洗尽铅华也从容

张雪威

法（灋），以水之平，廌触不直者去之，释为法律、法度公平如水，是司法“正大光明”“清平公正”的象征。古代，法是民心所向，众望所归。当下，这种呼声愈发强烈。据国家语言资源监测与研究中心、商务印书馆、人民网主办的汉语盘点2014结果显示，“法”当选为年度国内字，这不仅反映了民众最深切的感受，更是依法治国观念深入人心的体现。作为北京市司法行政部门，市司法局的每一份责任都是沉甸甸的。不久前，记者走访了北京市司法局办公室档案科，希望通过其专业档案工作的发展足迹，探寻北京司法行政工作不同寻常的变化。

建章立制，有据可依

市司法局1979年恢复成立至今，其专业档案工作已经走过了三十余年的历史。在这三十余年间，市司法局的专业档案工作经历了从无到有，从分散管理到集中管理的历程，在多年的不懈努力下，目前，市司法局的专业档案工作取得了很大进步：一是实现了数量众多、门类多样的专业档案的集中统一管理。档案科张寒梅介绍说：“截至2014年底，档案科管理的专业档案共计14万卷（册、件）。包括法律职业档案、律师执业档案、律师事务所档案、司法鉴定工作档案以及公证执业档案，占全部档案的89%。”二是档案科负责对全市司法鉴定所的司法鉴定业务档案和全市公证处的公证业务档案进行监督指导。

2011年以前，北京市司法局专业档案一直由相关业务处室自行管理，这种管理模式虽然可以达到管理专业档案的目的，但是由于业务处室并不熟悉档案管理的基本要求，特别是专业档案的随意堆放、整理方法的不规范，检索目录的混乱化，导致专业档案的安全存在重大隐患，也直接影响到专业档案利用服务工作的开展。刘延军科长坦言。

专业档案作为一种客观且真实的历史记录，特别是其具有的不可替代的凭证作用亦将助力司法行政职能作用的发挥。对专业档案实施集中统一的管理，是解决分散管理杂乱无章、标准各异等问题，促使专业档案有效助力司法行政业务工作的必然之举。市司法局党委书记、局长于泓源对专业档案的规范化工作给予高度重视，2011年要求成立专业档案规范化工作组，由主管局领导任组长，负责专业档案规范化工作的组织、协调、落实和监督。档案科经过对相关处室保管的专业档案情况的调研和梳理，发现分散于相关处室的专业档案约有10万卷，主要包括律师类档案，分别是律管处管理的1.3万份律师资格档案、3.5万份律师执业档案和律师事务所1680余盒档案，司法鉴定工作档案以及公证执业档案等。为改变在专业档案管理工作中存在的种种问题，最为关键的是全面制定（修订）专业档案管理制度。

作为一项全局性的工作，专业档案管理制度的制定（修订）工作得到了市司法局领导的高度关注，按照局领导提出的“突出重点、客观公正、内容规范”的原则，制定（修订）了律师类档案、公证执业档案等规范性制度。

就制定律师类档案管理制度而言，可供参考的法律规定较少，仅有司法部、国家档案局印发的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》通知及市司法局印发的《北京市律师业务档案管理办法实施细则》，这些规定于20世纪90年代初制定，且部分内容已经发生了较大变化。为了使制度更加科学合理、具有操作性，在市档案局的指导下，依据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等相关法律法规，并参考部分省市律师业务档案管理规定，起草形成了《北京市司法局律师类档案管理制度》初稿，通过司法局局域网、调查问卷、召开意见建议征求会、专家座谈会等多种形式广纳意见。对律师、律师事务所档案的归档范围、保管期限，以及档案的移交等内容进行多次修改，并最终制定了《北京市司法局律师类档案管理制度（试行）》。之后，还制定了《北京市司法局公证执业档案管理制度（试行）《北京市司法鉴定工作档案管理制度（试行）》等制度。“这次制定（修订）工作，将档案工作贯穿于司法行政工作的各个环节之中，即通过明确业务部门和档案部门在专业档案工作方面的职责与工作要求、标准等，理顺了档案部门和业务处室之间的关系。也增强了业务处室的档案意识，同时将档案工作更好地融入到业务处室的实际工作中，达到了以业务促档案，以档案促业务的目的，进而推进整个司法行政工作全面、协调、科学发展。”刘延军总结道。

规范管理，激活全盘

科学合理的建章立制，缜密求实的规范管理，让市司法局的专业档案工作发生了巨大的变化。律师许可处工作人员感叹说：“在集中统一管理前，律师许可处单独管理全市2000余家律师事务所的档案，当时自行管理挺方便的。后来，几经人员调整变动，接手档案工作的同志对专业档案的管理情况不了解且无章可循，加之一些重要的档案材料出现了破损，增加了查阅工作的难度。集中统一管理后，由档案科对这部分档案材料严格进行规范管理，查阅快捷便利，着实让我们尝到了甜头。”

这些变化，主要源自规范化管理后，业务管理和档案管理之间关联性的增强。专业档案集中管理后，档案科梳理了法律职业资格档案、律师执业档案、律师事务所档案、司法鉴定管理工作档案、公证执业档案等专业档案的特点，并学习借鉴了市工商局专业档案管理的经验，确定了各类专业档案的整理方法。法律职业资格档案、律师执业档案及律师事务所档案虽然都属于律师工作业务档案，但是因主体的不同，使得档案管理具有不同特色。法律职业资格主体是考生，其主体相对单一，从文件形成到利用，都是以每个考生为单位进行的。因此，实行“一人一卷”的按卷整理方式最符合法律职业资格档案的特点。律师执业档案是律师依法执业、诚信执业的重要凭证，其性质与人事档案类似，对全市2万余名律师执业档案，主要以“一人一档、一人一盒”按件整理，这种整理方式减少了烦琐、复杂的组卷过程，极大地提高了工作效率。律师事务所档案管理工作则相对复杂。“1995年国办律师事务所撤销后，律师事务所的性质发生了很大变化。加之近年来律师事务所数量的增多（目前有2000余家），照搬国办律师事务所的文书档案管理模式是行不通的。”张寒梅解释说，“多方调研下，我们发现市工商局个体户档案的管理方式值得借鉴，一是个体户和律师事务所性质相似，均以合伙制为主；二是工商局个体户档案按照‘一户一盒的方式进行档案整理工作，与律师事务所所档案的特点有一定的契合性，实际工作中可以提供较多参考。”因此律师事务所档案的整理，主要按“一所一档”的方式整理，这样可以把互有联系的文件组合成一个有机整体，让律师事务所档案管理更加系统化。为使保管和利用更加便捷，档案科将律师事务所成立和撤销的档案定为永久保管，变更档案定为30年保管，年检档案则定为10年保管，并按照不同保管期限排列上架，切实做到了档案管理的规范、有序。“我们在管理律师类档案中积累了很多经验，司法鉴定工作档案和公证执业档案的管理工作也都是以此为基础进行的。”刘延军表示道。

档案科在对内实行专业档案规范化集中统一管理的同时，对外加大了司法鉴定业务档案和公证业务档案工作的监督指导力度，不断规范管理、提升管理水平。公证业务档案作为重要的民生档案，涵盖收养证明，继承权证明、房屋买卖证明、遗嘱证明等51项内容，与人们的生活息息相关。目前，公证业务档案由全市25家公证处自行保管，档案科主要进行监督、检查、指导。今年3月，档案科协同市司法局公证工作管理处、市公证协会对全市25家公证处的公证业务档案管理工作进行了专项检查。发现部分公证处存在业务档案库房存放杂物；档案装具不符合要求等问题。鉴于此，市公证协会和档案科就公证业务档案管理的现状和亟待解决的问题向分管局领导进行了专题汇报，并要求相关公证处6月底前按照《北京市司法局公证业务档案管理制度（试行）》的相关要求完成整改工作。为了使整改工作顺利进行，档案科对全市公证处50名档案员进行了培训授课，对公证处进行现场指导。目前，各公证处对上述存在的问题进行了整改，基本解决了库房不合格、整理不规范等问题。为了更好地推进这项工作，市司法局与公证协会组织召开了全市公证业务档案管理工作现场会，市司法局副局长邓建生指出，大数据时代公证行业必须将档案管理工作列入重要议程，要尽快实现公证业务档案的安全保管和电子化，尽早建成全市公证档案数据资源库。

建立数据库，彰显司法本色

在专业档案规范化管理取得显著成绩的同时，2011年，市司法局专业档案信息化建设开始立项。这项工作投入经费132万元，2012年底全部工程结束。档案数字化工作中共完成扫描157346页、录入23131条、整理9063件、装订4962卷。通过与电子目录的完全匹配挂接，已建成目录完整、索引齐全、专业档案详细且含有多媒体格式的市司法局档案数据库。随着档案数据库的建立，档案在服务业务工作方面发挥了重要作用。对业务处室来说，工作人员在相应的权限下可以进行在线浏览或下载电子文件原文，如果没有电子文件的浏览或下载权限，可以发起电子文件的浏览或下载权限申请，经过档案管理员审批通过后，不出办公室即可进行电子文件的浏览或下载操作。近两年数据显示，档案科为机关各处室查阅、借阅档案达3000余卷，百余人次。同时，档案数据库可以提供多种检索途径的全文检索，这种便捷的检索方式，打通了为领导提供决策服务的绿色通道。“数据库没有建成前，会遇到按照年度检索找不到档案的情况，这时需要花费大量时间查找实体档案，如今在相应的权限下只需输入相应的人名即可检索。”刘延军说。

十八届四中全会通过的《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》提出“完善司法管理体制和司法权力的运行机制”的改革要求。而档案是人类社会活动的原始记录，真实再现了人类文明的全貌。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。随着社会经济的不断发展和人类文明程度的不断提高，档案亦将成为亟需重视和开发的信息资源。档案的这种性质和作用，可以使其通过提升司法行政工作的公信力来更好地彰显司法本色。

专业档案的数字化，使法律职业准入制度得以有效落实。取得法律职业资格证书，是担任初任法官、检察官以及从事律师、公证员职业必须具备的准入资格凭证，对司法行政部门来说，法律职业资格考试不仅是选拔从业人员的第一关，更是保证司法公正的重要屏障。司法考试中心小刘解释说：“招聘单位在选录人员时，经常到我们这儿查档或者以函件形式进行调查，以保证选录人员具备从业资质。”

专业档案的数字化，提高了法律职业公信力。律师执业档案主要包括律师执业申请、律师实习转正、本地变更、异地变更、年检等执业情况材料，是律师执业经历的客观记录，是判断律师执业期间诚信度的重要参考。律师这个职业的公信力会影响到公众对整个行业的看法，加强对律师执业档案及律师事务所档案的管理，能够起到约束执业者的作用。刘延军强调说：“如果部分律师执业档案中有不良记录，他们的信用就会受到质疑，进而影响到他们的职业信用。目前，部分律师离京去外地继续从事相关职业时，律师执业档案作为其重要职业信用的凭证，越来越受重视，对这部分档案的查阅量也在增加。”

“洗尽铅华也从容，平凡一生也英雄。”档案工作，没有华丽的色彩，没有耀眼的光环，但是总有一群默默无闻的档案人用行动诠释着责任和使命，让我们祝福那些无私奉献的档案人，并祝愿档案事业愈行愈远！