加强高校教学秘书队伍建设的研究与实践

孙晓雪　梁彬彬　张鹏

摘 要：教学秘书是高校教学管理队伍中最基层的管理者和执行者，是师生联系的纽带，是教务管理部门与教学单位之间的桥梁，同时也是保障教学管理工作正常运行的核心力量，提高高校教学质量的重要途径是建立一支高素质的，具有创新意识的教学秘书队伍。目前高校的管理体制缺乏对教学秘书的正确定位和重视，致使教学秘书队伍极不稳定，这也在一定程度上阻碍了教学管理的发展。因此，明确教学秘书在教学管理中的作用，关注教学的状况，解决教学秘书队伍建设中的问题，了解教学秘书发展的困境，是保证教学秘书队伍稳定的前提条件，也是提高高校教学管理水平的重要保障。

关键词：教学秘书 队伍建设 教学管理 素质

中图分类号：G45 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）01（c）-0247-02

教学是高校的中心工作，高校管理的核心内容之一是教学管理工作。教学秘书是高校教学管理人员的重要组成部分，在高校教学管理中起着重要的作用，同时也是保证高校教学工作正常运行的关键性要素，他们的存在在高校教学秩序的建立与运行过程中，起到了非常重要的作用。教学秘书肩负着管理与服务双重任务，这些人素质的高低会直接影响到学校教学管理水平和教学效率。所以，建立一支高素质的教学秘书队伍对加强高校的教学管理工作有着非常重要的意义。

1 高校教学秘书应具备的素质

1.1 良好的思想素質

教学秘书要具备良好的职业道德修养和高度的责任心。要时刻树立全心全意为师生服务的思想，正确对待工作得失，热爱教育事业、不辞辛苦、任劳任怨、耐心热情地以积极饱满的工作态度投入工作，以良好的精神面貌和思想政治素质去影响和教育学生。教学秘书日常工作繁杂而琐碎、责任大、任务重，他们的工作稍有失误就会造成教学秩序的混乱，因此，教学秘书必须要具有严谨求实的工作作风，具有高度责任心和敬业精神，不出纰漏、严守教学机密、坚守原则、严格按照规章制度办事。

1.2 合理的知识结构

1.2.1 具有专业知识

教学秘书必须熟悉各门学科的结构体系、教学大纲、课程设置，必须具备所在院系涉及的专业知识等，掌握教学规律和教学过程，才能及时高效地完成日常教学管理工作。

1.2.2 具备管理知识

教学秘书必须不断更新自己的管理知识体系，掌握最先进最科学的管理理念和方法，保证日常教学管理工作规范化、科学化。

1.2.3 具备公文写作知识

在工作过程中，教学秘书要经常根据教学实际情况撰写、上报一些教学公文，因此必须具掌握公文写作的相关知识，熟悉公文格式，在行文时能够做到语意简明、行文流畅、格式规范。

1.3 较强的能力素质

教学秘书是院系领导的参谋和助手，除了要协助分管领导做好教学工作以外，还要具有一定的知识结构，还必须具有较强的工作能力，具体能力包括如下几方面。

1.3.1 沟通协调能力

教学秘书起是职能部门、院系领导和师生之间的桥梁和纽带。因些必须具有良好的沟通协调能力，这样才能减少工作中的摩擦和误会，保证整个教学体系正常有序地运行，从而提高教学管理的工作效率。

1.3.2 统筹规划能力

教学秘书要对每学期的常规事务进行合理地统筹安排，做到杂而不乱。但教学秘书的工作具有突发性和临时性的特点，这就要求其在处理事情时要分清轻重缓急，沉着冷静、顾全大局，确保各项事务都能顺利完成。

1.3.3 创新能力

创新是时代发展的要求，教学秘书要不断更新观念，收集好的经验和做法，勇于改革创新，积极探索教学管理改革的新思路和新方法，用现代教学管理创新理念给领导的决策提供科学的依据。同时，教学秘书要熟练掌握各种办公设备和办公软件，尤其是教务管理软件，使教学管理工作呈现出信息化、合理化的趋势。

2 教学秘书队伍在高校建设中存在的问题

2.1 教学秘书队伍缺乏稳定性

简单、机械的事务性工作是传统观念认为的教学秘书的本职工作，因此，教学秘书队伍在人员聘任、职称评定、评奖评优、利益分配等方面经常会受到不公平待遇。在现实的教学过程中，教学秘书承担着大量的学院教学管理工作，十分辛苦。他们工作繁杂，任务重、压力大、责任重，有的时候虽然付出了艰辛的劳动却无法得到尊重和理解，取得的成绩往往得不到公正的评价和认可，因此许多人不愿意继续担任教学秘书，出现了多数人转岗的情况，教学秘书队伍呈现不稳定的状态。

2.2 缺乏有效的考核机制

科学有效的考核机制，可以提高教学秘书的工作效率和积极性。现在许多高校都没有形成一套针对教学秘书的科学合理的考评机制。考评线条粗、主观性强，不能客观公正地反应教学秘书的工作绩效，多数学校对教学秘书的工作岗位和工作职责没有具体明确的规定，导致教学秘书的工作量极不平衡。因此造成教学秘书工作积极性不高的主要原因是学校不具备具有激励作用的考核机制。

2.3 缺乏专业的管理知识

教学秘书多数是由非管理专业毕业的教师担任，缺乏专业的管理知识和理念。教学秘书整天忙于应付教务处和机关各部门下达的具体事务性工作，忙于为师生做好各种服务工作，很难抽出时间系统的学习管理知识和各项管理制度。工作缺乏活力、多凭经验办事，习惯于按部就班地按领导指示工作，不能较好地利用日常收集的管理资料总结教学管理改革理论，在一定程度上限制了管理水平提高。

2.4 缺乏培训、进修机会

教学和科研是高校立校之本，所以，很多高校非常重视对专任教师的培养，为专任教师提供很多培训、进修的机会。而对教学秘书的培养却很少会被提上日程。面对高等教育迅猛发展的现状，教学秘书无法得到现代高等教育管理思想的系统培训，思想观念不能及时更新，致使教学秘书的工作视野不够开阔、专业知识匮乏，从而阻碍了教学秘书的整体素质和创新能力的提高。

3 加快高校教学秘书队伍建设的途径与方法

3.1 重视教学秘书地位的提高，保证教学队伍的稳定

马斯洛需求层次理论认为，当人的基本需求满足以后，自然会有自我实现的高层次精神需求。自我实现需求是指发展自身潜能，实现理想的需求，它是来自于人内心追求个人理想的强大驱动力。教学秘书作为高校的教学管理者，他们渴望自身的工作成绩得到认可。因此，作为高校领导，必须重视教学秘书队伍建设，对于教学秘书在高校管理中的地位和作用，要给予充分的肯定，从决策上和行动上关心和支持教学秘书队伍建设，在职务晋升、评优评奖、薪酬待遇等方面为教学秘书提供条件，并给他们提供合理的职业发展的空间。正确评价他们工作业绩，让其树立心理归属感，这样才能保障教学秘书队伍的相对稳定，才能更好地促使教学秘书以主人翁的精神状态投入到工作中，创造出更加辉煌的工作业绩。

3.2 引入竞争激励机制，开展教学管理评估，奖惩分明，使教学管理能够良性发展

根据教学秘书工作岗位的特点、职责权限大小及其所承担风险程度给教学秘书的管理队伍制定严格的考核标准，建立一套科学合理的激励机制，实现绩效管理。在具体的考察过程中，把工作职责和业绩相匹配作为教学秘书的考核制度，从而调动他们的工作积极性和主动性，把待遇和工作量、工作能力、工作态度等条件联系起来，激发他们的内在潜力，防止出现“集体主义大锅饭”的消极局面，这样才能发挥薪酬的激励作用。对于责任心强、工作完成情况较好的要给予表彰和物质奖励。只有及时给予奖励，才能最大限度发挥他们内在的工作热情，建立一支具有开拓进取精神的高水平教学秘书队伍。

3.3 增加培训、进修机会，丰富管理知识，提升综合素质

高校要将教学秘书队伍的培训、交流、深造纳入教学秘书的队伍培训规划。要重视教学秘书的培训和知识更新，并在经费和政策上提供保障。通过在岗培训、参观考察、继续教育等多种形式，提高教学秘书的知识水平、管理水平、工作能力。同时，学校还应鼓励教学秘书积极参与教学改革的研究工作，用理论指导教学管理实践，最终实现教学管理水平质的飞跃。

随着高等教育事业的高速发展，学校必须重视教学秘书的作用，加强教学秘书队伍的建设，建立一支具有高度创新精神的高素质教学秘书队伍，这样才能切实提高高校教学管理的整体水平。同时，教学秘书在实际的管理工作中要不断更新知识结构，逐渐提高自己的综合能力及各项教学管理水平，成为真正适合高校发展需要的管理型人才。

参考文献

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