浅谈档案管理存在的问题、应对措施及信息化对档案管理的积极影响

魏致南

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着各项制度的改革档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新档案管理的内容、范围、档案收集的方式、方法以及档案服务的对象等，是各级管理部门需要面对和认真思考的问题，要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，现就档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。

1 档案管理现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写，保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，在档案方面不做预算，财政投入几乎为零。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，大部分人员没有经过专业档案知识的学习，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不甚了解，档案收集意识淡薄，而且大多数档案员身兼数职，对档案工作精力投入不足，仅在年底时集中几天进行档案的收集、整理、归档，一些材料还不尽真实和准确。

3.档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室；有的单位档案室不达标准，狭窄、潮湿，“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

2 应对方法

1.深化认识，完善各项规章制度。一方面，要充分认识档案工作的重要性，单位领导要把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，档案工作人员要增强责任感，档案部门要积极主动地向单位汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

另一方面，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平，根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制度一套完整的档案管理制度。

2.积极采用新方法和新手段。信息技术迅猛发展，网络信息等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一，实现档案思想和技术的现代化、数字化是我们档案管理工作的唯一出路，也是档案管理发展的必然方向。利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果，利用计算机要工作的性人工立卷，然后按类别归属于条目的内容和打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

3.加强对归档文件材料的收集。做好归档文件材料的收集工作是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础，工作人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节，对档案形成的全过程进行动态监督和检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好档案材料的收集工作。

4.强化档案室设施配备。加强档案保护，包括对纸质档案和电子档案的保护。对纸质档案，要加强库房“八防”建设，使档案室做到防火、防盗、防高温、防潮、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；对电子档案，一方面要采取必要措施，加强对电子档案载体的保护，另一方面，要加强对电子档案信息安全的保护。

3 现代技术应用对档案的影响

1.信息化使档案资源共享的几率扩大。过去档案都是由文件转化而来。按照档案归档文件的要求，文件归档后只保存一份，如果想利用档案材料必须找档案部门。在信息化的今天，电子政务的飞速发展，使得电子文档的存储更加方便，存储空间极大缩小，使用者使用起来更加方便。

2.电子档案的使用使得档案资料检索更为高效化。电子计算机具有强大的检索功能，不仅速度快，而且查准率也十分高。计算机的检索功能为档案资料管理查找提供了许多便利条件。过去通过手工录入建立各种检索目录的工作，费时费力。现在有了计算机，特别是网络的开通更方便使用者参询，减少了过去人工检索时间的浪费。特别是建立档案的全文数据库后，使用者可以不看档案原件就能解决诸如时间、地点、文号、标题等的查询需求。对于研究、出版需求的使用者来说，可以非常方便地复制，然后在计算机上编辑，极大地提高了工作效率。

参考文献

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