浅析图书馆档案管理信息化发展

张贺平

摘 要：图书馆档案的管理信息化发展，对图书馆档案管理提出了更高的要求。文章首先分析图书馆的档案管理中存在的主要问题，其次，基于图书馆档案管理信息化的安全 性、设备配备的匹配性和管理人员的综合素质等方面来探讨了一些有效措施，希望能够为我国图书馆档案管理的信息化进程提供有益借鉴。

关键词：图书馆；档案管理；信息化发展；

中图分类码：G25 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

作为一种记录文献，图书馆所自有的档案资料是图书馆工作的重要信息，也是图书馆自身的宝贵财产。图书馆档案资料是对图书馆各项工作的全面记录，也是对图书 馆工作人员进行考核评估的主要参考依据之一。图书馆档案对于图书馆工作总结、工作计划的制订以及管理工作的开展等，都有着非常重要的作用，所以，提升图书 馆档案管理信息化水平具有重要的现实意义。

一、图书馆档案管理工作的重要性

（一）历史价值

档案资料之所以要长期地进行保存，为后人所利用，这是由于它具有自身特定的作用。对于图书馆来说，建立和完善科学的档案管理信息化系统，不仅是现代管理对其的要求，同时也是进行科学评价的依据，档案资料可以准确全面地反映出图书馆的发展历程。

（二）参考依据

拿图书馆的业务档案来说，每一年的业务档案都对图书馆内部各个部门工作人员这一年来所进行的各项业务活动进行了详细的记录，如业务情况、业务成果、经验教训等，这些内容都全面仔细地记载到档案材料中，能够为将来图书馆的建设管理提供更多的参考资料。

（三）科学依据

图书馆档案资料是其在进行管理和其他活动中可以参考与借鉴的依据，在长期的积累过程中，图书馆档案具有较高的可操作性和可靠性，图书馆管理人员可以将它作为第一手参考资料来使用，这有利于提升图书馆管理水平。

二、图书馆档案信息化管理存在的问题

（一）基础建设薄弱，信息化建设不足

图书馆档案管理信息化建设的基础工作通常来说包含有档案材料的收集、资料整理、文件归档等阶段，基础档案材料的加工是档案信息化管理的基本前提。在当前图书馆档案信息化管理系统的建设中，某些图书馆因为没有建立与本馆实际情况相符合的、科学合理的档案信息化管理制度，导致相关档案资料的收集、整理等工作无 章可循。档案信息化管理建设过程中基本上都存在着一些问题，主要有档案资料收集不全面、存档期限划定不准确、档案分类不清楚等，这些问题在很大程度上影响 着档案信息化管理系统的建设。

（二）图书馆信息化资源利用率不高

信息化的档案资源主要有简洁、方便、高效等优势，因此其在社会资源中所占的比重日益提升，信息化资源的开发利用率直接关系到图书馆各项工作的正常开 展。基于网络平台的图书馆档案信息化建设和科学地对其进行开发利用是未来图书馆档案管理工作的一大发展趋势，如果不将这项工作做好，那么将会在很大程度上 降低图书馆各项工作的开展效率，同时也会极大地阻碍图书馆的现代化发展进程。

（三）图书馆信息化服务层次较低

当前，图书馆的档案资源信息化服务依旧还停留在对档案材料的收集存档环节上，仅仅为少数用户提供简单的咨询服务和阅览服务等层次上。随着社会基础建 设进程加快，各项现代化设备逐渐得到普及和完善，云计算平台在图书馆档案管理中的应用，这些条件都为图书馆档案管理工作带来了更多的发展空间。但是图书馆 信息化服务的效果依旧不是很理想，在图书馆档案信息化管理的过程中，计算机网络技术的优势没有充分地发挥出来，很多图书馆并不能提供全方位的信息化服务， 也没有将用户网上交流平台建立起来，信息化服务层次过低，很多例如档案材料报道、资源共享、专题提供等服务还没有得到挖掘和开发。

三、图书馆档案管理信息化发展的主要措施

（一）对图书馆档案管理的信息化的安全问题加以高度重视。

高速发展的网络化为管理利用档案带来了极大的便利，可网络安全的难以保证性也同样严重地制约了图书档案管理的数字化发展。为保证图书馆的档案管理工作的安 全，要对网络的安全管理进行加强，使用加解密、访问控制和数字签名等手段保护信息动态传输、静态存储和可验证信息的交换过程等。为提高档案管理安全性，有 效防止泄露档案的信息，首先要不断地发展科技，为图书馆档案管理信息化改革存储必要的技术设备；其次，要求相关人员甚至是普通的民众均要对档案管理安全性 和重要性真正意识到，要提高全民的素质和引起全民的重视及关注。

（二）加强开发利用图书馆档案。

图书馆管理水平的重要体现就是对其的开发利用，这也是图书馆档案管理最终的目的。当前的信息化的时代，无纸化、网络化及电子化档案管理能够有效提高工作的 效率，提高档案的查阅与利用的效率。利用各职能部门的电子文档档案材料，通过网络信息管理部门的文件传输可以直接在系统信息文件管理有关的校内网进行传输 文件系统的综合图书信息管理。该系统可以存储，检索，使用可以选择其它功能。

（三）要按照档案管理信息化标准要求进行管理。

因各个单位不同的信息化的进程和配置的设施造成了大多数档案信息和数据难以实现共享和兼容，这阻碍了档案管理的信息化的进程。为此，我们要统一配备专业数 字化的设备，建立起专业档案管理的系统。这样，通过设备和系统的统一来实现全体档案的信息资源的兼容共享，同时要保持同步更新换代来应对新的发展和挑战。 在全国范围之内着力于档案管理信息化的统一标准的建立，使其达到更大范围的资源共享。综上所述，信息化网络化时代图书馆的管理既面临这传统工作方式的束缚和物质人员等条件的限制，但是网络的普及化和信息技术的迅速发展也为其发展提供了优越 的条件。因此，图书馆档案的管理信息化建设要兼顾网络的安全、专业化设施的配备和系统的统一、相关工作人员综合素质的整体提高等来进行，促进图书馆档案的 管理信息化顺利健康的发展。

参考文献：

[1]韩建革.浅谈档案信息化管理中的安全管理[J].办公室业务，2013（09）.

[2]尹宝君，范宏.如何规范高校档案信息化管理[J].科技创新导报，2011（20）.

[3]韩来英.浅谈高校图书馆档案管理的信息化[J].中国成人教育，2011（21）.