党政干部人事档案完整性探讨

林伟红

摘 要：在党政生活中，一个干部的人事档案是他开展工作的基础，几乎凡是与干部工作有关的生活经历、工作经验都要被纳入干部的人事档案中。党政干部的人事档案不仅与干部自身的工作有关，而且直接反映出当地相关部门的工作程序、工作情况等。因此，人事档案作为一项基础性工作，其质量的高低以及档案的完整程度直接关乎一个地方干部工作的水平和质量。本文从分析党政干部人事档案的完整性的作用出发，指出目前档案工作存在的问题，并提出相应的整改对策。

关键词：党政干部；人事档案；完整性

作为一种历史记录，干部人事档案需要很好的反映一个干部的经历、成绩、德才能力、工作表现等情况，是国家机构、社会组织在人事管理活动中的记述。我国的党政干部人事档案是以个人为单位进行保存的，所以在干部人员流动性增强的今天，人事档案的管理中也出现了一些新问题。其中，党政干部人事档案的不完整成为了目前较为突出的问题。当人事档案出现不完整性，其直接影响了干部的任命和各项工作的正常开展。因此，保障人事档案的完整性成为档案工作中十分重要的工作。

1 党政干部人事档案完整性的定义

怎样的党政干部人事档案可以被称之为是完整的呢？它必须包含两个方面：一个是内容上的完整性，另一个是时间上的连续性。在1999年4月2日，中共中央组织部、国家档案局发布了《干部档案工作条例》，其中明确规定了一个完整的干部档案需要有对各类参考材料及相关经历证明等十大类人事档案材料。这十大类包括：第一类的履历材料；第二类的自传材料、报告个人有关事项的材料；第三类的考察、考核、鉴定材料、审计材料；第四类的学历学位材料、职业（任职）资格材料、评（聘）专业技术职务（职称）材料等；第五类的政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料；第六类的党、团组织建设工作中形成的材料；第七类的表彰奖励材料；第八类的涉法违纪材料；第九类的招录、聘用材料、工资待遇材料、出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；第十类的健康检查和处理工伤事故处理材料、治丧材料、干部人事档案报送、审核工作材料以及其他材料。

《干部档案工作条例》构成了我国目前人事档案体系的基本框架，也是我国在各级党政机关实行严格的人事档案管理制度的基础。在一个党政干部的档案信息中，其所记录的内容在前后应当是一致的，不能出现相互矛盾的内容或者是与事实不相符的情况。另外，其档案信息中记录的各项学习、工作的时间应当是在序列上连续的，不能出现空白期或者是重复出现的日期。虽然随着社会经济的快速发展，党政干部的人员流动性也增强，这给档案工作带来了一定的挑战。但我们不能因此降低对档案信息完整性的要求，保证党政干部的各类档案信息的完整。

2 完整党政干部人事档案的重要性

干部的人事档案是一个干部德、能、勤、绩的综合考查和记录，在党政机关中，其更被视为选拔、考察干部的主要依据。在上个世纪80年代以前的中国，人事档案总是被视为一种政治符号，总是被人们利用作为干部政治审查的重要依据。但80年代以后，随着经济的快速发展和我国各项政治制度的不断完善和改革，党政干部人事档案的作用也日益凸显出来。因此，要对党政干部人事档案的完整性做进一步的确定，保证人事档案有效的发挥其作用。

首先，人事档案的作用在于为党政机关提供干部信息，方便其在选拔或选调干部时以档案为参考，选出最适合、最有用的干部人才。根据一份完整的档案，党政机关可以对一个干部的家庭状况、知识结构、工作经历等有一个比较细致的认知。从基本信息中对党政干部有了比较基本的了解和综合的考察，做到更好的知人善任、人尽其才。

其次，完整的干部人事档案可以确保党政工作的顺利进行。不同于其他的企业或部门，党政机关是国家中非常特殊也是至关重要的组织。党政干部的选拔也应更为谨慎和仔细。如果一个党政干部的档案信息是不完整的，那么最严重的情况可能是其档案存在欺骗性，如果任用这样的人作为一个机关的干部，其危害性是很严重的。另外，如果一个党政干部的部分工作信息没有记录到其档案中，那么可能在选拔干部时会忽略掉一些原本更加适合此工作的干部，对党政工作的顺利开展来言，也是一种损失。

另外，完整的干部人事档案可以更好的管理干部、管理人才。目前的档案工作不同于传统的工作，档案工作趋于信息化，越来越多的利用计算机和网络。这样，一个干部的档案可以在一定程度上实现多个区域内的人才共享。完整的档案信息方便各项管理工作的进行，利用网络的平台，更可以快速找到相关工作的负责人，保障各项工作的顺利进行。完整的档案信息有利于形成一个有规模、有体系的人才储备系统，对我国的党政干部的工作也会有更好的管理和发展。

最后，党政干部人事档案可以在干部的职称评定时提供依据。在党政工作总结中，各类的职称以及表彰等评价只有依照其人事档案才能比较公平的评定。这就需要评比所依据的档案是完整的、准确的。因为一个干部的德能勤绩都会在他的人事档案中得以体现，如果一个干部的档案资料是完整的，那么依照档案进行评比可以做到更加的公平、公正。在各类福利待遇以及工资改革中，依照完整的档案资料进行分配会减少很多争议，避免不必要的麻烦。因此，完整的党政干部人事档案直接关系到干部自身的切身利益，是十分重要的。

3 党政干部人事档案完整性存在的问题

3.1 党政干部人事档案内容的前后矛盾

人事档案内容的矛盾会有比较明显的错误。例如一些干部的档案信息中填写的出生年月与实际的年龄不相符合；档案中提供的学习与他自己提供的学习经历材料互相矛盾，不能互相证明；还有的是不同份的材料中的一些基本信息，如姓名、出生年月、入党时间、参加工作时间等信息互相之间不一致。

这些人事档案材料内容的矛盾性在一定程度上是因为管理体制不能够适应形势发展的要求造成的。比如我国现在实行的人事档案是根据管理的对象身份不同进行区分的，多分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案这四大类，实行的也是集中管理，分集负责的传统的管理体制。由于我们在80年代以前，对“干部”缺少明确的定义，所以记录起来也会比较模糊。这就使得“干部”的覆盖面不仅仅是现在的党政机关，甚至还包括一些工厂、农村，总体来说记录的范围就是当时的大专以上毕业生。不论其到底从事的是老师还是医生、农民，都会被统称为“国家干部”将档案归置到“干部”类别中。虽然现在随着我国的公务员制度的不断实行，如今我们对“干部”有了一定的有区别的界限，但是传统的管理框架已经形成并且影响了很多年（从前的管理框架包括机关系列、事业系列、企业系列），所以很难在短时间内进行调整。另外一个因素就是现在大部分的档案管理只重视材料和内容的录入，而忽视了审查的环节。档案工作如果只依靠工作人员的责任心的话，是很不可靠的。应当加入新技术的辅助作用，在审核技术方面多加注意和创新。所以有些年龄较大的干部的档案内容可能出现雷同或者是前后矛盾的情况。

3.2 党政干部人事档案内容时间的不完整性

人事档案的一些材料时间的不连续主要表现在党政干部档案中的部分空白经历。比如一些党政干部会经过很多次的工作调动，或者在不同的岗位中进行了多次的重新建档，在这种流动性较大的状态下，干部的人事档案很容易出现干部一调换单位，其的档案就会缺失一段的工作情况。这里不排除有一些干部是人为的将自己的部分档案经历进行销毁以至丢失。这些情况都会造成党政干部的个人的历史经历出现一些空白，人事档案的凭证依据功能也会因此削弱。

档案材料中时间的不连续性问题主要是干部的流动性造成的。我国的人事档案管理中长时间的特点是“一人一档，档随人走”。在计划经济的年代里，干部的工作一般比较稳定而且流动性也比较小，这样的情形下，“一人一档”，管人就等于管档，干部的人事档案的完整性比较高。但是我们现在是市场经济，人才市场的发展速度也是惊人的。辞职、自谋职业、盒子、外企不仅市场上出现了新的就业方式，而且传统的党政机关的人员流动也不断加强。这时传统的“一人一档”就会出现其弊端，人员流动和人事档案不能够实现同步。人员的流动、人事档案管理对象的多样性着呢过去、人员进出的高频率，这些都是人事档案管理模式滞后造成的。这种情况使一些档案中的内容没有办法核实其真实性，也不利于保证档案的完整性。

3.3 缺乏表现党政干部人员实际工作的现实材料

很多党政干部的档案读起来内容都很相似，这是因为我国的部分党政干部的档案都是红且专的，多反映以前的历史情况，而不注重反应干部最近的现实表现，一些相关的现实材料比较小。同时，档案中的内容多和家庭状况、工资状况、干部任免的历程、政治表现等一些材料比较多，而反映这个干部的业务能力、实际技术、工作表现等方面的材料却是比较少的。比如，现在的很多干部的任免工作，其对干部的考核、使用和任免工作的程序已经发生了一些变化，在公开竞聘和考试之类新加入的内容都没有在档案中呈现和反应。一般大部分的干部在任命前都会有一段时间的考核和公式之类的才材料，而试用期满也会有相应的考核和组织评价等，但大家普遍对这些材料缺乏重视，也普遍没有归档，因此在档案材料中大都没有呈现。再比如一些干部离开工作的时候都会有离任审计之类的材料，这些材料也是因为没有明确的规定就没有纳入个人的档案中。这些材料虽然看起来不起眼，但这些材料都对评价干部的能力、业绩等起到一定的作用。这些干部任免原因材料的缺失，是党政干部的档案内容是不完整的，会影响以后的工作。

这种问题的出现主要是对人事档案的完整性缺乏配套的规定。面对改革开放以后的新形势，干部人事档案的工作需要出台一些新的改革规定和制度。如果一直沿用以前的人事档案管理模式，那么就会落后于当前形势的发展，在当前社会的新形势下出现劣势。上文提到的缺乏干部的任前公示材料、任期满的评价材料、考核材料、审计材料等表现干部实际工作的材料的缺失，都是因为我国的一些人事档案的配套规定较为落后。对这些新的材料以及曾经忽视的材料，都缺乏明确的规定。

3.4 缺少党政干部的部分内容

党政干部的人事档案缺少部分内容的弊病大多体现在其学习经历的档案材料不够完整。在对干部进行学习档案的管理中，若想使其学历学位的材料符合归档的要求，应当具备其学习阶段的一些原始材料，比如其报考表、学籍表、成绩单、毕业生登记表、评价书、授予学位审批表等一些档案材料。就此而言，我国大部分的党政干部在本科时期的学习经历材料都是较为完整的，其主要问题出现在其研究生阶段。在研究生时期，一些形成的材料不够规范，而且有一些关键材料会因故缺失。出现了有的干部仅有研究生时期的学籍材料却没有当时报考的材料，不能很好的反应他当时入学的实际情况。有的干部是缺少学位申报材料或者是对自己获得的学位解释的不够清楚。这些情况都不能很好的反映干部的准确学习经历。这些都使得党政干部的人事档案不够完整，不能给全面地表现干部的受教育情况。

4 保证党政干部人事档案完整性的对策

4.1 进行档案的分类管理

对档案的分类不应仅沿袭传统的分类方式，而是针对不同的类别和不同层次的人，形成更为合理的档案的分类。由于人员流动性的增强和干部的终身制改革的运行，我们的党政干部的身份也不再是传统的一成不变，而是会随着干部工作岗位的变化、工作性质的变动而产生变化。现在，随着改革开放的不断加深，已经有越来越多的党政干部选择进入一些私营或外应企业，有的开始自谋职业，有的继续上学深造，有的选择出国。而参加国考的公务员群体随着公务员制度的实施会相对稳定。面对这样的情况，我们要对不同类型的干部进行人事档案的分类管理。而且党政机关可以进行一些适度的分级，所以应当淡化级别管理，反映出不同系列的人员以及不同层次的人员的档案管理。

4.2 加强档案工作的法制化

我国社会是一个法制社会，各项工作都有法律的保障和制约，人事档案工作也不应例外。为了更好的适应我国现在的社会发展情况，我们应该在人事档案工作方面进行必要的法制建设，用法律的手段来明确规定档案信息的完整及准确性，进行法制化管理，利用法律对档案工作进行审查和梳理，依法治档。在我国的党政机关中，更应该响应国家的号召，按照法律的规定的程序形式管理没给党政干部的档案。而党政干部也应配合法律的要求，在规定的时间内向党政机关的相关部门提供档案工作所需的准确材料。另外，每个部门要用法律的手段来严惩在档案工作中弄虚作假的相关负责人，避免在任何一环出现有关干部或者有关部门任意丢失或扣留人事档案的事件。

4.3 加强档案工作的数字化

现在的科学技术日新月异，科技的进步给当代人们的生活、工作都带来了极大的便利。在我国的档案工作中，也应该合理利用先进的科学技术，加快档案建设的数字化管理。利用科学的数字化档案，来对档案数据库进行管理和审核。在建设数据库的过程中，我们要首先确定技术方法的严谨和科学性，通过设计一套完整的数据库管理方法，帮助保障档案信息的完整性。如果可以合理的利用数据库，就可以从技术的手段上避免了档案信息中出现的内容前后矛盾、时间不连续、缺少必要信息等基本问题，同时也可以加强档案工作的审核能力，在节省人力、物力和时间的基础上，高效率高标准的完成档案信息的录入和审核，更好的保障党政干部人事档案资料的完整性。

4.4 档案信息反应时代要求

上文提到的目前党政干部人事档案中存在的问题中包括很多资料并不能反映其现实的工作情况，过多的政治信息不利于更好、更全面的了解一个干部的工作风格和能力。因此，我们要改革档案信息中的具体内容，使档案信息能够反映时代的要求。我们可以通过人事分类环节建立的实际情况，对人事档案的归档范围进行新的调整。根据不同类别的人事档案，设计新的符合时代要求的人事档案的新项目、新内容。例如，一个党政干部主要从事的是宣传方面的工作，那么在其档案信息中就可以考虑增加其几篇代表性作品，将其近些年来做过的宣传工作进行总结，重点统计其比较有创意的宣传工作。通过添加这样有新意的信息，我们可以更好的了解其在从事宣传工作时的主要手段和方法，更有利于宣传工作的进行。增加了新的内容的档案信息会更加真实的记录和反映每个干部的个体差异，重点强调其现行的动态，使人事档案能够更好的服务于当今社会的需要。

5 结束语

改革开放的新形势对我国的档案工作提出了更高的要求，传统的档案管理方式已经不能够保障人事档案的完整性。对于党政干部，其人事档案的完整性不仅关乎其切身的利益，而且对整个机关工作的正常运行都有着密切的关系。因此，我们要认清我国目前档案工作在完整性上出现的各类问题，并且对症下药，采取有效的措施来改革档案工作，保障党政干部人事档案的完整性。

参考文献

[1] 吴邦志：《人事档案管理体制改革之探》.《北京档案》2005年第3期.

[2] 档案管理工作存在的问题与建议.[J].办公室业务（理论研究），2012，10.

[3] 万敏，国家公务员制度的推行与我国干部人事档案工作的改革，档案学通讯，1997.1