浅谈如何加强计生档案的科学管理

余明强

摘 要：我国是多民族的国家，五十六个民族共同构成了一个统一的整体，我国人口基数大，目前已经超过十三亿人口，占世界总人口的五分之一。随着改革开放的不断深入，我国提倡计划生育政策，因此计生档案的管理变得尤为重要，政府和相关部门对计生档案的管理也越来越重视。但是目前我国的计生档案管理存在不同程度的问题，笔者主要对目前存在的问题进行阐释，并且提出一些切实可行的解决措施。

关键词：管理；政策；措施

我国地域辽阔，人口众多，是一个典型的发展中国家。随着经济水平的提高，国民综合素质的提高，针对我国人口膨胀的问题提出了“计划生育”政策，计划生育是符合我国国情的基本国策，主要内容是提倡晚婚、晚育、少生、优生。我国的人口从建国初期就开始不断的膨胀，目前已经占据世界总人口的五分之一，巨大的人口数量将会导致地球承受力的减弱，因此相关的专家和领导人提出计划生育政策控制我国人口的激增。计划生育有助于提高我国的综合实力，加强我国的经济实力，在此过程中计生档案的管理变的尤为重要。

1.我国传统计生档案中存在的问题

1.1 工作人员综合素质不高

根据我国目前调查的情况不难发现，很多的计生档案管理人员整体素质偏低，大多文化水平较低，没有受过专业的知识培训，甚至在上岗前都没有进行相关工作的经验。另外很多领导不够重视计生档案的管理，工作上出现敷衍塞责的现状，并且还有的计生档案的管理者是已经退休的老人，只是为了打发时间或者填补空缺暂时顶替。很多的档案管理人员都是临时兼职，对待工作态度较为松散，没有一颗责任心，不懂得基本的档案管理工作知识，对待突发状况缺乏处理的能力，这都是我国现存的实际并且有待解决的问题。

正因为工作人员的非专业化，经常会发现不同程度的重要数据丢失的情况，这不仅仅会影响我国的计划生育工作，也会耽误政府等相关部门的政策制定。

1.2 档案管理方法欠妥当

计生档案的管理着大多没有受过正规的上岗前培训，加上自身综合素质较低，并且人员变动较大，因此在档案管理的方法上有不妥之处。目前，我国的经济发展水平不平衡，很多落后的农村和经济欠发达地区计生档案的管理还是以手工的方式来记录数据，这种人工的记录方式很容易出错，而且一旦数据丢失很难找回，并且速度慢，效率低。查找资料的时候也很耗费时间，随着时间的推移，很多的案卷资料都有不同程度的破损或者丢失，很多的记录也比较的混乱，很难从存在的数据中得出存在的问题，这给以后的计划生育工作进行非常不利。

根据调查发现，在我经济落后的农村没有专门的档案室，再加上缺乏专业的管理人员，很多档案文件都是随机摆放，分门别类就更谈不上了，管理混乱，记录马虎，有的档案资料已经残损不堪，难以从中获得有效的信息。

2.加强计生档案管理的措施

2.1 强化计生档案的管理队伍

传统的计生档案的管理者普遍素质较低，因此我们应该最大限度的建设一支专业化队伍。首先，领导要加强对计生工作的支持和重视，只有在意识上重视起来，才有利于后期工作的展开。

每一个档案管理人员都有着维护档案安全的责任，一定要保证档案的完整性和保密性，要不断的提醒自己应该端正工作态度，要想着自己身上所肩负的责任和使命，不断地提高思想意识、政治素养和综合素质，千万不可以马马虎虎，敷衍塞责，要想着全心全意为人民服务，把自己的荣辱和国家的荣辱联系在一起，在遇到利益冲突的时候，一定要舍弃个人利益，保护国家利益，要想着国家利益高于一切。要加强纪律性，不断的提高自己的法律意识和纪律意识，要认真听取国家政策和方针的制定，不断的改进工作方法，本着实事求是的原则进行工作，并且严格遵守工作中的规章制度。

基层的计生档案管理者应该有着较高的文化水平，其次有着较高的综合素质水平。对待工作要积极认真，能够踏实、稳重、及时的汇报工作、并且要根据实际工作的内容不断的改进方法，虚心的听取上级的意见和建议，要求工作基层计生档案管理工作者思想进步，行动进步，严厉杜绝敷衍了事的工作态度。各个计生部门都应该加强对基层管理者的监督和检查，定期的进行专业培训，实行考核机制，提高工作积极性，对于工作态度认真的工作人员实行奖励制度，进行表彰学习；相反对待那些只搞形式主义的工作者严厉批评，只有这样才能从本质上加强计生档案的管理。

2.2 实现数据网络化

随着经济全球化的发展，各国之间的联系越来越密切，经济全球化的发展在一定程度上也导致了信息全球化。今天是一个信息时代，互联网的运用丰富了人们的生活，也给人们的工作带来了便捷。

因此在计生档案的管理工作中我们应当充分利用信息和网络，实现系统网络化。首先，基层工作的管理者应该对计算机技术有一定的了解，能熟悉电脑的操作，将数据输入电脑，并且妥善保存，实现责任到位制度。各个部门都需要积极加入，形成有条不紊的工作流程，相互监督，相互督促。要根据实际情况引进先进的管理手段，充分利用计算机和互联网不可比拟的优势，进行工作中合理的变革，不断学习新的知识，形成有效的工作流程。

实现数据网络化，可以将所有的数据都输入电脑，在一定程度上节约了人力和物力，并且有助于防止数据的丢失，也增强了数据的保密性和系统性。相比较传统的记录方式而言，计算机和多媒体技术丰富了数据记录的多样性。

2.3 实现科学化管理

科学的管理方法有助于政策的制定，也有助于工作效率的提高。计生档案管理者应该科学的进行档案材料的管理，定期定点的进行档案整理和归纳。

上级领导要及时的对工作者进行培训，讲授档案管理工作的注意事项、基础操作、专业知识等，不断的提高档案人员的综合素质，加强思想觉悟。领导要制定科学的工作方法，在从业人员中挑选出适合并且有能力胜任该项工作的人，关注该工作人员的思想意识和学习能力，并且进行定期的考核。实行一定的奖励机制，对与工作态度认真，有进步的工作者进行一定程度上的奖励。最后，领导要及时的与计生档案的管理人员尽心沟通，在相互了解中不不断地改进工作方法，管理的专业化和标准化都有利于档案的收集和存储。

3 结束语

计划生育政策是一项符合我国国情的基本国策，因此应该大力推行，所以计生档案的管理工作不是一蹴而就的，它需要领导和相关工作人员的积极配合。当然计生档案管理依旧是我国应该规范的一个部门，需要不断的提高管理者的思想意识和工作意识，培养工作者良好的职业道德和职业品德，不断的提高思想觉悟。我们的领导和政府部门一定要提高对计生档案管理部门的重视程度，档案管理在计划生育中有着十分重要的作用，我们相信随着管理队伍的专业化，加上性质有效的科学管理手段一定可以提高计生档案的管理水平。

参考文献

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