浅议不同所有制企业的档案工作

王方刚

摘 要：为充分发挥和挖掘企业档案价值，使档案工作更好地为企业发展服务，不同经济性质的企业，应该采取不同的档案管理模式，档案工作侧重点也有所不同。企业根据经济性质不同可分为：国有企业、集体所有制企业、混合所有制企业、私营企业、中外合资企业、中外合作企业及外商独资企业等。笔者试分别谈谈不同所有制企业档案工作。

关键词：企业档案；所有制；管理模式

1国有企业与集体所有制企业档案工作

尽管两者经济性质有所不同，但都是公有制经济，二者档案工作存在一定相似之处，特别是面临当前国际市场经济大环境，档案工作对这两种公有制经济尤为重要。

1.1 档案管理模式

大中型国有企业与集体所有制企业各分公司，分布较零散，这种情形适宜采取统一领导、分级管理的模式。即母公司或总部档案部门对分公司档案工作给予业务监督指导，而档案实体仍由分公司自身管理。这种模式既充分发挥了分公司档案人员熟悉本公司业务活动的长处，又便于档案工作更好地为企业服务。这种情形若实行档案集中统一管理，不仅浪费人力、财力，还不便于利用，结果往往适得其反。

大中型国有企业与集体所有制企业各分公司，分布相对集中，这种情形适宜于建立企业档案馆。由于分布集中，无论是接收进馆还是调阅利用，都方便易行。该管理模式，便于为母公司或总部重大经营决策提供及时的档案参考服务。当然，企业档案馆必须配备齐专兼职档案人员，便于档案管理和信息开发利用工作的开展。

中小型国有企业与集体所有制企业各分公司，宜建立综合档案室集中统一管理。因为企业规模不大，没有采取分级管理的必要，否则就会因档案人员众多给企业带来负担，最主要的会因档案员之间推诿扯皮造成重要档案的遗失，给企业经营决策造成无法挽回的损失。

1.2 科学应对档案工作中的难题

随着市场竞争的加剧和国有企业改革的深化，这两种所有制企业也面临严峻考验，档案工作也随之相应出现新难题，对其如何应对，关系企业的发展，应予科学对待。

1.2.1 加强知识产权档案的管理。面对国际市场的竞争，知识产权相关问题会越来越突出，各国之间综合国力的竞争和企业之间的竞争，越来越多地表现为物化在商品中的科技水平的竞争。同时，企业的商业机密已被列入《与贸易有关知识产权协议》范围之内，而这两种公有制经济仍不失为我国社会主义经济基础的主体部分，对其涉及商业机密的档案，企业档案部门更应增强保密意识，对其划定密级，制定专门的利用审批制度，并优化保管条件，以确保企业商业机密档案的安全。

1.2.2 改制企业的档案工作。国企改革和现代企业制度的推行，使企业的产权、职工、债务及生产结构、经营方式等发生了深刻变化。对产权发生变化的企业档案，要进行合理分流，科学处置，最大限度地防止国有资产流失。干部职工等人事有变化的企业，一定要凭借企业职工档案，为下岗人员切实排除后顾之忧，如购买保险的工龄问题、下岗再就业政策性优惠等问题。在生产经营等方面发生深刻变化的企业，要加强经营决策方案和技术改造方面档案的收集整理，并及时收集方案实施或生产过程中所有反馈信息，便于企业做出正确的决策。充分挖掘企业档案的潜能，为企业改制的平稳过渡和建立健全现代企业制度服务。

1.2.3 企业维权中的档案工作。当前商品进出口中发生的法律纠纷日益增多，經常发生起诉和应诉行为。企业档案部门应根据世贸组织的规则要求，收集整理不同案情、违反贸易政策及侵权等相关材料，以便在发生法律纠纷时能及时利用，维护企业的合法权益。

2 私营企业档案工作

2.1 档案管理模式

一般的私营企业，适宜集中统一管理档案。因这既便于管理、利用，又与整个企业经营管理模式相辅相成。

效益较好、发展速度较快的私营企业，可实行文档一体化管理模式。这在目前较普及，也是大势所趋。

2.2 科学应对档案工作中的难题

2.2.1 私营企业档案工作同上述公有制企业一样，也涉及知识产权档案与企业维权档案问题，其解决方法可参照公有制企业，不再赘述。

2.2.2 信用档案。当前，诚信档案越来越重要。私营企业的发展，离不开资金的支持与对其有业务往来的机构信誉，伴随这些活动，就形成了信用档案。企业一旦建立信用档案，就能真实地反映企业的资质，如守法、经营信用、纳税信用、等级注册、信用评估、奖惩等诸多信用信息。普通私营企业刚起步时，规模不大、品牌不响，在激烈的市场竞争中做大做强，必须讲诚信，这就要依赖信用档案，可以说，信用档案是企业稳步发展的基石。因此，私营企业要更加注意收集、整理在日常经济交往、经营管理等活动中形成的反映企业信誉的各种信用材料，并进行归档加以安全规范保管。

3 独资企业档案工作

3.1 档案管理模式

文档一体化管理模式。该模式最适合技术水平先进、经济实力雄厚和管理科学的独资企业，更重要的是，文档一体化更加方便快捷，能及时与集团总部工作对接并提供利用，保证了企业的快节奏、高效益。

实行移交、寄存的管理模式。主要适宜那些在我国与投资方国家价值界定存在差别的档案。目前我国与多数国家在档案保管期限上存在一定分歧，档案保管利用不可避免会有冲突，可把那些在集团总部看来已无价值而我国规定仍有保存意义的档案，移交到合法中介机构或档案馆代为保管。

3.2 档案工作的重点

独资企业档案工作重点不同于本土企业，因为很多企业的投资均来自发达国家，相应地，其管理水平、经济模式及维权意识，在一定程度上都领先于本土企业，如信用档案、知识产权等。此外，一些对企业发展有重大影响的商业机密，更是档案工作的重中之重。独资企业在我国的档案工作重点，还包括我国的法律法规、条例及出台的一些重大决策、方针政策等内容，只有对此加以透彻研究，在法律法规允许范围内，获取政策最大化，才可让企业免遭损失、多赢利润。

4 混合所有制企业、中外合资企业与中外合作企业档案工作

混合所有制企业、中外合资企业，由上述三类企业以一定比例组合而成，而中外合作企业，由中方投入场所、人员，外方投入资金、设备、技术，经营管理类似于独资企业。这三类企业可首先视其主体的各种不同股份，决定占首位企业性质，再对照上述三种企业方式来开展档案工作。其次，可按不同股份、不同企业对档案工作的不同标准来开展档案工作。最后，不同股份的不同企业可以为档案工作制定一套更加科学可行的实施方案。