新时期如何做好人事代理档案管理工作

高平善

随着计算机网络技术的快速发展，人们的工作生活已进入了一个全新的信息网络化时代，社会正在向信息网络化、数字化、智能化的时代迈进，传统的手工操作的人事代理档案管理模式面临着信息网络化的机遇与挑战，作为濮阳市人事代理档案管理的一名工作者，在新时代、新朝流下，该如何抓住机遇面对挑战，战胜自我，去做好人事代理档案管理的工作呢？该如何让人事代理档案管理进入计算机网络信息平台，为用户提供更便捷服务的需求，我认为该从以下几方面做起。

1 首先要转变思想

思想引领行为。人事代理档案管理要改变以往的传统操作模式，首先档案管理工作人员思想要转变，结合多年的人事代理档案管理工作实践的经验，放开视野，转变思路，用计算机信息网络化提供的平台去思考人事代理档案管理工作的新路径，人事代理档案管理工作人员必须强化思想认识，进一步加强对计算机信息网络化知识的学习与积累，时刻关注周边地市档案管理工作出现的新形势、新变化，预测人事代理档案管理工作将来的走向与趋势，用信息网络化的思维方式开始从事档案管理工作的学习与研究，用电脑输入替代手工纸写记录，用电子文件替代一本本手工书写记录，从点滴档案管理工作做起，将人事代理档案管理工作由原来的手工操作随着思维转变向现代的计算机信息网络化方向发展。

2 信息化服务的理念

在人事代理档案管理工作中，信息化服务的理念，首先是要采集、存储、上传信息，把所有存档人员的基本信息详细地收集到位，建立一个人事代理档案电子文档数据库存储，把这个电子文档数据库上传到前后台共享信息。二是利用这个电子文档数据库办公，针对每天借取查阅档案的用户，利用电子文档数据库对用户办理借取查询服务需求，并把借取查阅的信息能够在前后台的电子文档数据库中共享，对前后台查询提供信息服务。三是根据服务需求的不同对数据库进行筛选、提取加工成不同的信息模块，进行存储、上传信息提供服务。四是对到龄退休的人员能够利用电子文档数据库筛选加工成信息模块，信息上传为申报退休提供信息服务。五是为领导决策需求提供信息模块数据，利用电子文档数据库筛选加工成信息模块数据，上传给领导提供决策服务需求。

3 利用信息网络，提供多种服务方式

信息网络时代，人事代理档案电子数据文档，需要改变以往的传统服务方式，利用网络信息平台在服务上提供多种方式。例如一个网络女式内衣专卖店，为满足女顾客的需求，店里提供了各式各样款式，价位也各不相同，以满足不同层次顾客的需求，顾客可以到实体店里直接选购，也可以在家上网直接购买。我们的人事代理档案数据电子文档，就要像内衣专卖店一样，能够在信息网络上提供不同电子文档供服务对象查询，提供多种服务方式，服务对象查询人事代理档案电子文档不再受时间的约束、距离的限制，根据自己的需要上网直接查询。这就需要我们人事代理档案管理人员开发制作各种不同的电子数据文件，使档案电子信息资源得到广泛的应用与发挥。这就要求人事代理档案管理工作者要主动学习信息网络的技能，会制作开发各种电子文档去满足不同服务对象的需求，提供新式网络服务方式。

4 利用信息网络技术，改变工作方式

一是建立人事代理档案管理网站。络网是时代的产物，要跟上时代的发展，人事代理档案管理工作必须建立自己的网站，开展网上查询浏览服务的功能，要利用计算机网络技术，为人事代理档案电子文档制作专用的档案管理查询网页。开放人事代理档案网页，提供网络查询服务。人事代理代理档案管理工作者建立自己的数据库，能够在网页进行管理，实现人事代理档案数字化信息资源的管理，通过信息网络技术对网页进行制作、修改、删除。

二是利用人事代理档案人员的基本数据信息，建立“人事代理档案数据库管理中心”，人事代理档案管理要采用信息化的技能，在人事代理前台窗口登记收集信息的基础上，建立人事代理档案数据库管理中心，使人事代理档案数据、登记信息数据进行集中管理，对一些需要保存的信息登记，可采用移动硬盘、U盘等形式进行储存，人事代理档案管理也在页网上编制一些限制性的电子信息文档的查询、浏览服务，在网页上提供电子文档信息化资源共享，提升电子文档资源的使用范围。

三是信息传递网络化。前台接收登记档案的窗口与后台保险扣划部门以及人事代理档案室，信息传递可以利用电子文档在网上进行，单条信息的变更也可以利用电子文档在网上进行交流与修改，信息传递实现网络化，工作人员省时又省力。

四是搭建网络交流平台。在当今的信息网络化时代，就象网店一样，要开通网络在线服务平台，利用QQ、微信等等功能，搭建起工作人员与服务对象交流的平台，服务对象在登记人事代理档案管理网站时，遇到问题时，可以随时与工作人员进行交流。工作人员通过在线服务为服务对象答疑解难，工作人员与服务对象不用再见面，二者交流实现网络化办公。

五是拓宽网络服务范围，增设弱势群体优惠政策网络咨询服务项目。濮阳市进行人事代理的服务对象大多来自于破产的企业、重组合并的企业，被单位解除劳动关系的人员，退伍后没有安置的自谋职业的军人等等，这些人员大多是社会弱势群体，国家针对这些人员出台了很多相关的优惠政策，为了这个群体的合法权益得到保障，作为政府部门的人事代理档案管理部门，我们有责任让他们了解这方面的政策信息，因此，我们很有必要在网上专门开设一个弱势群体政策咨询栏目，方便这些人员了解查询国家的优惠政策，使他们的合法的权益得到保障，国家的优惠政策也落实到位。

六是强化学习，掌握计算机网络技术。对采集到的档案信息会进行网络化管理，使人事代理档案数据资源能够得到广泛的利用。这就需要人事代理档案管理工作者要强化学习，钻研计算机网络技术，能够利用信息网络化管理系统实现档案信息登记、编号、分类、分节、检索、编目、查询、筛选，并能利用数据资源按类别索引出不同的数据库，以满足前后台工作人员、领导及服务对象不同的需求，真正达到档案数据库共享信息资源。

七是电子文件自动上传，人事代理实现网上受理。人事代理档案信息网络化使档案信息收集更方便。档案管理工作者在网页利用自己的电子文档窗口建立自动上传功能。在网络里建立档案数据库，把新的人事代理档案信息存档到数据库里，这就需要建立一个新的信息化人事代理档案管理系统，其它档案管理部门就有很多大同小异的档案管理信息系统。它们的工作原量基础上没有什么区别，服务对象利用网站传递自己的档案信息电子文档到人事代理档案数据库网络平台上，人事代理档案管理工作者利用信息系统进行分类归档，实现网上受理。

八是人事代理档案信息开发创新利用。人事代理档案信息的使用与开发是人事代理档案管理工作者的一项重要的职能，提供最佳的档案管理服务水平，是对人事代理工作的支持，人事代理档案管理工作者能为人事代理服务对象本人、前台窗口工作人员、后台扣款人员、申报休退的工作人员等提供不同的服务信息，所以说，人事代理档案管理工作做好信息的开发与利用对人事代理整体工作来说非常关键。新时期，人事代理档案信息的开发和利用经常使用的是电子信息文档的方式，利用电子信息化、网络化进行的高层次的技术管理和开发，扩大电子文档的信息，能够使每一位人事代理人员和部门的工作人员都能达到信息共享，这对人事代理档案管理工作实现信息网络化非常重要。

总之，随着计算机信息网络时代的到来，给我们人事代理部门的档案管理工作带来了很多机遇与挑战，作为一位人事代理档案管理工作者，应该脚踏实地，积极学习信息网络技术知识，提升自己的业务素质与服务能力，让自己能成为一名优秀的档案管理工作者。