关于如何更好的管理人事档案措施

毕鸿程

摘 要：人事档案是人事管理实践活动的产物，是客观事物的原始记录，其内容主要是记述和反映个人的自然情况、社会经历、业务能力和工作学习状况等材料，并以此来服务于组织人事工作。如何更好的管理人事档案资料也就成为重中之重。

关键词：人事档案；新模式；

文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

一、人事档案管理存在的问题

（一）材料内容过于形式化，空洞无物。如每年一次的鉴定考核内容，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。

（二）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，归档材料的书写不规范，形式不统一，考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。

（三）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。

（四）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。

二、人事管理新模式的探索

（一）健全工作制度，加强科学管理。建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证，人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的规章制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并坚持执行，使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度，特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档，完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

（二）档案客观真实，突出个性特色。学校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外，还具有自身的个性特点和特殊性。一管理范围较广，形成档案材料的部门较多；二建档对象文化层次较高；三档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全，首先，应补充新时期形成的材料，例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次，应以收集客观材料为主，如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料，即能真正反映个性特征的内容材料。人事档案收集的渠道应是多方面的；不仅要通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果及其他业务方面的材料。通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。

（三）人事档案的科学化、信息化和网络化。人事档案管理要把人才档案信息化，把人事档案中的现实记录转化为“活”信息，建立一个丰富强大的数据库，利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，为组织人事部门提供人才信息，为领导决策提供依据。人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库，它主要包括人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况等。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，还能消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为学校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。

三、高校人事管理的特点

（一）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

（二）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

（三）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，同时，信息技术和网络的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

综上所述，人事档案管理是一切管理工作的基础，必须做到认真、细致以达到相关信息的完整和可靠。因此我们在实际工作中必须不断的建立健全相关规章制度，积极主动的创新工作手段，尽可能多的应用现代科技，提高工作效率。努力提高相关工作人员的专业素质，使得其面临新情况时能够及时的做出应对。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论.中国档案出版社，2001.

[2]刘涛.谈谈档案工作的“有为”与“有位”.科技咨询导报，2006，（14）.