关于人事代理和人才流动中档案管理的思考

摘 要：随着社会的不断发展与进步，人才的发展形势也在不断发生着变化，人才流动现象也更加普遍。人事档案管理面临着巨大的挑战，因此对于人事档案管理也提出了新的要求。本文针对人事代理和人才流动中档案管理出现的相关问题，提出一些具体的切实可行的改革建议。

关键词：人事代理；人才流动；档案管理

人事代理做为政府人事部门所属的人才交流服务中心的主要业务，按照国家相关法规接受单位或个人委托，为公有制经济单位、多种所有制经济单位、各类人才提供人事档案管理、职称评估等全方面的服务。由于社会各行业和岗位的不同需求，导致人才流动现象严重，也产生了一系列对于人才流动的争议。所以人事代理对于人才流动也产生了专门的委托代理，形成以人事档案管理为依托的基础性代理。

1 人事代理和人才流动中的档案管理

人才流动档案主要是指人们在人事活动中形成记录个人资料和反映个人经历、品行、不同阶段的工作能力和水平、所受奖励或处罚等归档保存的个人原始信息。其中流动人员的人事档案只负责记录部分人的信息，如：辞职或被单位辞退的政府机关人员，与用人单位解除劳动合同的企、事业员工，自费出国的留学人员、高校专毕业生，企业中辞职或被辞退的员工，外商投资、乡镇企业、各类民营企业等，驻华外国企业机构中中方雇员等。

只有县级及县级以上的政府人事行政部门和党委组织部门下的人才流动服务管理部门，才具有流动人员人事档案管理的职能。档案管理的主要工作是收集整理、保管转递人员的档案信息；流动人员的身份确认、出国出境的政审工作、档案工资记载；还有一些社会化服务性质的工作，如：职称资格考试、社会保险等 [1]。国家在1995年推行了人事代理的政策后，受到了广大用人单位和个人的一致好评，这是社会制度改革的体现，同时也是社会市场经济建立后发展的必然趋势。

2 人事代理和人才流动档案管理中存在的诸问题

人事代理对档案的管理是人事代理服务中的一项重要工作，从本质上讲就是用人单位以集体或个人代理的方式委托人事部门的人才交流机构根据国家相关法律法规，代管人员的人事档案业务。以合同的形式明确用人单位、代理人、人才交流中心三方的权利与义务，实现人事关系管理与人才使用相分离的人才服务模式[3]。但是，这三方在实际运行中存在着很多问题，从而影响了人事代理档案工作的运行。

2.1 档案趋于商品化和利益化

“档案商品化”和“档案盈利化”的程度日益加深，导致档案管理混乱。由于我国经济发展，法律体系不健全等条件的制约，造成流动人员的人事档案管理要实行收费，并没有做到完全公益化。所以导致了某些部门利用这一便利条件谋取私利，私自提高档案管理费用。导致档案管理一片混乱，更有中介机构的参与，通过收取中介费来私自截留、骗取、扣压、泄露档案信息等非法手段来谋取利益。各中介之间也存在恶性竞争的情况，影响了人才市场的正常运行，严重的扰乱了人事档案管理的工作秩序，同时也阻碍了人才交流活动的进行。

每年我国人员流动量都在不断增加，也为人员流动的档案管理带来了较多问题，档案管理的商品化、利益化和不合理的操纵，导致我国人事档案管理部门办事效率低下、公信力下降、信誉降低等问题，严重阻碍了人事档案管理部门的发展和改革。

2.2 人事档案多头管理的混乱局面

人事档案的管理应由政府人事部门所属的人才流动服务机构进行管理，但现实情况是不仅有人才流动机构管理，还有很多管理流动人员人事档案的机构，如：地区性劳动部门、劳动部门所属的待业职工档案管理部门、教育部门人事处、各企业中的人事管理部门、外企人才服务中心等机构也都根据相关文件或自行制定文件，私自保留流动人员的人事档案。

在人事档案多头管理的同时，也存在着流动人员人事档案无人管理的局面。各机构之间相互推诿，有的管理单位甚至只是简单地收、发流动人员的档案，甚至留封皮都不曾打开，走过场、重形式，使得原本规范、统一、科学的管理变得混乱。

2.3 档案管理人员的管理模式存在弊端

我国从事人事档案管理工作的人员专业素质不足是导致档案管理混乱的重要原因之一。由于受教育水平不同，知识素养和专业素质也不尽相同，人员无法将人事档案进行更科学、合理化的分类保管，并且一些人员的思想狭隘，个人主义严重，考虑事情不周全。这些都阻碍了人事档案管理的发展，因此，要提高雇佣人员的素质，确保档案管理的质量。

目前我国对于人事档案管理的相关法律法规还不太完善，甚至在管理上的诸多思想都是借鉴的一些发达国家的模式，但某些管理理念还是不太适合我国管理体制的发展，所以就造成了我国人事档案管理制度的空缺。因此，一定要大力完善我国法律、管理制度。

2.4 档案管理科学化程度不高，软硬条件不足

现如今人事档案的管理多利用计算机设备，计算机信息储量达，时效性强的特点使得档案更容易查找、分类。但我国档案管理信息化的硬件设备与发达国家有较大差距，，一些系统软件也比较落后，导致硬件与软件的不相适应。软件条件的落后还导致档案管理信息交流和信息资源的共享的不及时，在档案管理中仍然采用比较传统的管理手法，使得档案信息更新不及时。

3 人事代理和人才流动档案管理的改革

我们所处的是一个信息化程度高、开放性强的时代，经济实力的日益增强，人力资源的竞争力也越来越激烈，所以对人事管理部门的要求也越来越高。

3.1 利用网络信息化处理

计算机网络有信息储量大，时效性强的特点。因此利用这一特点完善档案信息管理。

首先要利用网络计算机等设备加强对人事档案管理信息化的处理，实现对于流动人员的全面了解。同时还需要对档案信息管理人员的加强培训，熟悉网络技术者优先录用。

其次是利用计算机等网络设备将传统的人事档案管理信息化，达到资源的共享性，更有利于查询和使用。随着经济交流和人员流动越发普遍，信息化、服务化、开放化的人事管理模式必然会成为总的发展趋势。所以我们要紧随时代脚步，提供信息化、开放化的档案管理优质服务，为社会经济进步与发展贡献力量。

3.2 规范档案管理制度

人事档案管理应该随着市场机制的改革而改革。人事档案是社会发展不可或缺的资源，应该随社会的需求不断完善管理体制。只有制定切实可行的制度才能更好的管理流动人员档案。首先要明确人事代理的职责范围和义务，尽量避免各部门之间对流动人员档案管理的相互推诿、多头档案的现象。人事档案的管理应由政府人事部门所属的人才流动服务机构进行管理，要认真监管其他机构私自保留流动人员的人事档案的现象。其次，在明确自身职责之后要严格遵循人事档案工作的规章制度，管理人员不能利用这一便利条件谋取私利，私自提高档案管理费用。最后要制定出一套有章可循的制度，建立健全对流动人员档案的收集、审核、保存、转递等制度，使人事档案管理更加规范化、制度化、科学化。最后，还要做好档案管理的后期保障服务工作，可以实施一对一的服务，对流动人员的档案做到实时跟踪。

3.3 提升人事档案管理队伍素质

人事档案管理工作是一份严谨性、专业性较强的工作，任职这一职业的人员一定要有较高的文化知识素养和专业技能，同时还要有较高的思想道德修养，能严格执行党和国家颁布的关于流动人员档案管理的新政策，要熟悉人事代理制度，掌握相关专业知识。禁止相关工作人员思想狭隘，个人主义严重，工作不积极相互推诿的现象。拥有一批高素质、高技能的人事档案管理队伍是做好人事代理的关键所在，只有全体管理人员的素质提升，才能使管理工作更加高效率、服务更到位。还应加强对档案管理人员的培训，进行法律法规、专业技能的培训工作做好保障工作，特别是进行网络知识的培训，使其能够利用网络管理流动人员档案。不断优化档案管理的队伍，提高整体水平。

4 结语

实现流动人员人事档案管理从控制型转向服务型的管理，从封闭式管理转向开放式管理，从利益化、商品化管理转为无盈利性管理，从传统式管理转向科技型管理，做好人事代理人员、用人单位、人才流动中心三者的关系，不断提高和完善人事档案管理的服务，创新人事档案管理的模式，更好地为流动人员提供优质服务，发挥人事档案管理的价值。

参考文献

[1]宋熙东.流动人员人事档案管理研究[D].成都：四川大学，2007：47

[2]刘有玉.流动人员人事档案管理探究[J].中国科技博览，2011（11）.

[3]刘琴.人事档案管理的问题与对策[J].档案学通讯，2007（03）.

作者简介

卢显阳，男，汉族，河南邓州市人，济南陆军学院本科，助理馆员，研究方向：档案管理，河南机电高等专科学校。