中学教职工人事档案管理现代化分析

曾凌

摘 要：当前，我国社会信息化程度逐渐提高，中学教职工的人事档案管理也应逐步实现现代化。中学教职工的人数逐渐增加，人事档案管理的数量和资料也逐渐增多，如果仅通过人工操作进行人事档案管理，不利于工作效率的提升，还可能由于人为因素造成人事档案管理缺失和破损的问题。在此基础上，中学应积极实现人事档案的现代化管理，提高档案管理工作的效率和质量。本文就中学教职工人事档案管理现代化进行分析和研究。

关键词：中学教职工；人事档案管理；现代化

中学教职工的人事档案管理主要对教职工的个人信息，例如姓名、性别、籍贯、学历、职务、职称等，教职工的入党、聘用、晋升情况，教职工的获奖以及科研证明情况等。随着人数的增加，类似信息的数量也逐渐增多，对人事档案管理进行纸质管理，在更新、补充以及查询使用教职工信息时将面临很大的困难，还容易造成人事档案的丢失、破损，因此应加强人事档案的现代化管理，实现良好的管理效果。

1 当前中学教职工人事档案管理中存在的问题

1.1 对人事档案的管理认识不足

以往，中学人事档案信息的收集主要涉及教职工的出身、社会关系以及政治材料等，随着社会的不断发展，人事的政审工作比较简单，很多中学还存在着没有没人事档案无所谓的错误态度，中学在进行教职工招聘时，关注的是笔试以及面试成绩，而不是人事档案，对教职工的约束一般是通过合同实现的。[1]而且中学的主要工作就是开展教学，对教职工的人事档案管理认识不足，人事档案管理的人员不足，素质能力不高，面对日益增多的人事档案，应付了事的现象比较严重。

1.2 教职工的认识档案管理方式比较落后

目前中学教职工的人事档案管理中，依旧进行纸质档案管理，工作的效率不高，质量无法保证。人事档案管理部门的计算机只局限于打印档案的目录，档案的查询、检索依靠手工进行，对教职工人事档案的分类、整理水平比较低，严重制约着人事档案管理效果的实现。[2]

1.3 人事档案管理人员素质能力不高

人事档案管理是中学了解教职工信息，进行人才选择的重要依据，但是目前很多中学人事档案管理人员大多是快退休或已经退休的老教师，他们不了解计算机以及网络信息技术，信息水平低，无法使用现代化的管理方式进行人事档案管理。还有些学校的人事档案管理是由教职工兼职的，但是面对日益繁重的教学任务，很多教职工都会忽视人事档案的管理，将主要的精力投入到自己的本职工作中，即使人事档案管理有新技术、新手段，管理人员也没有时间和精力去研究。

1.4 人事档案的更新补充不及时

中学的人事档案是对教职工的本人的信息进行反映，是教职工个人利益实现的重要依据，但是在目前的人事档案管理中，教职工的人事信息不能得到及时的补充和更新，人事档案不完整的现象比较多，严重影响教职工的利益，也给中学人才选拔、职位晋升造成一定的影响。

2 中学教职工人事档案管理现代化

2.1 建立完善的人事档案管理制度

在中学教职工人事档案管理中，要实现现代化的管理效果，首先需要建立完善的人事档案管理制度，实现中学人事档案管理的科学化。根据中学教职工人事档案管理工作的实际，建立与之相适应的管理制度，从人事档案的收集阶段开始加强人事档案的规范化管理，保证中学教职工人事档案管理工作有据可循。在教职工人事档案信息收集中，由于各种原因无法完整、准确收集信息的，应做好记录和说明，便于日后的使用。中学的人事档案管理人员需要严格把控档案信息收集、管理、查阅等环节规定的执行，并保证规定落到实处，为中学的人事变动、晋升等提供准确、可靠地信息，实现中学教职工人事档案的高效管理。[3]

2.2 做好档案信息的收集、整理工作

中学教职工人事档案管理是一项比较细致、涉及内容比较多的工作，需要档案管理人员严格按照相关规定和程序开展工作，对各学科、各部门教职工的人事档案进行细致的分类、整理，并定期进行清点，保证人事档案信息的完整。对于借出的档案，标明借阅人以及时间，及时催还。由各学科上交的材料要及时整理、归类，不随意堆放，避免档案信息丢失。人事档案移交前，要认真清点档案数量，明确档案移交的时间、人员、地点等。同时，对档案室做好日常管理工作，保证人事档案的规范化。[4]

2.3 强化硬件设施投入，实现档案管理现代化

要实现中学教职工人事档案管理的现代化，需要加档案管理技术以及设备的投入力度，为档案管理的现代化打下坚实的基础。当前中学教职工的数量不断增加，出现了多样化的档案管理介质，例如电子、声像档案等，为了更好地保管新介质人事档案，应加强档案管理设备等硬件设施的投入，为新介质档案建立专门的档案室，满足档案的实际需要，建立电子档案室，实现教职工人事档案信息数据库，将学校中教职工的人事档案信息、资料全部录入到计算机中，形成数字化的储存模式。充分利用人事档案管理软件，提高中学教职工人事档案管理的效率，为中学人才建设提供科学的依据。建立完善的人事档案信息数据库管理的子系统，通过校园内的局域网连接到各个学科办公室中，及时进行人事信息的录用和更新，实现人事档案管理的现代化建设。[5]

2.4 提高人事档案管理人员的素质能力

要实现中学教职工人事档案管理的现代化，需要有一支高素质的档案管理队伍，中学应设立专门的人事档案管理部门，配备专业化的档案管理人员，保证档案管理工作的顺利开展，同时，加强人事档案管理人员的教学培训力度，提高他们档案管理方面的知识和技能，强化计算机网络技术的学习与应用，提高人事档案管理人员的信息技术和水平，实现中学教职工人事档案的高效管理。此外，还需要对档案管理人员进行职业道德以及思想教育，强化他们的责任意识、安全意识以及现代化的管理理念，对教职工的人事档案进行高效管理，为中学的人事变动提供科学的依据。

2.5 加强人事档案的安全管理

在中学教职工的人事档案管理中，还应加强人事档案的安全管理，保证人事档案信息的真实、可靠。学校人事档案管理应严格按照国家相关法律法规进行，提高中学的人事档案管理法律意识，避免教职工个人信息的泄露，对教职工个人以及学校造成不利影响。对中学的人事档案管理设备进行安全管理，做好危险防范措施，储存人事档案信息的计算机要做好防火墙以及杀毒工作，避免病毒以及不法人员的入侵，对人事档案信息数据库中的信息严格管理，对于严格保密的人事档案信息要单独储存，加强档案管理工作的基础设施建设，做好防护措施。同时，定期对档案室进行防火、防盗、防虫以及防霉管理，保证档案室的温度、湿度，强化人事档案的安全管理。

3 结束语

中学教职工人事档案的现代化管理符合时代发展以及学校发展的实际需要，中学应加强对教职工人事档案管理的重视程度，建立完善的管理制度，加强现代化档案管理硬件的投入力度，提高人事档案管理人员的信息化水平，树立现代化的管理理念，保证中学教职工人事档案管理工作的顺利进行。

参考文献

[1]舒晓梅.浅析高校教职工人事档案现代化管理[J].江苏科技信息.2010.4（12）：42-43.

[2]范雪梅.深化改革实现人事档案管理现代化途径分析[J].科技创业家.2014.26（8）：264-265.

[3]李桂英.高校人事档案管理现代化之我见[J].湖南环境生物职业技术学院学报.2011.8（1）：81-82.

[4]李继红，于鲁霞.加强高校人事档案管理实现档案管理现代化[J].兰台世界.2011.11（2）：111-112.

[5]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸.2010.10（5）：105-106.