浅谈新时期企业专利档案的管理与利用

摘 要：专利档案作为专利信息资源的主要载体，是个人或集体所有权的法律凭证，是专利在进行实施和转让时的主要信息资料。科技人员在科技部门进行科研成果登记、主要成绩的评定与考核、技术职称晋升以及贡献奖励的时候，都需专利档案作为真实凭证，所以，专利档案不仅是个人还是企业的宝贵信息资源。在进行专利档案管理中，要做到及时性、有效性、全面性，并且要不断更新完善管理理念与体系，确保信息的真实性和有效性。

关键词：专利知识；企业专利；档案管理

随着在社会经济快速发展，企业的核心自主知识产权逐渐成为企业抢占市场先机、占领技术最高点的战略保障。专利作为企业知识产权的主要构成之一，是提升企业的核心竞争力的重要力量。专利信息是企业重要的信息资源，它对企业的战略布局、对外贸易、人才挖掘、专利预警、科研动态的跟踪、专利诉讼等提供了主要的信息数据。企业在对专利的申报、授权、维护、诉讼、转让、代理、保护等过程中形成的专利档案，最先记录了具有保存和利用价值的各种文字、声像、图表、电子文件等不同载体，专利档案作为专利信息的主要载体，逐渐受到了企业的特别重视。现阶段我国各企业的专业档案管理普遍缺乏规范性和科学性，所以，建立健全的企业专利档案的管理体系是促进企业有效运作、快速发展的必然要求。

1 企业专利档案的内容及其特点分析

1.1 专利档案的内容

在专利中形成的专利档案分为三种类型：发明专利、实用专利和外观设计专利。在管理专利档案时，应将这三种类型的档案分开处理，然后依据各专利的材料进行系统的整理。整理的过程可大致分为五项内容。

一，对专利申请前期的资料文件进行整理，如项目立案前的研究准备、研究实验及后来的总结鉴定等阶段的资料。二，对专利申请的文件进行整理，如申请新型专利、发明、外观设计的请求书、说明书及权利要求书、摘要和设计图等；专业局授予的专利证书、出版的专利公报和专利说明书，特殊情况下，还需要国外批准的专利文件。三，对申请专利获得的各类奖项的材料进行整理，例如国际展览、国内展览和企业对职工的发明获得专利权及实施权的奖励材料。四，对专利许可贸易的签约资料和公证资料进行整理。第五，对专利技术的实施材料进行整理，包括该专利的产品档案、标准档案和工艺档案、该企业对职工的发明专利进行试制、生产的文件等。

1.2 专利档案的特点

第一，法律效用性。专利在通过中华人民共和国专利局的受理和审查后，发明者拥有该专利的利益的独享权，专利档案所具有的法律效用是解决专利诉讼和纠纷的重要依据。

第二，保密性。在一定时期内专利档案具有对外保密性，不仅是本企业的专利，还有包括有偿转让的专利，在有效期内，都需要对技术进行保密实施。

第三，时效性。在一定的有效期内，专利享有专利法的保护。有效期过后，该专利档案便失去其法律效用性及保密性，但仍可继续利用或是保存。

第四，独享性。专利申请成功后，其他人在未经过专利拥有者的同意，不可以擅自使用该发明，因为专利是属于申请人的，具有排他性。这种排他性主要在专利档案中体现，因此，专利档案只有在经过本人知晓同意后，局外人方可进行查阅，否则，档案不允许进行外借。

第五，数量大，信息的范围广。专利申请具有的范围广、数量大的特点，体现在各个领域，如小到日常生活中前辈的设计，大到尖端科学的宇宙飞船设计等都有所涉及。

2 现代企业专利档案的管理和利用的现状

自我国加入世界贸易组织以后，越来越多的行业认识到了对知识产权进行保护的重要性，但各企业在知识产权档案尤其是专利档案方面的管理的水平相差甚大。有些大型企业如海尔、华硕、红旗、奇瑞等，其每年的专利申请量十分大，并且专利档案的管理体系相对完善，档案管理者的职业素质较高。

由此可见，专利档案的规范管理和高利用率是推动企业进行积极创新的主要动力之一。但是也有部分企业在专利档案的管理与利用方面仍存在某些不足：一，没有健全的档案管理机制。由于企业欠缺对知识产权的专利档案的专业认识、企业领导对专利管理作用的忽视，致使档案管理制度和保障措施不健全，包括对核心技术专利在内的研发资料的收集、整理、利用等档案程序管理中都存有漏洞。有些管理人员的专业素质较低，对专利档案的管理没有专业的管理制度等，这些因素造成了专利档案在管理中存有不科学、不规范的问题，导致企业的内部管理信息的流通和共享受到了阻碍，并影响企业研发档案的开发与利用。二，缺乏对专利档案信息资源的监管。大部分企业的科技研发资料由各部门或个别的职员自行保管，缺乏系统有效的管理监督机制，若是一些关键人员出现跳槽流动，轻则影响企业的正常运行，使企业管理出现断层现象，增大管理的成本，重则导致企业的核心技术产权和研发资料无偿流失，使企业的经营与发展受到重创。

3 对企业专利档案管理的建议

3.1 注意区分专利与专有技术

专利和专有技术虽然都是人类智慧与劳动的结晶，且都含有专业的技术知识，但是从法律的角度来看，二者有很大的区别：专利受专利法的保护，专利人拥有专利权，可向公众公开自己的技术，在未经过专利人的同意下，任何单位或个人没有权利将专利占为己有；而专有技术是指未取得专利权的技术，它不享受专利法的保护，但可以根据刑法、民法的规定在法律上取得保护。发明者在专利公告上进行发明公告，但其技术是保密的。因此，企业的专利管理人员在工作前，需要认真学习和了解专利、专有技术等方面的专业知识，保证在工作中可以准确区分，分别对待。

3.2 加强对专利档案提供利用方面的管理

专利档案的管理人员对专利的无处理权，但是他们可根据相关规定对专利人员提出自己的建议供其参考。专利档案管理人员要坚守其职责，向专利人员提供专业优质的服务，确保查阅档案的人持有许可证明，对于前来查阅的无证人员，管理人员要及时与专利人员取得联系，在得到专利人员的允许后方可进行查阅。确保专利人员的合法权益得到维护。

3.3 注意区分专利的有效性和无效性

每一个合法的专利都是在一定的时期内具有专利权，如果超过期限，就不在受专利法的保护。所以，档案管理人员要能够清楚的区分出专利的有效性和无效性。当一些人员将无效性的专利进行市场交易时，需要企业专利档案的管理人员能够准确的进行判断，为企业避免不必要的损失。

4 在企业中对专利档案管理的有效利用

4.1 为企业的创新研发提高数据参考

企业拥有专利的数量与质量在一定程度上体现了企业的自主创新力与核心竞争力。专利档案集中反映了企业自主创新的成果，它对企业以后的技术创新有着重要的作用。企业技术的创新是在继承的基础上寻找新的突破点，这种突破的实现需要长时间的积累。而专利档案便是实现创新这一过程的连接载体。

4.2 维护企业的知识产权

当专利产品流入市场时，不仅会遇到自己被侵权，还会遇到被诉侵犯他人专利权的情况。此时，完整无误的专利档案就能发挥其凭证作用，运用法律来保护自己的合法权益。企业要确保自己的专利档案既含有证明侵权人所侵犯该专利的技术要点与本企业专利权利要求的侵权技术行为的证据材料，还应包含证明自己最先使用该专利的有效文件，以此来维护企业的知识产权。

4.3 对企业实施品牌战略提供保障

企业要想在市场竞争中占有优势，知名的品牌和自主核心的技术是必不可少的。品牌是企业重要的知识产权之一，企业档案作为知识产权的主要载体，要积极采取有效的管理措施，维护、宣传企业品牌，为企业以后的发展带来积极的影响。

总而言之，现代企业的专业档案管理仍是一个新的课题，需要企业管理人员不断的学习与探索，并且要具备较强的专利意识，为企业技术的自主创新提供保护，促使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

参考文献

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[2] 刘延丽，专利档案管理在专利战略中的作用[J]，机电兵床档案，2009（1）：17-19

[3] 贺科伟，企业专利档案标准化管理初探[J]，兰台世界，2014（2）：54-55

[4] 刘延丽，企业在实施专利战略中应重视专利档案的管理与应用[J]，机电兵床档案，2008（5）：23-25

作者简介

胡晓红（1968-），女，中级（馆员）申报副高（副研究员），湖北省楚天视讯网络有限公司黄石分公司（原黄石有线电视台）。