加强电子档案管理 确保档案安全利用之我见

张静

摘 要：互联网时代，随着电子网络技术的普及，机关事业单位电子档案越来越多，电子档案网络平台建设得到广泛发展。电子档案有其优越性的一面，同时也存在一些利用上的问题。如何兴利除弊，开发利用管理好电子档案，本文作者结合工作实际，提出了一些自己的观点。

关键词：互联网技术；电子档案；档案安全

一个单位的文书档案，记载了一个单位发展的历史。通过客观的历史记录，真实反映一个单位在某一时期，领导决策部署、人事安排、表彰奖惩、工程建设等方面的过程和成果。电子文书档案是档案管理工作重要内容，随着时代的发展进步，互联网技术的普及，档案管理信息新技术的应用，档案管理一步步从手工编号抄写目录立档，到电子目录立档，到易初软件目录附加连接立档，直至现在金宏办公系统立档，大大提高了档案管理的质量和水平，大大提高了服务利用效率，更好地推动了经济社会的发展。

1 文书档案电子化优点

1.1 使用方便快捷

便于检索利用，办事效率高。在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，需要大量的人力、财力、物力，才能够更好地保护管理，查阅更是需要人力搜索，费时费力。现在档案管理利用金宏办公系统，电子档案在进行管理的时候，更加方便快捷。文件的立档、查找、复制按照资料的分类、名称、时间、单位进行查阅，时间大大缩短。因此电子化档案管理与传统档案管理方式相比较，最显著的特点就是方便快捷，检索效率高。

1.2 信息易于保管

与纸制档案资料相比，电子档案解决了纸质载体在高温、高湿环境下发生氧化或腐蚀现象。随着电子网络技术的不断开发应用，现在的档案管理在过去易初档案系统的基础上，进一步发展为金宏电子网络档案系统，有关资料存放于专门的电子网络之中，不再需要像过去那样存储到DVD、光蝶、硬盘等电子设备上。存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

1.3 传送查阅方便

传送查阅方便是电子档案的又一个重要特征。通过电子网络互联系统，不同单位部门之间的档案资料可以共享共用。以山东省胶州市为例，由于实现了电子档案的网络共建，胶州和青岛两级档案馆不需要登门入馆，便可传送查阅各个单位的文书立档情况，大大提高了工作效率。

1.4 能够直接利用

在利用档案时，可直接从网上提取电子文件，直接另存或打印，盖章即可。不需要和以前一样，先查检索目录找到案卷，再找到案卷查文件在多少页，再复印才能利用，节约了时间人力，提高了工作效率。

1.5 传输更加安全

传统档案传送主要靠人力借阅、复印后带走或邮递，资料在传递过程中易发生丢失，邮政传递费钱费时。电子档案传输则能够及时、快速、方便、安全到达，不会发生档案资料信息的延误和丢失。

2 文书档案电子化缺点

2.1 档案真实性缺乏保障

因为是电子档案资料，目前还不具备电子档案文件直接带公章传送。如果所有文件都使用扫描文件上传，占用的容量空间又太大，导致在文件传送过程中，电子档案很容易被修改，并不留下任何痕迹，电子档案的真实性难以保证。这对电子档案的管理提出了新的挑战。

2.2 存在网络安全风险

随着科技的进步，网络的普及，电脑黑客利用病毒等手段非法从网络上窃取重要的数据、信息为自己谋利，这就对电子档案档案安全构成了威胁。

2.3 档案管理人员素质要求更高

电子文书档案要求管理人员不仅要懂得纸制文件的分类、编号、录入等，还需要熟练掌握计算机网络操作技能。网络时代，档案管理工作者，只有不断学习新的知识，掌握新的技术，才能适应网络社会发展的要求。因此，档案管理工作者，必须树立终身学习的理念，不断提高自身素质，做一个真正合格的档案管理工作者，更好的为社会服务。

2.4 电子档案的存储需要较多软件技术支持

现在电子文件格式多样，如上级文件发送的多以ceb格式，还有pdf格式、jpg格式，这样电脑上就需要下载不同的支持应用软件，否则无法打开。而下载这些软件，就需要较多的占用空间，对办公设备质量也提出较高的要求。

3 加强电子档案管理，确保电子档案安全利用

3.1 建立档案安全利用制度，整合档案资源

建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须经档案主管领导的审批。还要建立档案利用管理制度，保证档案保密安全。并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案稳定发展。

3.2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用也有原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案管理的密级进行有效管理。公开、内部的可以直接打印或复制，秘密的不附加电子文件，借阅时必须在档案人员监督下进行。

3.3 建立“双套制”模式，确保档案信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。随着社会的发展，虽然电子档案安全快捷，但也存在安全隐患，因此也必须把纸质档案整理完整，使电子档案和纸质档案管理统一起来，才能更加方便快捷利用档案，同时使档案的保存更加安全。

3.4 加强工作人员管理，提高档案保护意识

由于电子档案提供利用方式的多样化，所以必须提高档案管理工作人员的业务素质，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，達到既能使电子档案被安全的利用，又能保障这些资源可靠、安全、有效。总之，必须提高管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。