科研项目档案特点及管理要求

王继荣

摘 要：本文由实际工作出发，简要说明了科研项目档案专业性、多样性、成套性、复杂性、高价值的特点，以及做好科研项目档案管理的几点要求：一是领导重视，二是责任清晰，三是全员参与，四是全程管理，五是整理规范，六是移交及时。

关键词：科研项目；档案特点；管理要求

1 科研项目档案特点

科研项目档案是企（事）业单位在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料。科研项目档案是科技成果的重要组成部分，它真实记录了科学技术研究的整个过程，是科研项目推广应用的依据和凭证，是科研院所重要的知识资产，是国家的宝贵财富。

科研项目档案内容具有专业性，载体呈多样性，来源广泛又自成体系，对现实工作具有极大的参考作用。

2 管理要求

2.1 领导重视

科研项目实行项目负责人制。

项目负责人是项目实施的直接责任人，负责制定实施方案和工作计划，对项目的经费使用、进度、学术水平、项目完成情况、安全、质量、保密、档案等承担直接责任，所以这里的领导特别强调是项目负责人。

项目负责人必须充分认识到，科研项目档案管理是科研管理的重要组成部分，建立科学规范、完整齐全的项目档案是科研成果展示的需要，更是科研工作继承性、连续性、反复性特点的长远需要。重视和加强科研项目档案工作，可以积累和总结科学技术研究工作的成果和经验，避免不必要的重复劳动，可以提升科研管理水平，提高科研工作的质量和效率，促进科学技术的创新和发展。因此，项目组成立之时，项目负责人就要将档案工作列入计划，指定专人负责项目文件的形成、标识、收集和积累。一旦项目完成，项目负责人立即组织归档，对项目研究过程中产生的所有文件进行价值鉴定，确定项目档案密级、保管期限及提供利用范围，严把审查关。

2.2 责任清晰

由于一个科研项目会涉及上级主管部门和多家参与单位，所以科研项目文件的形成主体也是多方面的，为确保科研项目档案的完整性，做好文件收集，就必须首先明确归档工作相关方，责任清晰。

这其中，项目组是第一位的，因为科研管理以项目为中心，以项目组为基本活动单元。科研项目文件绝大部分产生于项目组，项目组是归档工作的责任主体；第二是科研管理部门，上级主管机关的各类发文，包括：立项批复 、评审意见、过程检查、项目调整及验收结论、鉴定证书等，上传下达过程中应注意收集原件；项目组上报的科研方案、年度工作计划、年终工作总结及其它材料，如：中期评估报告、验收申请报告和经费文件等，作为凭证，科研管理部门应审批确认，并签字盖章，待项目结题验收后归档；第三是协作单位，项目组签订合同协议时，要明确科研文件材料的归属，明确对方提供文件资料的范围、深度、质量、数量和移交时间等，保证项目主持单位保存该项目的整套档案；第四是设备供应商，科研项目批复时，常常包括设备经费。所以，签订设备采购合同时，也应设立专门条款，明确供应商提供完工文件的内容、份数及相关要求。

2.3 全员参与

项目承担单位必须树立全员参与，人人都是兼职档案员的归档意识。

科研人员是报告的撰写者，是实验的记录员，是合同的签订者或执行人，关乎每一份文件的完整性和准确性。档案因为其固有的原始记录性和依据凭证功能，要求每份文件如果涉及签字盖章，必须手续齐全完备。如果涉及更改，必须有更改依据和更改人签字确认，并履行相应的审批手续。

管理人员是项目的服务者，简化工作流程，提高工作效率，做好项目文件控制，确保关键性、核心材料的形成和归档，是职责所在。档案工作的目标就是实现项目文件的集中、有序管理，让分散的、隐性的知识和技术真正固化下来，而不是保存在科研人员的头脑中、电脑中，更不是散落在实验室里、办公桌上。

档案人员管好这些凝聚着科研人员智慧和汗水的档案，对于展示今天的科研成果是必要的，对于明天的科学研究工作也是非常重要的。搞科研、做设计，通常上一阶段的成果，是输出文件，对于下一环节，更是输入文件。探索和发现，不就是要站在巨人的肩膀上吗。所以，无论科研人员，还是管理人员，对归档工作要认识一致，步调一致，形成齐抓共管的良好局面。

2.4 全程管理

项目取得立项批复后，档案部门要积极实践项目档案管理的“三纳入”、“四同步”，实行全程管理，具体措施简单表述为“抓两头，促中间”。

开头，即：接到项目计划任务或签订合同时，归档工作就纳入领导议事日程，纳入规章制度和程序文件，纳入岗位职责。专兼职档案人员即根据科研任务和项目特点，按照国家法律法规、标准规范和相关管理办法，制定准确适用的项目文件归档范围，并提出科研文件材料的归档要求，同时着手收集开题论证报告、项目建议书、任务书及相关批复性文件等。

过程中间，由于科研项目的研究周期少则数月，长则数年，为确保项目文件能充分记录整个研究过程，档案人员既要随时追踪了解项目进展计划，又要定期深入科研一线，仔细检查科研项目文件材料的形成、积累情况。督促项目组在研究实验阶段及时记录、及时整理、及时小结，做到记录准确、图纸准确、数据准确，并按文件重要性、类别或形成时间，建立台账，做好预立卷。

最后，是预验收，顾名思义，预验收常常是项目承担单位自行组织的，此时项目进入科研成果总结鉴定阶段，研究工作任务基本全部完成，技术报告均已定稿，有的项目甚至已经申请成果专利，进入推广应用阶段。所有科研项目文件均已呈现在眼前，此时予以全面审查，发现问题，立即整改，可以起到事半功倍的效果。

总之，项目档案工作实施全程管理的目的，就是通过各种控制手段和收集方式，确保科研文件材料的完整、齐全和准确、有效。

2.5 整理规范

所谓整理，即按照一定原则对分散的文件实体进行分类、组合、排列和编目，使之有序化的过程。

2.5.1 文件分类

文件分类是文件管理过程的要求，也是归档工作的需要。其依据是项目文件的来源、形成时间、内容和形式特征等。

通常做法是将科研项目文件按照阶段并结合文件内容，分为立项文件、计划方案类文件、招投标文件、合同文件、设备文件、技术（研发）类文件、实（试）验记录、测试文件、总结验收报告、成果奖励申报、推广应用等，又按载体不同分为纸质文件、电子文件和声像文件（包括录音、录像和照片）等。

2.5.2 文件组合

文件组合也即组织案卷保管单位，简称组卷。其原则是遵循科研项目文件材料的形成规律，保持案卷内项目文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

科研项目通常实行“项目—课题”两级管理，特别是重大专项，同一项目分解出来的若干课题是项目的支撑。

每个课题是相对独立的，每个课题档案也应是相对集中和完整的，如：一个试验的方案、大纲、规程、记录、报告应组合在一起；一项软件开发，其需求分析、设计说明书、测试报告、评审验收应按阶段组合在一起。不同课题的文件，避免交叉。

针对项目整体的综合性和管理性文件可以按实施阶段进行组卷。这样，在一个项目文件中，每个最小单元都是独立的，又是相对完整的，如此层次递进，构成项目档案整体。

2.5.3 文件排列

一个项目的文件，管理类文件按照问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应正文在前，附件在后；批复在前，请示在后。技术类文件，按研究阶段或专业排列，一般先总体，后部分；文字材料在前，图纸在后；主工艺系统在前，辅助系统在后。设备文件，按照计划选购（研制）、到货验收、安装调试、使用维护等阶段排列，设备仪器的图样和说明书可单独排列。合同文件按类别或年度。

2.5.4 编目

完成文件分类、组合、排列后，要固定文件排列次序，做好案卷目录或卷内文件级目录，方面日后检索利用，著录项目通常包括档号、题名、立卷单位、起止日期和密级等。

2.6 移交及时

研究周期长的科研项目应按阶段归档，研究周期短的在任务结束时一次性归档。归档时间最迟应为完成阶段任务或课题结题后的三个月之内。避免项目组人员变动或解散造成科研项目文件的遗失。

科研项目档案实行集中统一保管。

参考文献

[1]王传宇，张斌.科技档案管理[M].北京：中国人民大学出版社， 2009.

[2] DA/T 2-1992科学技术研究课题档案管理规范 [S].