地勘单位人事档案中存在的问题及对策

欧丽英

摘 要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是各级组织考察、了解和使用人才的重要依据。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。本文就地勘单位人事档案中存在的问题与对策谈谈自己的看法。

关键词：人事档案；管理；对策

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，具有现实性、真实性、动态性和机密性的特点，它既能反映出个人经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况，是各级组织考察、了解和使用人才的重要依据。因此，管好用好人事档案，对人力资源的开发起着非常重要的作用。

1 存在问题

1、归档材料欠缺较多。从前两年我局统一组织的人事档案清理结果看，地勘单位人事档案中一些重要的材料，如录用（调动）材料、聘用合同、干部任免审批表、干部提职考察材料、年度考核材料、工资审批表、学历学位材料、二个月以上的培训材料、职称申报审批表和聘用材料、参加党团组织的材料、奖惩材料、干部的离任经济责任审计结果等，欠缺较多。

2、形成材料不够规范。主要是有的归档材料，书写用笔、用纸不合规定，甚至有涂改现象。有的任职、奖惩和职称材料只有文件或证书，而缺少应归档的审批表，如把职称评审确认文件替代《专业技术职务任职资格评审表》归档，以政府人事主管部门的调动批复文件替代《事业单位工作人员登记表》归档，以转正定级批准文件替代《转正定级审批表》归档，以表彰决定替代《先进个人呈报表》归档等。

3、材料填写不够认真。归档材料中“出生年月”、“参加工作时间”、“入党时间”、“学历”、“简历”、“身份（岗位）”等“三龄二历一身份”栏目的填写前后不一致，存在失真和随意现象，给准确认定干部出生时间、参加工作时间和入党时间等带来不便，有的干部还因此遭受损失。有的工人不写明“钻探工”、“安装工”等，而直接写“工人”，给提前退休的认定造成困难。有的《干部履历表》中应该填写的项目空着不填写，有的栏目该填写“无”而没填。有的姓名用字不严谨，乱用同音字、简体字。有的材料应由有关领导或有关人员签名盖章的却空着，有的材料应该盖章的没有盖章，有的材料形成时间没填写。

4、无头档案越来越多。 随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。所谓“无头档案”，是指查不到当事人下落的人事档案。通过清理， 2013年底全局“无头档案”有近200份，而且还有增加的趋势。

5、装订顺序比较混乱。没有严格按照干部人事档案十类材料装订归档的目录顺序要求进行，有倒装、错装、混装和漏装现象。

2 原因分析

1、管理基础薄弱。近几年来，我局各级人事部门尽管在档案材料的收集上，动了不少脑筋，想了不少办法，但由于局属各地勘单位都经历过几次大的机构变迁，人员组成非常复杂，员工素质参差不齐，加上地勘单位主要从事野外作业，以前的基础设施极其薄弱，缺乏人事档案管理所必备的条件，设备不配套，纸张质量很差，书写用笔不规范，填写不严谨，随意涂改，有的档案材料还存在霉变、虫蛀的现象。

2、档案意识淡薄。受地勘单位事业编制人数的限制，我局人事挂靠人员，即人事关系与实际岗位不对应的人员越来越多，加上有的单位和个人档案意识不强，对档案的重要性认识不足，不知道报送、不及时报送应该归档的档案材料，致使一些应归档的材料迟迟收集不上来而不能及时归档，久而久之，就会出现干部档案材料遗失或破损的现象。

3、管档业务生疏。近几年各单位人事部门工作人员变动频繁，新手较多，加上平时工作繁忙，又没有经过专业知识培训，档案管理业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，不知道应该收集哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位或部门不知道应该及时将干部提职材料、年度考核材料、职称评审、入党材料等移送人事部门归档，也是形成档案资料短缺的一个重要原因。

4、弃档人员频现。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”。近几年，地勘单位每年都有人辞职、跳槽，有的人到了私企，有的人干了个体。人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多，由于许多公司、单位对人事档案没什么要求，导致了人档分离的情况愈加严重，“无头档案”日趋增多。

5、管理手段落后。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但我局的人事档案管理手段陈旧，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，调阅档案时仍采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做既不利于人事管理效率的提高，又造成了一定的资源浪费，还会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

6、重视程度不够。有的领导对人事档案管理工作的认识存在着一些误区，总认为人事档案管理是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了，没有把人事档案管理工作放在应有的位置，对人事档案管理过问极少，舍不得投入人力、物力和精力。

3 对策措施

1、要强化组织领导。人事档案管理工作搞得好不好，关键在领导。只有各级领导思想上重视，行动上落实，舍得在人力、物力、财力上投入，经常过问和检查档案工作，才能使档案工作上台阶、上水平。各单位人事部门要把人事档案管理工作摆上重要的议事日程，对需要解决的困难问题，要千方百计协调解决。比如，可通过各种会议宣传人事档案的重要性，帮助大家增强档案意识；人事关系所在单位可通过发函等方式，加强与用人单位的联系，保证归档材料的转移通畅，以解决材料收集难的问题等。

2、要抓好队伍建设。各单位要严格按照《干部档案工作条例》的有关规定，抓好人事档案工作的队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。采取“请进来”、“送出去”等方式，每2-3年对人事档案管理人员进行组织培训，重点培训人事档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。

3、要注意材料收集。现阶段，干部考察、考核、学历、培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事部门要注意收集本单位员工（含人事关系挂靠人员）的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，并进行认真鉴别，确保归档的材料真实准确、内容完整，文字清楚、对象明确，手续完备、规范齐全。

4、要定期整理核对。整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”通过整理使每一个档案达到“完整、真实、精练、实用”的目的。这就要求人事档案管理人员要有踏实细致的工作作风，不怕苦、不怕累，平时经常对收集的人事档案材料按规定进行整理、审核、甄别和归档，严格按照档案十类材料的先后顺序进行规范化管理。对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册，应按在职职工档案、离退休人员档案、辞职人员档案及死亡人员档案进行整理、分类、编号、入柜。每年对所管理的档案进行一次检查核对，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。对审核过程中发现的短缺档案材料，要多方查找，尽量找到原始材料，实在找不着的，则要按规定要求进行弥补。如果原单位已更名，应由现单位提供证明材料。

5、要狠抓制度落实。2012年省局专门下发了《干部人事档案管理办法》，对我局干部人事档案管理提出了具体的要求，必须抓好落实。干部人事档案要明确专人管理，要严格借阅、传递审批手续。查（借）阅档要按规定要求进行，杜绝涂改档案现象的发生。要建立档案资料基础台账，摸清档案底数。移交档案材料要经审查合格方可，中组部2006年41号文件明确规定：“从2006 年1 0月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项；对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”因此，干部的“三龄二历一身份”等内容必须严格审核，确认无误后填写。

6、要提高科技水平。我局各单位从成立至今，都有几十年的历史了，人事档案无论从数量还是每卷档案的材料都发生很大变化，档案材料越来越多，这一现状要求我们必须加快信息化建设，充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，建立适合我局工作特点的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，有关数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享，不仅将库房查找转变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率；而且通过人事档案数据共享，各级组织人事部门只需调用实时数据，而无需再重复的复印、装订，对档案的保护也能起到积极的作用。

7、要加强沟通协调。人事档案关系到一个人的政治生命问题，“无头档案”的处置是一项重要而繁琐的工作，必须严肃认真，谨慎对待。职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等，在征得个人同意后，可将其人事档案转交给政府人事部门主办的人才服务中心保管。对于现有的“无头档案”，积极想办法处置。首先，要认真鉴别档案材料的保存价值。档案管理人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁；对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，待查清下落后，转给有关部门。其次，要积极查找档案人的下落。通过其亲戚、朋友等社会关系查找线索，找到后书面通知其回来办理人事档案转移手续，通知中应明确时限和要求，告诉他（她）如果不及时转移人事档案，将对其档案收取保管费用。对确实找不到下落的“无头档案”，暂予封存。

总之，只要我们正视人事档案存在的难点问题，抓住时机，更新观念，从强化档案意识入手，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，提高档案管理人员的业务素质，探索管理模式，完善管理制度，人事档案必将发挥其应有的作用。