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科研项目档案特点及管理要求

2015-05-12王继荣

卷宗 2015年4期
关键词:科研项目

王继荣

摘 要:本文由实际工作出发,简要说明了科研项目档案专业性、多样性、成套性、复杂性、高价值的特点,以及做好科研项目档案管理的几点要求:一是领导重视,二是责任清晰,三是全员参与,四是全程管理,五是整理规范,六是移交及时。

关键词:科研项目;档案特点;管理要求

1 科研项目档案特点

科研项目档案是企(事)业单位在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料。科研项目档案是科技成果的重要组成部分,它真实记录了科学技术研究的整个过程,是科研项目推广应用的依据和凭证,是科研院所重要的知识资产,是国家的宝贵财富。

科研项目档案内容具有专业性,载体呈多样性,来源广泛又自成体系,对现实工作具有极大的参考作用。

2 管理要求

2.1 领导重视

科研项目实行项目负责人制。

项目负责人是项目实施的直接责任人,负责制定实施方案和工作计划,对项目的经费使用、进度、学术水平、项目完成情况、安全、质量、保密、档案等承担直接责任,所以这里的领导特别强调是项目负责人。

项目负责人必须充分认识到,科研项目档案管理是科研管理的重要组成部分,建立科学规范、完整齐全的项目档案是科研成果展示的需要,更是科研工作继承性、连续性、反复性特点的长远需要。重视和加强科研项目档案工作,可以积累和总结科学技术研究工作的成果和经验,避免不必要的重复劳动,可以提升科研管理水平,提高科研工作的质量和效率,促进科学技术的创新和发展。因此,项目组成立之时,项目负责人就要将档案工作列入计划,指定专人负责项目文件的形成、标识、收集和积累。一旦项目完成,项目负责人立即组织归档,对项目研究过程中产生的所有文件进行价值鉴定,确定项目档案密级、保管期限及提供利用范围,严把审查关。

2.2 责任清晰

由于一个科研项目会涉及上级主管部门和多家参与单位,所以科研项目文件的形成主体也是多方面的,为确保科研项目档案的完整性,做好文件收集,就必须首先明确归档工作相关方,责任清晰。

这其中,项目组是第一位的,因为科研管理以项目为中心,以项目组为基本活动单元。科研项目文件绝大部分产生于项目组,项目组是归档工作的责任主体;第二是科研管理部门,上级主管机关的各类发文,包括:立项批复 、评审意见、过程检查、项目调整及验收结论、鉴定证书等,上传下达过程中应注意收集原件;项目组上报的科研方案、年度工作计划、年终工作总结及其它材料,如:中期评估报告、验收申请报告和经费文件等,作为凭证,科研管理部门应审批确认,并签字盖章,待项目结题验收后归档;第三是协作单位,项目组签订合同协议时,要明确科研文件材料的归属,明确对方提供文件资料的范围、深度、质量、数量和移交时间等,保证项目主持单位保存该项目的整套档案;第四是设备供应商,科研项目批复时,常常包括设备经费。所以,签订设备采购合同时,也应设立专门条款,明确供应商提供完工文件的内容、份数及相关要求。

2.3 全员参与

项目承担单位必须树立全员参与,人人都是兼职档案员的归档意识。

科研人员是报告的撰写者,是实验的记录员,是合同的签订者或执行人,关乎每一份文件的完整性和准确性。档案因为其固有的原始记录性和依据凭证功能,要求每份文件如果涉及签字盖章,必须手续齐全完备。如果涉及更改,必须有更改依据和更改人签字确认,并履行相应的审批手续。

管理人员是项目的服务者,简化工作流程,提高工作效率,做好项目文件控制,确保关键性、核心材料的形成和归档,是职责所在。档案工作的目标就是实现项目文件的集中、有序管理,让分散的、隐性的知识和技术真正固化下来,而不是保存在科研人员的头脑中、电脑中,更不是散落在实验室里、办公桌上。

档案人员管好这些凝聚着科研人员智慧和汗水的档案,对于展示今天的科研成果是必要的,对于明天的科学研究工作也是非常重要的。搞科研、做设计,通常上一阶段的成果,是输出文件,对于下一环节,更是输入文件。探索和发现,不就是要站在巨人的肩膀上吗。所以,无论科研人员,还是管理人员,对归档工作要认识一致,步调一致,形成齐抓共管的良好局面。

2.4 全程管理

项目取得立项批复后,档案部门要积极实践项目档案管理的“三纳入”、“四同步”,实行全程管理,具体措施简单表述为“抓两头,促中间”。

开头,即:接到项目计划任务或签订合同时,归档工作就纳入领导议事日程,纳入规章制度和程序文件,纳入岗位职责。专兼职档案人员即根据科研任务和项目特点,按照国家法律法规、标准规范和相关管理办法,制定准确适用的项目文件归档范围,并提出科研文件材料的归档要求,同时着手收集开题论证报告、项目建议书、任务书及相关批复性文件等。

过程中间,由于科研项目的研究周期少则数月,长则数年,为确保项目文件能充分记录整个研究过程,档案人员既要随时追踪了解项目进展计划,又要定期深入科研一线,仔细检查科研项目文件材料的形成、积累情况。督促项目组在研究实验阶段及时记录、及时整理、及时小结,做到记录准确、图纸准确、数据准确,并按文件重要性、类别或形成时间,建立台账,做好预立卷。

最后,是预验收,顾名思义,预验收常常是项目承担单位自行组织的,此时项目进入科研成果总结鉴定阶段,研究工作任务基本全部完成,技术报告均已定稿,有的项目甚至已经申请成果专利,进入推广应用阶段。所有科研项目文件均已呈现在眼前,此时予以全面审查,发现问题,立即整改,可以起到事半功倍的效果。

总之,项目档案工作实施全程管理的目的,就是通过各种控制手段和收集方式,确保科研文件材料的完整、齐全和准确、有效。

2.5 整理规范

所谓整理,即按照一定原则对分散的文件实体进行分类、组合、排列和编目,使之有序化的过程。

2.5.1 文件分类

文件分类是文件管理过程的要求,也是归档工作的需要。其依据是项目文件的来源、形成时间、内容和形式特征等。

通常做法是将科研项目文件按照阶段并结合文件内容,分为立项文件、计划方案类文件、招投标文件、合同文件、设备文件、技术(研发)类文件、实(试)验记录、测试文件、总结验收报告、成果奖励申报、推广应用等,又按载体不同分为纸质文件、电子文件和声像文件(包括录音、录像和照片)等。

2.5.2 文件组合

文件组合也即组织案卷保管单位,简称组卷。其原则是遵循科研项目文件材料的形成规律,保持案卷内项目文件材料的有机联系和案卷的成套、系统,便于档案的保管和利用。

科研项目通常实行“项目—课题”两级管理,特别是重大专项,同一项目分解出来的若干课题是项目的支撑。

每个课题是相对独立的,每个课题档案也应是相对集中和完整的,如:一个试验的方案、大纲、规程、记录、报告应组合在一起;一项软件开发,其需求分析、设计说明书、测试报告、评审验收应按阶段组合在一起。不同课题的文件,避免交叉。

针对项目整体的综合性和管理性文件可以按实施阶段进行组卷。这样,在一个项目文件中,每个最小单元都是独立的,又是相对完整的,如此层次递进,构成项目档案整体。

2.5.3 文件排列

一个项目的文件,管理类文件按照问题结合时间(阶段)或重要程度排列。一般应正文在前,附件在后;批复在前,请示在后。技术类文件,按研究阶段或专业排列,一般先总体,后部分;文字材料在前,图纸在后;主工艺系统在前,辅助系统在后。设备文件,按照计划选购(研制)、到货验收、安装调试、使用维护等阶段排列,设备仪器的图样和说明书可单独排列。合同文件按类别或年度。

2.5.4 编目

完成文件分类、组合、排列后,要固定文件排列次序,做好案卷目录或卷内文件级目录,方面日后检索利用,著录项目通常包括档号、题名、立卷单位、起止日期和密级等。

2.6 移交及时

研究周期长的科研项目应按阶段归档,研究周期短的在任务结束时一次性归档。归档时间最迟应为完成阶段任务或课题结题后的三个月之内。避免项目组人员变动或解散造成科研项目文件的遗失。

科研项目档案实行集中统一保管。

参考文献

[1]王传宇,张斌.科技档案管理[M].北京:中国人民大学出版社, 2009.

[2] DA/T 2-1992科学技术研究课题档案管理规范 [S].

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