基于校园一卡通资金运动流程的账务核算体系构建

何艳兵　胡伟　邓良丽　张成华

摘 要：伴随着信息化的普及和“数字化校园”项目的推进，校园一卡通系统已成为各个高校积极发展的项目。校园一卡通系统是架构在校园网上，具有身份识别和电子支付的功能的系统平台。文章在分析校园卡系统资金运动过程的基础上，探讨了校园一卡通系统资金结算和账务处理问题。

关键词：校园一卡通系统；账务处理；资金结算

伴随着信息化的普及和“数字化校园”项目的推进，校园一卡通系统已成为各个高校积极发展的项目。校园一卡通系统实现了实物货币和电子货币的转化，进一步提高了资金支付的安全性。该系统是以专网为载体，集身份识别、校内消费、电子钱包和自助转账为一体的多功能系统平台。在校园一卡通系统建设和管理的工程中，结算中心、卡务中心、数据中心是其管理平台的主要机构，而结算中心则是校园一卡通系统中账务处理的核心环节，其主体单位是银行或学校财务主管部门（资金结算中心），基本职能是建立校园卡资金专用账户（该账户为一般存款账户，可以办理现金收缴，但是不能支取现金。），核算校园卡系统资金的增加、减少和结存，并负责校园卡系统中各结算商户的资金清算。校园一卡通系统数据传递是通过自动转账功能来实现，但是由于存在脱机消费和黑卡消费等情况，使得系统资金和账户资金出现不平衡现象。因此，结算中心必须对一卡通系统资金进行财务核算与核对，及时清算，保证系统正常运转。文章旨在通过校园卡系统资金的流动形式，探讨结算中心对校园卡系统专户资金进行财务核算的方法。

一、校园一卡通系统资金运动分析

校园一卡通系统的资金运动是指实物货币与校园卡中的电子货币之间的转换，其包含三个阶段：资金的流入、周转和退出。

1.校园一卡通系统资金流入与流出分析

校园一卡通系统资金的流入来自于三方面：自助圈存机充值、现金充值和已领取补助金额。校园一卡通系统资金的流出是指与系统内的结算商户的营业款结算。

2.校园一卡通系统资金周转分析

校园一卡通系统的资金周转主要是两条线，一条是以校园卡为载体的虚拟电子货币的周转；另一条是以校园卡专户资金为会计核算对象的实际货币的周转。其具体资金周转过程如下：持卡人通过校园内设立的一卡通现金充值点进行现金充值，或者在圈存机上自助充值，将银行卡上资金转入校园卡账户，资金开始流入校园一卡通系统；结算中心根据每个现金充值点的缴款单和银行圈存转账凭证来核算校园卡专户资金的流入。持卡人通过刷卡消费，资金从持卡人账户流向系统中的各结算商户账户；结算中心以校园一卡通系统提供的结算报表为依据，将资金定期转账给商户。一卡通系统资金按日清算并生成各种结算报表，而结算中心对商户是定期结算，一般按月结算。结算日校园卡专户资金的结存为持卡人的校园卡账户余额之和。校园一卡通资金周转图如图所示。

校园一卡通系统资金周转图

因资金运动是无形，其流转的方式无法直观的呈现在大众眼前。而会计核算的对象就是资金的运动，则需将校园一卡通系统中电子货币和实物货币之间的转换用会计核算手段来直观展示给众人。

二、系统资金的财务核算

校园一卡通系统以卡户、商户和银行之间的交易数据为主要处理对象，对当天的交易数据进行收集、核对，相符后再将交易数据传递到系统中作为正式档案归档；对各实体之间的往来关系，系统经过自动采集、处理、严格审核后形成正式记录，最后形成结算报表。校园一卡通系统的数据记录是结算中心对校园一卡通资金进行财务核算的依据。

1.设置校园一卡通资金结算的会计科目

为了全面真实的核算和监督校园卡资金结算过程中发生的相关经济业务，应设置以下会计核算科目：“代管款项———校园一卡通”；“银行存款”。 “代管款项———校园一卡通”会计科目用来核算代管校园卡持卡人的校园卡中的金额，属负债类账户。该科目的貸方核算通过各种方式存入校园卡持卡人账户的资金（包括现金充值、银行圈存转账充值、补助代放充值等），借方核算校园卡持卡人在校园卡系统内刷卡消费的金额（对应为各签约商户的刷卡收款收入）。期末余额在贷方，表示校园中持卡人尚未刷卡消费的金额。其中“代管款项———校园一卡通”下设明细科目如下：充值（现金、圈存、补助），结算（签约结算单位）。

2.现金充值业务的财务核算

现金充值业务的财务核算是以校园卡系统中的现金充值汇总及明细表，银行缴款单为依据，并将两者进行核对，相符后记录会计凭证。对于现金充值必须做到日清月结，相应的会计分录如下：

借：银行存款

贷：代管款项———校园一卡通——充值——现金

现金充值以校园卡系统报表数据为准，若出现现金充值长短款，则先按报表数据存入银行，并马上查明长短款产生原因，在进行处理。

例如：某现金充值人员某日收到5000元现金。会计分录如下：

借：银行存款 5000

贷：代管款项———校园一卡通——现金 5000

3.银行圈存业务的财务核算

圈存系统是校园一卡通的主要子系统之一，其功能为与银行合作，共同完成由银行卡向校园卡转账的操作，结算中心根据银行的转账凭单进行财务核算。由于每日圈存业务较多且散，则可以采用每月根据校园卡系统中圈存金额与取得的银行对账单上的金额进行核对，再根据校园卡系统提供的圈存报表进行财务核算。相应的会计分录如下：

借：银行存款

贷：代管款项———校园一卡通——充值——圈存

例如：月末，从校园卡系统提供的圈存报表得到当月圈存金额为10000元，在与银行对账单核对一致后，进行会计处理。会计分录如下：

借：银行存款 10000

贷：代管款项———校园一卡通——充值——圈存 10000

4.收到补助款项的财务核算

为了减少学校现金的使用量，对于学校内部的款项可以尽量选用转账的方式。则对于学生的奖助学金等款项，可以选择由学校转账相应的款项到校园一卡通的银行账户中，然后向学生发放。相应会计分录如下：

借：银行存款

贷：代管款项———校园一卡通——充值——补助

例如：某月收到学校转来某学期学生的奖学金10000元。会计分录如下：

借：银行存款 10000

贷：代管款项———校园一卡通——充值——补助 10000

5.商户清算业务的财务核算

月末，结算中心首先以校园卡系统提供的结算报表为依据，将该商户本月的营业款进行结转，并将结算报表给予商户进行核对；然后在依据商户反馈回来的结算报表将校园卡资金专户中的资金转账给各商户。相应的会计分录如下：

（1）结转时：

借：代管款项———校园一卡通——充值

贷：代管款项———校园一卡通——结算——签约结算单位 （2）支付款项时：

借：代管款项———校园一卡通——结算——签约结算单位

贷：银行存款

例如：某食堂某月营业款为50000元。在与商户核对一致后，结算中心支付了对应款项给该食堂。会计分录如下：

（1）结转时：

借：代管款项———校园一卡通——充值 50000

贷：代管款项———校园一卡通——结算——签约结算单位 50000

（2）支付款项时：

借：代管款项———校园一卡通——结算——签约结算单位 50000

贷：银行存款 50000

三、结论

校园一卡通建设工程是高校今后的重要发展项目，那么加强对校园一卡通系统资金的安全管理显得极为重要。通过对校园一卡通资金进行财务核算，有利于校园一卡通资金安全性的提高。但是由于目前许多高校对于一卡通资金的管理尚属较新的内容，还没有形成相应的专项指标管理体系，该部分内容还需进一步加强。

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作者简介：何艳兵（1988- ），女，助理会计师；胡伟（1975-），男，副教授；邓良丽（1969- ），女，会计师