浅谈企业档案鉴定工作

贺璐

1 档案鉴定工作概述

档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。档案鉴定作为一种价值评价活动，主要表现为主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的档案价值这一客体的活动过程。

（一）档案鉴定工作内容。一是制定标准。制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表；二是确定期限。具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；三是找出无保存价值档案。销毁挑出不需保存和保管期满又无继续保存价值的档案予以销毁。

（二）档案鉴定工作作用。一是通过鉴定档案的保存价值，划分保管期限，确定库藏成分，优化库藏档案的质量。二是通过确定档案的保存价值，为档案馆收集与保管工作奠定基础。

（三）档案鉴定工作重要意义。一是档案鉴定是“去粗取精”。档案鉴定是“去粗取精”，提高管理效益的科学措施。随着时间的推移，社会实践和各项工作的发展，档案的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂起来，如果“玉石不分”地全部保存，势必影响对有价值的档案的管理和利用。二是档案鉴定是关系“档案存亡”。档案鉴定工作是关系“档案存亡”非常严肃的工作。档案价值鉴定最终决 定档案的存毁，决定档案的数量和质量，对档案事业的发展意义重大。能否有效地开展档案价值鉴定工作，必然会给档案事业的发展带来深远影响。

2 企业档案鉴定工作面临的挑战

企业档案鉴定工作不能正常开展，会造成有价值的档案淹没于大量无价值的档案海洋之中，不能充分发挥档案的作用，导致大量人力物力的浪费，影响馆藏优化，制约档案事业的发展。

2.1 档案鉴定工作制度不完善

一是档案鉴定缺乏表述明确的指导性文件。国家档案行政管理部门和一些专业主管机关制定的各类档案保管期限表中经常出现诸如“重要”、“一般”的判断标准，条款规定较笼统，在实际鉴定工作中很难掌握，鉴定工作的随意性较大。

二是档案保管期限划定过宽，片面追求室藏量。长企业档案人员在档案保管期限表制订过程中，对本部门形成的各类档案的价值缺乏深入的研究，仅仅是简单地照搬照抄国家档案局1987年发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》及《文书档案保管期限表》的有关规定，至使不少单位存在保管期限划分不科学的现象，应是短期的划为长期，应是长期的划为永久，导致室藏永久、长期档案比例过大。

2.2 档案鉴定难度大，人员素质低

一是档案鉴定工作难度较大。鉴定工作是对档案未来价值的预测和把握，现有档案鉴定理论多停留在原则、规律的阐述上，档案鉴定的实际工作缺乏可操作性强的理论指导。二是档案人员缺乏实践经验，理论知识欠缺。因档案数量少，档案人员没有实践经验，又缺乏理论知识，在收集档案时总是抱着“归总比不归好”的思想，只考虑单位全宗的完整性，片面追求档案数量，给档案管理造成负面影响。三是档案鉴定的工作人员缺乏，技术力量薄弱。档案鉴定工作的艰巨性和复杂性，决定了开展这项工作要有较高的政治素质、业务水平和文化修养，具备一定的鉴别能力。

2.3 对档案鉴定工作缺乏重视

一是部门领导对档案鉴定工作缺乏认识。近年来，由于档案数量的剧增，许多单位在办公用房紧缺的状况下，仍采用扩大档案室的库房面积，而不是通过鉴定销毁部分过期或无保存价值的档案来增加库房空间。领导认为收集仍是目前档案室的一项基础工作，档案鉴定销毁不必急于进行，对于销毁档案的工作顾虑重重。这其中既有对过期档案鉴定销毁工作缺乏认识，也有对档案人员能否胜任鉴定工作的担心，更有的是不愿在任期内出现错销档案而造成自己工作上的被动。

二是档案人员对档案鉴定工作缺乏认识。档案人员也不愿承担鉴定工作的重大责任，“怕”字当头，怕归档不全，怕出错，怕麻烦，能拖则拖，况且不进行鉴定销毁工作既无法规约束，也不受考核限制，谁也不想在自己从事档案管理工作期间出差错。因此，在实际工作中，鉴定工作往往流于形式，有鉴定小组，无鉴定工作和鉴定结果。

2.4 对档案鉴定工作认识不清

许多单位在档案的销毁上非常谨慎，加上国家对一些档案保管期限的规定不太符合工作实际，使档案鉴而不毁的现象很普遍，如会计档案中“凭证”是经济业务发生时取得或填制的最原始资料，是编制会计账簿和报表的原始依据，保管期限定为15年，不符合社会利用需求的实际情况。

在工作实践中，归档单位和个人如文书、业务等管理部门，多是将工作、业务、基础建设等过程材料笼统地交档案室归档，将整理、立卷工作留给了档案管理人员，档案人员要对所归的材料自行进行甄别鉴定。然而，在一些单位，由于岗位的设定，人员编制有限。档案人员的业务水平有待提高，但是，有些单位档案人员自身的业务都得不到正常培训，更何谈对项目档案的管理培训对于档案人员来讲，鉴定档案价值就成了一个很棘手的问题。

3 档案鉴定工作的完善

3.1 加强对档案鉴定工作的重视

一是加强和完善档案鉴定组织。一方面建立档案鉴定工作小组，通常以档案管理人员为主要成员，同时吸收文书工作部门和业务部门中工作经验丰富、思想认识水平高、工作认真负责的人员参加，其负责人一般由单位分管档案工作的领导兼任。另一方面，在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。加强机关部门的业务指导，多联系，多沟通。

二是加大对《档案法》和项目档案重要性的宣传力度，提高认识，争取地方各级领导对项目档案工作的重视和支持。

3.2 提高档案人员素质

培养高素质的档案人员是保障档案事业可持续发展的重要条件。首先，由于档案工作有一定的延续性，档案人员要保持相对稳定，这样有利于档案工作的开展。其次，上级档案行政管理部门应加强这方面的培训和教育，开展工作经验交流和专题研究，提高档案人员的业务水平和工作能力，为企业档案鉴定工作的有序和规范打下基础。档案是反映社会活动的历史记录，属于社会历史文化遗产的范畴。档案工作者要进一步加强学习，更新知识，主动掌握现代科技技术以加快鉴定速度和把握鉴定质量，提高鉴别能力。因此，要不断提高档案人员的素质，还要建立科学的鉴定机制和鉴定标准，从归档阶段就做好鉴定，控制档案的数量，优化档案的质量，缓解档案数量日益增长与档案库房不足的矛盾，为档案事业的可持续发展打下良好的基础。

3.3 建立科学的制度

加大档案法制建设的力度，制定和完善指导档案价值鉴定工作的法规标准，鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键，是鉴定质量的重要保证。

首先，企业单位应该按照国家统一的归档文件范围和保管期限要求，结合单位的职能活动、自身工作实际，尊重“以我为主”的原则，并结合10年后移交进馆的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并报同级档案行政管理部门备案。

其次，严把档案鉴定的第一道“归档鉴定”关。档案室档案鉴定一般要经过归档鉴定、进馆鉴定和到期鉴定三个鉴定过程。归档鉴定由机关文书部门或业务部门分管领导负责，兼职档案员具体操作，即按照文件价值和归档范围在保证材料齐全的情况下，把文件分为归档的和不归档的两部分。

美国档案学者莫斯曾指出：“鉴定是档案工作整个系列中第一个关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能。鉴定的重要性居第一。”企业档案鉴定工作应用“全面、历史、发展”的眼光，肩负有保存历史材料使命的档案人，应怀着“为历史、为后人负责”的态度，利用好手中的权利和义务，将企业档案材料用历史的眼光进行甄别鉴定。