案信息资源共享工作的机制体制

1.建立健全协调同步的民生档案信息资源共享领导机制。建议由国家档案行政管理部门牵头，建立以各级政府为主导的，由档案行政管理部门、档案馆、政府信息公开管理部门，以及各民生档案生成部门和民生服务窗口单位共同组成的领导小组，或联席会议等形式的跨系统、跨地区，能够统筹全国档案信息资源共享建设工作的领导机构或议事机构，规划档案信息资源共享与远程利用的总体工作原则和发展策略。

2.构建灵活优化的民生档案信息资源共享工作模式。我国档案信息资源共享模式有集中型（纵向）模式、水平型（横向）模式、网络型（自由）模式三种。应结合实际情况灵活选择。同时，一要兼顾民生档案信息需求与档案信息化发展水平，实现民生需求最为迫切的档案信息资源的共享与利用；二要在长远发展与现实资金之间寻求平衡，采取分步走策略；三要突破部门和地域之间的界限，尽可能地扩大民生档案信息资源共享与利用的领域和范围；四要尽快建立民生档案共享与利用工作标准与制度，对各门类的民生档案利用规定、证明样式进行统一和规范。

（二）构建科学规范的民生档案信息资源共享标准体系

一要与现行通用的技术标准兼容；二要为不同技术方案的相同功能设计规范统一的接口；三要在技术标准、体系结构、数据规格等方面与业界保持一致，拥有互通的开放性。通过研究、制定统一的电子文件归档、采集与整理的技术标准、数据库结构与数据交换格式标准、档案信息等级管理标准等业务规范、标准和档案数据库设置规划，推进民生档案信息资源共享的制度化和规范化。

（三）搭建贴近百姓实际需求的民生档案共享与利用平台

首先，搭建档案馆馆际间的民生档案信息利用平台。在统一的民生专题档案数据结构规范的基础上，实现各地市级国家综合档案馆馆藏民生档案数据信息的共享；其次，搭建档案馆与机关档案室，特别是民政局、人社局等具有直接管理民生事项职能的机关档案室之间的民生档案信息资源服务平台；最后，搭建贴近百姓的民生档案服务平台。借鉴昆山、太仓等地乡镇、社区档案馆建设的成功经验，在地市级国家综合档案馆的服务范围内建立多个民生档案服务窗口，提供民生档案信息服务。

（四）建设规范严谨的民生档案信息资源利用安全体系

在条件允许的情况下，建设物理隔离于互联网的档案信息专网；利用逻辑隔离于互联网的政务专网时，充分运用信息加密技术、档案管理系统的安全防范技术等确保档案信息安全。此外，还可以将档案信息资源共享与档案异地备份有机结合，在符合异地备份条件的地区同步开展工作，进一步强化档案安全体系建设。

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作者单位：北京市朝阳区档案局