新形势下博物馆档案管理模式探讨

张立良

摘 要：档案管理学是一门历史悠久的古老学科。事实上，档案管理工作对企事业单位的健康、平稳、可持续发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理要与时俱进，注重基础工作，提高单位管理者的重视程度，尤其是档案管理者的自身素质，才能适应新形势的需要。

关键词：博物馆；档案管理；管理模式

博物馆的档案工作在构建和谐的博物馆文化中发挥重要作用。博物馆文化是指博物馆在为社会及其发展服务过程中的各类创造。档案管理工作，作为博物馆管理工作的重要组成部分，面对社会的发展，出现了许多亟待研究和解决的新情况、新问题。博物馆的档案管理工作者，只有坚持科学规范的管理制度、认真严谨的工作作风、与时俱进的创新精神，才能适应形势的需要，才能走上档案管理法制化的道路，才能充分发挥档案特有的价值。

一、博物馆档案管理工作的作用

1.收集整理工作

对中小博物馆来说，藏品的数量多则几万件，少则几千件，与之对应的藏品图像资料也以千计、以万计。所以档案室管理方面重点把好“四关”。一是把好“收集归档关”。按照收集归档的范围和责任，要求各科室及时按规定归档文件、材料，并移交资料室。在案卷规范上，组织人员集中力量对资料逐卷逐条地进行检查和对照，整理、分类、组卷、编目和装订，确保了入库资料的齐全、完整、规范。二是把好“资料整理关”。在资料整理过程中，要严格按照国家有关文物工作的法律法规和自治区及市文物管理部门的有关规定和要求，对应归档的文物资料做好收集、整理、归档工作，实现博物馆资料室管理工作的现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。三是把好“资料保管关”。档案室要坚持“五防”原则，定期进行库房温湿度测定调节，做到库房卫生清洁，资料摆放整齐有序，最大限度地延长资料、图书的寿命。四是把好“资料登记关”。档案室要做好借阅登记记录，认真查看借阅后交回资料、图书是否齐全完整，没有按指定日期交回的借阅资料、图书一定要催交。

2.檔案利用工作

用档案提供服务是档案管理的根本所在，也是档案工作的立身之本，只有把服务工作搞好了才能使档案事业发展的路子越走越宽。博物馆档案室经常协助其他部门查阅档案资料，例如博物馆的精品展览申报、馆藏资产评估以及与其他单位发生诉讼纠纷等各项工作提供了确凿有力的凭证。

二、拓宽档案管理服务渠道

1.加强服务意识

加大档案信息管理中心的工作，建立信息交流与发展，档案馆不仅仅是收藏资料的机构，还需要变成提供服务的机构，这样企业调查资料以及储存资料的查询时都较方便。加强档案管理的服务意识，创建档案管理的服务业群体，这样将企业的发展与档案的搜集工作同时进行，从根本上调整企业的服务内容。

2.建立档案管理平台

随着信息时代的发展，面对不同种类的情报，需要进行合理的分类与控制，这样才能够在浩瀚的文献情报资料下，才能够做到合理的调整和分类，方便查找，达到信息资源共享。建立一体式的档案管理制度，加强档案管理不仅需要打破之前的档案资源建设，还需要调解决档案管理中存在的一系列问题，充分发挥优势，在系统中建立依法存档，合理存档的管理理念，保证档案管理工作的信息技术管理，最终将信息与社会共同分享。

3.注重档案管理的反馈工作

档案管理作为提供档案管理建设工作的一个途径，不仅需要加强档案管理一系列问题，还需要加强对档案管理中存在的问题合理的调配，而场设反馈式的信息资源开发工作，细致的进行发挥，最终细致的将材料控制开发利用的更加科学性、合理性和系统性。

三、完善档案管理措施

1.建立门户网站，完善档案管理工作

随着档案区域网的不断完善，如何将档案管理中存在的一些问题进行分析和筛选，可以通过网络技术进行便捷的操作。充分利用网络，实现网上自由检索，并将各个单位的资源做好有价值的共享。

档案管理工作开展档案管理的网上服务工作，已经成为了档案管理中国普遍存在的一些问题，进一步加快档案管理的信息数据库的建设，并依据档案管理工作的规定的将新的技术合理的利用到档案管理中来，这样以电子文件的档案作为管理存档的依据，将电子书形式的档案逐步代替纸张形式的档案，提高档案管理工作的主导地位，就能将档案管理更富有生机与活力。

2.收集档案信息

电子文件的收集工作，是在档案管理中存在必须要完成的工作，这样在档案管理中的收集工作中，与传统的纸质的资源存在着一定的差别，因此，电子资源具有更加便利性，许多文件只要通过下载或者简单的操作就可以完成，在一定的时间内收集完毕后，还能及时的上传上或者下载，这样在整个档案服务平台中进行归档。为了保证档案管理工作的合理性和保密性，对于一些资源进行密码设置，加强对公开的资源以及存在差别的资源管理，这样更加利于单位的资料调查工作。

3.在线进行服务与咨询

现代新型的档案管理不仅是在传统的档案管理中进行的拓展，还是在加强档案调整的基础上实质性的工作。在信息时代内，人们更加注重信息的时效性，通过信息系统进行查询，不仅拓宽了公司内部的领域，还能通过学习以及生活将各种档案信息进行统一的调配，最终将档案服务信息做到完善。

在档案管理工作中存在的信息疑问以及对于单位利民的一些存在争议的问题进行分析，对于网络汇编以及网上的资金调控等都需要加强档案管理工作的统一调配，利用数据库信箱或者网络沟通平台，完善数据资源，让读者利用再和呢固体的调控进行相应的信息交流，得出一些合理档案信息调控方式，这样对于整体的档案控制以及服务对象等加强对提供的信息的真实性，为使用者提供查询以及咨询的服务。

4.遵循标准，推进规范，加强法律意识

在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位的特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力。

四、结论

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，注重人才，提高档案管理人员的素质，才能开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升单位的档案管理水平和层次，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且还可以为单位的持续反战做出一定的贡献。

（作者单位：内蒙古通辽市博物馆）