企业档案信息化建设的实践与思考

郑康维 幸小基 刘戈 赵畅

【摘要】 随着电子信息技术的发展，企业档案信息化建设显得尤为重要，是信息时代档案事业的重要组成部分。顺应科学是企业档案管理工作的必由之路，也是提高档案服务水平、加速档案管理的客观要求。科学的管理手段是保证档案管理工作顺利进行的源泉，是我国档案管理模式的重大革新。为适应发展形势、紧扣时代脉搏，我们经过调研、实践已经顺利迈上改革之路，其间存在的问题仍期待我们去探讨和研究。为保障企业档案信息化建设的安全，我们应该针对需求提出应对措施，为建立健全的管理体系提供技术支持，为信息化建设的完善搭建良好的平台。

【关键词】 企业档案 信息化建设 实践

引言：现代企业长远发展的根基在于改革，创新是企业的新鲜血液。对于追求长足发展的企业来说，我们需要意识到企业档案信息化建设的重要性。我们不断探索企业档案信息化建设的趋势和发展现状，发现并应对企业档案信息化建设中存在的问题，遵循企业档案信息化建设的原则提出设想和对策，使档案管理工作在信息化时代中实现数字化、网络化的资源共享。将档案进行电子化管理，建立数据库，让企业档案信息化建设工作在时代浪潮中不断创新实践、尝试改革、激流勇进。

一、档案事业在信息时代下存在问题

我国是工业化发展中国家，信息科技是推动我国不断进步的发展战略。未来，各行各业都离不开电子信息科技的支持，档案事业亦是如此。企业的兴衰成败与企业档案信息化建设有着密切联系，它是生产经营的历史记忆，也是最有价值的信息资源，对提升企业的核心竞争力起到重要的作用。目前，我国缺乏对档案管理工作的统一标准，使这项工作过于分散，因此，推进档案管理工作的建设步伐、开发整合档案管理工作的信息资源是当务之急。我们必须重视此项工作，并将其提上议事日程。自企业档案信息化建设实施以来，我国档案工作确实发生的巨大变化，但仍有很大的开发空间，有待进一步加强。

1.1 人才短缺、基础薄弱

由于档案信息化建设对技术要求较高，而我国档案信息管理人员对信息化建设的理解不够全面，技术支撑也不牢固，在工作方面表现不足，只能停留在计算机管理水平。大部分企业电子信息资源较少，不能将原有资料转化为电子版，这也大大阻碍了档案信息化建设的推进。

1.2 资金不足、档案信息与其他信息得不到衔接

我国在信息化建设进程中起步低，电子技术做不到灵活运用，导致各环节不能有效衔接，不能实现一体化，使档案信息化建设的效率降低。由于开发不足，很多企业没有认识到企业档案信息化建设的重要性，不愿注入资金支持，资金不足也是导致企业档案信息化建设不能顺利进行的原因之一。

1.3 相关规范标准达不到统一

规范就像法律，是制约并规定事物进行的准则，没有标准便是一盘散沙，拥有统一规范，才能有方向、有规律的开展工作。缺乏有效的规划管理会影响实践研究的积极性，从而达不到预期目的。

二、企业档案信息化建设的当前目标任务

《全国档案信息化建设实施纲要》指出，一段时期内，要着重分析企业档案信息化建设的实质内容和中心思想，把握重点、分清主次。以提高信息资源整合为目标，使企业档案信息化建设得到高效的发展。当前任务要加快信息电子化的进程，各级相关部门协作配合，依托各个网点把建立数据库作为工作重点，以传统档案为基础，加快硬件建设。注重培养新型复合型人才，组建相关管理人才队伍，熟练掌握电子信息化技术，推动改革稳步开展。加强自主研发，完善计算机档案管理系统，在开发的同时发现问题，争取在信息时代下通过对档案管理工作方面的研究，为相关事业做出突破性的贡献。

三、企业档案信息化建设日后发展方向

如今，网络数字技术在经济高速发展的今天显得尤为重要，必定会成为新时代的发展趋势。提高电子信息技术水平、构建信息化社会势在必行。在这个技术交融的时代，掌握纷繁复杂的专业知识技能能够有效的拓展业务、提升发展空间。除此之外，在企业档案信息化建设工作中，要利用知识和能力的共容组建有序的团体，开展合作交流，把合作联盟变成信息互通的重要纽带。充分发挥多媒体的功能，更正以往纸版信息档案的弊端，加强多媒体的应用，改变从前的信息建设模式，在此基础上优化处理原有资料。

四、加强企业档案信息化建设的安全体系

信息的安全管理是档案工作中最重要的环节之一，电子信息化建设固然给档案管理工作带来便捷，但其中存在的安全隐患也不容忽视。为确保信息安全，单一手段是不解决问题的。必须采用多样化的计算机防护系统来提高安全性，并进行定期的防护加密、监控保养来保证硬件的安全运行。重要的企业资源要进行备份，确保文件的不丢失。此外，病毒也对网络安全工作造成危害，据资料显示，西方国家因木马、黑客等网络犯罪已造成高额损失，这些损失警示着我们高度的开放也会给信息化建设工作带来漏洞，因此，我们更倡导内部局域网封闭式网络。应用系统的安全也十分重要，迅速为受保护的档案资源建立完备的访问权限，加强防盗窃技术。

五、企业档案信息化建设的存在意义

在网络技术急速覆盖的今天，数字信息技术手段对档案信息管理起到的是积极的推进作用，是中小型企业能够融入市场、达到有效生存可持续发展的有力支持。档案管理进入信息化是档案工作历史上的一次升级，新的进步会在新的潮流之中应运而生，以往纸版档案管理工作中存在的任务繁琐、工作量大的原始问题在信息化管理中迎刃而解。

六、结语

然而，从纸版档案到档案信息化的改革是一个长期的工作，涉及多方投入。目前我国的革新工作正在探索中稳步前行，基础设施飞速发展，很多企业已经实现了计算机搜索管理，大大提高的工作效率。新的管理理论和数字化技术在企业中得到普遍应用。面对实践中遇到的问题提出有效的观点和对策，借鉴和参考国内外的做法做出积极应对，为企业档案管理工作在今后的发展之路上奠定基础。