浅谈人力资源管理中的人事档案管理

张玮

人事档案是我国人才主要信息的来源，是社会公共信息的重要组成部分。它通过社会载体，对国家人才进行分门别类，是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的管理和现阶段人力资源管理的发展存在十分密切的关系，人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管理的发展带来动力；同时人力资源的不断发展也在一定程度上促进了人事档案管理的发展，因此，二者相辅相成，密不可分。目前的发展状况之下，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。因此，在研究过程中我们要不断提出了一些完善目前人事档案管理的发展应对对策，以期能更好地发挥其应有的职能，进而提高人事档案管理在人力资源管理中的有效性。

1 人力资源管理中的人事档案管理出现的问题

（一）在人事档案中保证真实性是非常重要的，一旦人事档案失去了真实性，也就失去了可利用的价值，在一定程度上减少了人事档案的严肃性，这也就严重妨碍了人力资源的合理配置，偏离了人力资源管理发展的轨道。真实性是档案的基本特性，没有真实性，人事档案也就失去了利用价值，失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小，学历越填越高，工龄越填越长，有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现，使档案丧失了真实性、权威性、严肃性，使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定，必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响，从而有可能使组织错过发展机遇。

（二）档案材料内容简单雷同，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。人事档案是一个人一生，从学习到工作实践全面客观地真实记录，认真的做好人事档案管理工作，才能将其运用到人力资源管理的工作中。但是，现阶段很多单位对于人事档案的材料记录和核实，过于简单和敷衍，很多档案出现雷同的套话、空话记录，导致不能真实的了解档案中的人员信息，失去了价值，进而影响到员工的正常晋升和选拔，也影响到员工在今后工作中的积极性，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。现今的人事档案材料单一，内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，体现不出个性特色，失去真正意义上的参考价值，进而影响到员工的正常晋升和选拔，挫伤了员工的积极性，导致企业蒙受不必要的损失。

（三）个人档案材料分散、缺失，破坏了人事档案的整体性，降低了人力资源的效力。人事档案的整理和存档是一个整体的，衔接密切的过程，一旦由于管理或个人原因导致档案不能及时归档和更新，就会给人力资源的管理工作增添麻烦。长期以来，由于宣传力度不够，个人不够重视，致使档案材料分散、缺失。如由于工作调动，致使一部分材料滞留在原单位；学生参加工作，档案留在学校；取得学历文凭，学历材料存放在自己手里，等等。现阶段人才流动性大，各单位为引进高素质人才，采取一系列措施吸引人才，包括为引进人才重新建档。弃档、重新建档现象，破坏了人事档案内容的完整统一，造成管理缺口，降低了人力资源的使用效力。

（四）人事档案管理手段落后，制约了人力资源的开发。人事档案管理的手段好坏也关系到人力资源的开发。近几年来，随着市场经济的不断发展，对于人事档案管理的要求越来越科学化、规范化。很多单位现阶段的人事档案管理仍处在传统的管理模式中，以手工操作、检索为主，管理人员满足于看摊守点，缺乏创新精神和竞争意识，无法为人力资源开发提供有效的服务，无法适应人力资源管理的发展趋势，缺乏很好的创新和竞争意识，无法为人力资源的开发提供有效的服务。

2 人事档案在人力资源管理中的作用

（一）人事档案可以为人力资源管理提供真实可靠的人才信息，有利于人才的选拔和任用。对于国家和企业而言，只有知人善用才能使得其在工作岗位上发挥最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必须要掌握人才的真实全面的信息。人事档案的建立从根本上记录了人才学习实践经历的整体信息，客观的反应人才的基本特征和优势，通过有效的记录能准确的了解人才的状况，为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，得到知人善用的目的。有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力，人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。

（二）人事档案关于人才的记录和归档为国家和企业的一些重大决策提供了必要真实的依据。人力资源管理中对于人员的人事考核、晋级、奖惩等等，都离不开人事档案提供的信息资料。通过真实客观的资料分析，在人力资源管理中才能对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证国家或企业决策的科学化、合理化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。

（三）人事档案的存在可以在一定基础上优化人力资源的合理配置，实现人与物的完美结合，提高人力资源的使用效率和实用价值。人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源从容的面对和处理人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，得到最佳的配置。有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。促进人力资源的合理配置，利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。

3 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

（一）为了适应知识经济的不断发展，适应人力资源管理的发展趋势，要切实提高人事档案管理人员的素质。传统的人事档案管理模式已经无法适应现代人力资源管理的需求，我们在引进高素质人才的同时，也要注重对人员的后期培训和学习，以不断适应变化的人力资源发展趋势，全面提高人事档案人员的责任心和使命感，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。

（二）建立健全合理的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

（三）要加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料不断增多，传统的管理模式对于档案的查找带来一定局限性，带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统，通过微机终端和系统互联，实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地、更好地为国家单位各项事业的发展做出应有的贡献。

随着市场竞争的日益激烈，人事档案管理工作必须转变观念才能在人力资源管理中起到很好的作用，从而把档案工作延伸到经济建设的最前沿。因此，人事档案管理必须适应现代管理化管理的要求，积极拓展服务职能，才能为人力资源开发提供强有力的保障。