浅谈家庭电子邮件档案管理的意义

摘 要：电子邮件作为一种取代传统信函实体递送的现代化通信交流方式正不断被人们所利用，其价值也渐渐为人们所重视，电子邮件作为家庭档案中极为重要的一类组成部分，是构建社会记忆的坚实基础，国家应该出台相应的管理办法来引导大众保存家庭电子邮件。本文从家庭档案及电子邮件的概念入手分析家庭电子邮件管理的意义。

关键词：电子邮件，家庭档案，社会记忆

Abstract：E-mail — a modern means of communication，as an alternative to the traditional physical delivery letters，is using constantly by people， people is gradually paid more attention to the value of e-mail， e-mail as an very important part of family archives， is a solid foundation to constructing social memory . Our country should promulgate some regulations to guide the public keep the family e-mail. This Thesis is start from the concept of family archives and e-mail to analyze the meaning of managing e-mail.

Keywords： E-mail， Family archives， Social Memory

近年，共建和谐社会的口号不断被提起，社会的和谐旨在消除社会排斥及不公平现象，首先要消除的就是记忆上的壁垒，我们需要保存的是真实完整的社会记忆，那就涉及到百姓生活中的家庭档案。近些年来，一些地区的档案部门积极推动家庭档案的建设，成效可观。但是对于家庭档案中日渐庞大的电子邮件却没有提出切实可行的管理办法，以下笔者将从三个方面分析家庭电子邮件管理的意义。

1 家庭档案及电子邮件

1.1 家庭档案

家庭档案就是家庭各个成员在学习、生活、工作、社交活动中所形成的具有保存价值的各种原始记录。如日记、信件、证书、照片、凭证、录像带、录音带、光盘等。家庭档案涉及到我们生活的方方面面，给予人们参考引导、维护自身权利的作用。日记能更清晰的呈现过往；求学、求职路途中，学历证书、奖状作品能让我们证明自己；与商家发生纠纷时，发票凭证能维护我们的权利。所以积极推动家庭档案的建设是构建和谐社会的重要因素。

1.2 电子邮件

简称E-mail，顾名思义它是一种取代了传统信函的实体递送，将邮政与电信相结合后通过计算机网络实现的让用户与用户通信交流的现代化手段。电子邮件具有使用简易，投递迅速，收费低廉，全球畅通无阻，全天24小时服务的特点。到2006年，全球每天发送的电子邮件数量平均将达到362亿封。据咨询机构IDC的研究报告，2004年全球电子邮件档案市场收入达到了1.8亿美元，而两年前仅为3300万美元，增长6倍，而且这一市场将继续以超过50%的复合年增长率扩张。来自IDC的高级分析家Julie Rahal Marobella指出，现在企业组织比以往更加有义务来确保其电子邮件不会被非授权许可的人士改动、浏览或者删除。因此电子邮件档案应用已经成为企业组织、政府机构发展策略中的至关重要的一部分。在电子化的家庭档案中电子邮件是极为重要的一类组成部分，作为传统书信的替代品，它涉及到书信来往的双方甚至多方，电子邮件的参与者既可以只是家庭成员，也可能是家庭外的人，这种对外性使得电子邮件作为新兴家庭档案更具有潜在的社会价值。

2 家庭电子邮件管理的意义

2.1 构建社会记忆

（1）社会记忆

2004年，在奥地利维也纳召开的第十五届国际档案大会上，围绕“档案、记忆与知识”的主题，讨论了档案作为人类记忆与知识库的重要社会功能，提出了“档案作为文件库的传统看法正在被记忆库的认识所取代。”社会记忆这个概念就此慢慢引起人们的注意。社会记忆是指人们在生产实践和社会生活中所创造的一切物质财富和精神财富以信息的方式加以编码、储存和重新提取的过程的总称⑴

中国古代保存下来的档案大多是帝王将相的记录，而将记录普通百姓的日常生活中产生的历史档案排除在外，古时的档案是权力的体现，权力机构藉由档案来巩固其统治政权。这样的背景下保存下来的档案势必与当时真实的历史原貌产生差距。长期以来，档案体现的并不是一种社会记忆而是一种集团记忆。纵观现今的各级档案馆仍存在如此的弊病，多数保存的档案以官方组织为主，私人档案，民间档案比例过少。《国际档案理事会章程》对档案有一个界定：“档案构成国家和社会的记忆，形成国家和社会的认同，是信息社会的基础。作为人类活动和交往的证据，档案能够辅助政府的管理并维护公民、组织以及国家的权力。” ⑷随着档案与档案工作为社会所了解、熟知，突破固有档案保存的权力划分而真正使档案成为社会记忆，丰富馆藏，是档案机构迫切需要做到的。

（2）家庭电子邮件是社会记忆重要组成部分

从古至今人们都很注重书信的保存，书信不是政府公文，而是作者与家人，友人，私下沟通思想、交流感想的媒介，书信本身就间接或直接的传承很多历史文化资料，从内容上来说，书信不如公文正式，书写的也有很多是人们生活中琐碎的小事，以小见大，从一个侧面记录了当时的社会情况，民心动向。书信运用的是当时流行的俚语来记述，体现了当时的社会风俗。格式上来说，书信没有固定格式，寥寥数语或者长篇大论皆可，很少人对于书信中的语句进行修饰，所以书信可以做到闻信见人的效果。

由中国国家博物馆、中国民间文艺家协会遗产抢救工程办公室等联合发起的抢救民间家书项目，2005年4月在北京正式启动。

主办方将面向海内外公开征集散落在民间的中国家书，即用纸、笔写成的家人之间文字性的通信，包括信封，不限字数、年代、地域。所有应征家书将捐赠正在实施的中国民间文化遗产抢救工程。⑵

由此可见家书对于构建社会记忆起到了举足轻重的地位，家书承载着中华民族生生不息的血缘文化，维系着人间的亲情，也真实地记录了时代的变迁。在古时权力掌握档案的情况下，家书在很大程度上弥补了我们对于历史的了解。

如今我们进入了信息时代，电子邮件以其方便快捷，省时省力，收费低廉的特点迅速受到了人们的青睐，正在不断取代传统书信在人们生活中的地位。保存现今的电子邮件也正是为我们的后代留下过去社会记忆的一份剪影。

2.2 法律证据效力

电子邮件作为计算机网络发展所带来的新生事物当人们逐渐习惯于使用它来订购货物、申请职务、解除劳务等牵涉合同、效益等权益时，它的法律效力也受到越来越多的关注，但是基于电子邮件区别于纸质书面协议的直观性，它的易更改，删除，冒名顶替等特质使得人们潜意识认为电子邮不是正式签定合同，不具有法律效力，造成违约等状况发生。有关电子邮件的纠纷从未停止，成为投诉的焦点，困扰着网络经济的发展。

在2000年04月19日的北京青年报上曾经刊登了这么一则法律求助信息：“一女士与某公司通过电子邮件商定购买化妆品并付款，但公司又通知她补交钱否则就不发货，并说双方的电子邮件往来不是正式签订合同。”

律师分析化妆品公司发来的电子邮件广告从法律意义上来说属于要约邀请；此女士给化妆品公司发出的希望按广告价格购买化妆品的电子邮件从法律意义上来说属于要约；而化妆品公司表示同意的电子邮件从法律意义上来说则属于承诺。至此，购买化妆品的合同经过要约邀请、要约、承诺这3个阶段已依法成立，合同双方均应遵守合同条款，任何一方未经对方当事人同意变更或者不履行合同都是违约行为。所以必要时她可以凭借其电子邮件来投诉或者起诉这家化妆品公司。

对于上诉现象，《中华人民共和国合同法》第十一条的规定：电子邮件可以作为订立合同的书面形式。邮件内容即合同条款，当事人双方应当遵守约定条款，任何一方未经对方当事人同意变更或者不履行合同均是违约行为，违约方应当采取补救措施，承担相应的法律责任。此法律条款的出台对于电子邮件类虚拟载体的合同、承诺作出了法律界定。假设出现纠纷，原告诉至法院，作为民事案件，依据我国民事诉讼法“谁主张谁举证”的举证责任原则，原告应当提供ISP服务器中的记载文件以支持其诉讼请求。所以私人保存各自的电子邮件是一件一劳永逸的事情。

2.3 教育价值

2004年9月23日，新中国成立55周年前夕，在沈阳的一系列活动中，最吸引人的是市档案局举办的“沈阳市10万家庭档案珍藏展览”包括发黄的照片，古老的书信以及褪色的老证件，其中和平区有户人家通过希望工程捐助分布在祖国西部的维、藏、蒙族贫困地区的16名儿童上学，他这次展示的就是他与孩子们互通的书信，学生们邮寄的图画等。⑶这名普通的沈阳百姓，他并没有万贯家财却为我国的希望工程、教育事业无私奉献。这些来自我们身边的真人真事，更加的具有说服力，更能教育群众。取代了书信地位的电子邮件也同样具有教育价值。

参考文献

⑴⑷王辉 王磊.维系“档案魂”——社会记忆·文化权力[J].山西档案，2008（6）：10-12.

⑵中国国家博物馆抢救民间家书项目正式启动，

http：//news.xinhuanet.com/collection/2005 -04/11/content_2812283.htm.2010.03.23.

⑶饶邦安.10万户家庭档案述说新中国55年辉煌[J].中国档案报，2004（10）.

作者简介

邵智愚（1987-），女，上海，上海达安企业股份有限公司，档案管理员。