ERP助力精准单书核算实现出版社精细化管理

许西加

【摘 要】出版社经过转企改制后，必须建立精细化管理模式，提升市场化经营水平。出版社的精细化财务管理，需要通过单书成本核算来实现。然而，出版行业结算周期长、出版品种繁多，印次频繁，传统的手工核算或依靠局部软件核算的方式很难实现单书成本的准确核算，“账账不符”、“账实不符”现象普遍存在。ERP作为企业资源管理系统，被出版行业普遍应用，而ERP该如何实现单书精准核算以及ERP实施过程中需要注意的问题是本文重点论述的内容。本文对传统单书核算存在的问题进行了分析，提出ERP作为企业资源管理系统，适合出版行业的业务特点，利用EPR进行精准单书核算是出版社的明智选择。本文同时介绍了作者所在出版社利用ERP实现单书成本精准核算的案例及实施效果。根据实施过程积累的经验提出：ERP实施能否成功的关键在“人”。ERP是软件的实施过程，也是现代化管理理念在经营过程中的渗透过程，更是建立新的管理习惯、不断改进工作习惯的过程。利用ERP系统进行精准单书核算是出版社实现精细化管理的必然选择。

【关键词】ERP；单书成本核算；精细化管理；出版企业

一、前言

出版社转企改制，成为真正意义上的市场主体，必须建立精细化管理模式，提升市场化经营水平，而出版社的精细化财务管理需要通过单书成本核算来实现。

本文针对传统单书核算方式产生的问题进行了分析，指出ERP是出版社实现精准单书核算的选择，介绍了作者所在出版社的实施实例，总结了ERP对单书精准核算起到的成效，最后根据实施经验提出：ERP实施效果的好坏关键在“人”。

ERP是软件的实施过程，也是现代化管理理念在经营过程中的渗透过程，更是建立新的管理习惯、不断改进工作习惯的过程。利用ERP系统进行精准单书核算是出版社实现精细化管理的必然选择。

二、精准单书成本核算的意义

根据中宣部的要求，到2010年底，全国经营性出版社要全部转制为企业。在全国出版行业转企改制的大背景下，作为企业成为真正意义上的市场主体，出版社要提升市场化经营水平，必须建立精细化管理模式，而出版社的精细化财务管理，需要通过单书成本核算来实现。

2004年，财政部、新闻出版总署颁布了《新闻出版单位财务核算办法》。该办法要求出版单位的财务日常核算工作需要进行单书成本核算、库存商品核算、主营业务收入核算以及其它收入核算，这就是我们业内通常讲的“单书核算”。所以，进行单书核算不仅是财务核算制度的要求，也是出版社规范管理、精细化管理的需要。同时，出版社改制成为企业后，都建立了绩效考核制度。无论对编辑部门进行年度效益考核，还是对编辑个人进行年度效益考核，都需要准确、及时的财务信息作为考核计算的依据。所以，准确的单书成本核算为出版社精细化管理奠定了基础。

三、传统单书核算存在的问题解析

1.数据量大、数据分散、传统核算混乱

目前，出版行业竞争日趋激烈，为了占领市场，日出一书甚至日出多书的情况普遍存在。除了新出版书目，还有大量重印、再版书目。呈现出书目多、印次频繁、印量大的特点。同时，不同版次、印次的图书还需要分批入库、分批出库。但是，在传统核算方式下，业务数据分散在各部门，直到月末才集中到财务部门归集核算，这就造成时间紧、任务重的情况，要求部门间有高度的协作能力。即使这样，成本数据传输不及时、归集不准确、分摊不不均等情况时有发生。最终导致总账与明细账“账账不符”。

2.图书生产发行周期长、结算滞后、成本归集不全

从图书出版结算流程分析，一本图书从发稿、印制、生产、再到销售，一般持续2-3年左右，回款周期较长。同时出版行业上下游之间结款滞后：图书已销售，收入已确认，但相关生产成本、销售费用还尚未结算归集。最终导致成本费用不能及时入账：图书实物已做入库、出库处理，但在财务系统无法办理出入库核算，相应销售成本无法结转，导致“账实不符”情况长期存在。

3.漏记成本无法处理

从传统记账方式分析，虽然按照印次设立了成本卡片，对每印次的编、审、教、印费用分项归集。但是对已完工结转、主营业务成本已结转的图书，后续再发生的漏记，所发生的成本不能进行处理。一旦出现漏记生产成本的情况，只能做变通处理：将A书的成本记到B书上，准确的单书成本核算很难实现。

综上所述，在传统核算方式下，成本核算只能在月末结账时才能计算出来。成本核算模糊、滞后，财务仅仅起到记账作用，无法针对成本组成的诸多要素进行有效的分析和控制。同时，产供销环节与财务脱离，从原材料到在产品的各项作业信息在本部门内部流转，生产环节信息不透明，没有清晰准确的核算，就谈不上精细的管理。俗话说：知己知彼方能百战不殆，出版企业在长期的粗放管理模式下，对于每种图书的利润贡献都无法得知，“知己”都无法做到，更不用说与竞争对手进行比较，进而制定出竞争策略和发展规划了。

四、出版企业利用ERP系统实现精准单书核算的可行性分析

1.ERP系统的优势

ERP作为企业资源计划系统，能有效整合企业内部资源和有关外部资源。人、财、物、产、供、销以及相应的物质流、信息流、资金流、管理流、增值流能够紧密集成，实现资源化的实施共享。

2.出版社需要ERP系统

ERP将企业内外业务流程看成是紧密结合的供应链，从而对企业内部供应链所有相关资源进行有效的管理。ERP的这一特点，非常适合出版企业的业务特点和管理需求。所以，ERP为出版社提供了一体化的信息平台：新上选题数据随着生产进程推进，先后传送至编辑、印制、发行、财务等部门，实现了财务、业务一体化。对全流程，整个供应链资源都实时准确记录，并实施有效控制，最终实现真正意义的全流程单书核算。

3.本文作者所在出版社利用ERP实现单书核算实例endprint

在ERP实施中，本文作者所在出版社改变了传统方式中只设立成本卡片的做法，引入“成本效益卡 + 差额管理”对应一书一卡的核算思路。具体实施方案如下：

（1）某一选题《美国专利诉讼》经过三级论证通过之后，总编室进行正式立项。将选题上升成项目进行全程管理，并按照印次建立成本效益卡。方便财务处理预付稿酬、预付版税等费用。

（2）将该选题相关设计、出片、打样、稿酬、版税、编审教费、制版费、印刷费、装订费和纸张款等成本费用全面预估，得到较为准确的印次预估成本及预估成本单价。

（3）按照权责发生制的原则要求，以合同、印制通知单、协议工价、费用计算标准等作为归集计算成本依据，将应计入生产成本但尚未结算的款项，按照选题项目通过 “应计生产成本”科目进行单位、项目双维度的明细核算

（4）图书印制完毕并验收入库的同时，财务做完工处理，结转该书“生产成本”同时增加“库存商品”。分次入库、同步完工，既符合实际管理，又克服了实物入库与财务完工不同步的财务核算管理障碍，消除了长期影响出版社单位财务“账实不符、账账不符”的管理缺陷。

（5）对于实际生产数量与印前计划印量不一致的情况，在成本效益卡基础上引入“差额处理单”，解决补记生产成本，处理结算与应计差异。

通过上述解决方案，从选题到印制完成的整个生产流程中所涉及的全部成本，根据权责发生制原则进行全成本核算。根据图书印制进度分批入库，在项目结束之时，根据实际印量对对预估成本进行差额调整，确保图书成本的准确性。对图书全流程进行总账、明细账、实物同步处理，一一对应，账账相符、账实相符。

ERP上线后，本文作者所在出版社在“生产成本”科目累计未结转金额占图书总码洋的比例由52.37%改善为33%左右。

五、对出版社单书精准核算实施ERP的效果分析

1.基本实现了资源共享

ERP搭建了信息化、科学化的综合管理平台，使信息流、资金流、物资流、工作流在平台上快速流动并汇集整合，改变了过去存在的“信息孤岛”、资源分散、资源综合利用效率低的问题，充分实现了资源共享。

2.提升了资源综合运用效率，同时提高了工作效率

通过管理创新、流程再造，实现了工作流程的优化和简化。从选题立项开始到编、审、教、印刷全流程的业务数据，根据“谁经办、谁提交”的原则，通过业务端提交原始数据，经过审核后传送至财务财务系统，提高了数据的准确性，解决了由于沟通不畅导致的数据失真的问题。同时，也解决了重复录入、浪费人力的问题，极大地解放了生产力。

3.工作流程透明，加强了内部制约与监控

工作流程纳入ERP系统后，工作流转清晰透明，上下工序之间相互监督制约，有效解决了过去存在的相互扯皮、人为拖延、影响效率的问题，部门之间、工序之间的协同配合达到高效化，工作的计划性和计划的执行力大大增强。

4.提升数据时效性，为管理决策提供有力保障

ERP系统投入使用后，上到社领导、下到社内各部门、直至每个编辑，都能通过信息系统实时了解图书销售、回款等市场信息，从而可以根据市场变化及时调整和改进出版营销策略，提高图书出版和经营的针对性和有效性。

六、ERP实施过程中需注意的问题

在本文作者所在出版社ERP上线实施近两年的过程中，对于“三分软件，七分实施”的说法深有体会，任何系统实施效果好坏的关键在于“人”。

出版社ERP实施初期，预想效果不理想，分析其原因，主要在于：编辑人员习惯于实际结算费用时才在系统中提交成本数据，从而导致成本归集不全；业务人员在ERP系统滞后操作，导致业务财务核算不能同步；ERP上线后，信息采集被分配到基层员工端，增加了工作量，员工产生抵触情绪，执行力低，导致ERP实施效果差。

通过对制度、流程的再完善，ERP实施效果不断改善。例如：在ERP流程中限定：未按照成本项目做全成本预估处理的，不能进行费用结算申请，也不能进行印制申请，从而确保成本项目归集齐全；再如：将ERP操作规范与绩效考核挂钩，项目成本未全部结转，销售收入就不能记入业绩考核，督促编辑尽快结项，确保账务实物同步完成入库等。通过以上措施，加强“人”的主观能动性，本出版社相关业绩有了很大提升。

七、结语

本文阐述了在全国出版行业转企改制的大背景下，出版社必须建立精细化管理模式，以提升市场化经营水平。出版社的精细化财务管理需要通过单书成本核算来实现。而传统的核算方法无法做到准确的单书成本核算。在分析了传统核算方式的缺陷后，提出利用EPR系统进行精准单书核算是出版社实现精细化管理的必然选择。同时ERP是软件的实施过程，更是现代化管理理念在出版社经营过程中的渗透过程，是建立新的管理习惯、不断改进工作习惯的过程。出版社实施ERP一定要有以人为本的管理思想，制定合理的考核机制、不断改进流程、完善管理。充分利用ERP系统进行图书单书核算，达到“账账相符”、“账实相符”的财务管理要求。助力出版企业实现精细化管理。

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