浅析我国人事档案管理中存在的一些问题

刘威

摘 要：人事档案是国家档案的重要组成部分，在我国当前的人事档案管理中，存在着一些问题，如擅自弃档、扣档、建档，管理不善以及档案丢失等。本文对当前我国人事档案中存在的这些问题进行了较为详尽的阐述，并在此基础上分析了这些问题产生的原因.希望能够在我国人事档案管理的发展创新中提供一些有益的依据。

关键词：人事档案；档案管理；人事档案管理

人事档案是反映个人的履历及品德等方面的文件材料，与一个人的人事调动、聘用及职称评定、晋升等关系密切。随着我国社会经济体制改革的不断深入以及人员流动的不断加剧，传统的人事档案管理在新形势下产生了诸多的问题，弃档现象严重，人事档案的真实性以及可信度不断降低，使得人事档案作用的正常发挥受到了严重的影响。因此，对我国人事档案管理中存在的一些问题进行分析，深人研究其产生的原因，并寻求解决的办法及对策，对我国人事档案管理工作顺利进行以及长远发展具有重要的现实意义。

1 我国现阶段人事档案管理中存在的一些问题

擅自弃档且现象严重所谓“弃档”，就是指一个人抛弃了自己的档案，对个人自身的人事档案采取不闻不问，任意丢弃的处理态度。就目前来说，弃档问题已经成为一种普遍现象，且有日益严重的趋势。据有关调查统计显示，目前在各人才流动中心管理的人事档案，有将近超过30%成为弃档。这些人事档案多年来无人问津，相当部分已经成为了死档。如北京人才流动服务中心有近20%的档案成为弃档无人问津，武汉及成都人才流动服务中心的比例也与此相近，而在一些省份或是地区，这种弃档的比例甚至达到了40%。弃档现象的日趋严重，从某种程度上来说，表明了现代个人对人事档案的认识程度，而这种行为的产生也表明当前人事档案管理及应用已不适应社会环境的变化。这部分弃档的人群在主观意识上认为人事档案是可有可无的，并不会对自己的发展及现实处境造成多大的困扰，即使产生了影响，也可以通过一些手段或是途径得到轻易的解决，这也突显了我国人事档案管理的不足之处。

1.1 擅自扣档及建档

在当今社会，自主择业成为了人们的一种基本权利，为了寻求更好的发展平台，辞职、跳槽成为了一种职场的常态，而企业性质的多元化也为这种行为提供了更多便利 一些用人单位出于对人才的挽留或是降低自身的损失，将辞职或是跳槽员工的人事档案擅自扣留做为最终的手段，迫使员工屈从于企业的意愿。这种现象在企业中虽非普遍现象，但却对人事档案的管理造成了不良的影响。与这种强迫手段相对应的，员工的反应有的屈从，也有的直接放弃了个人人事档案，寻找一些不需要人事档案的私人企业或是其它可接收的企业就职。而有些企业，为了吸引一些高素质的人才，直接承诺可以不要人事档案或是可为其重新建立档案.进一步加剧了弃档的产生以及人事档案管理的混乱。

1.2 人事档案管理不善，丢失现象时有发生

在一些企业中，相关领导及人事档案管理人员的观念及意识比较淡薄.有关人事档案管理的制度不健全，机构设置也不合理，对于人事档案的接收与调出把关不严，在档案管理人员的人事变动中交接不清甚至没有交接，导致与企业相关的人事档案出现丢失或是去向不明的问题。人事档案丢失现象产生的另一方面是企业在破产、重组或是兼并过程中发生的，如加上原企业人事档案管理不善，则在此过程中很容易会产生人事档案丢失或是去向不明。

1.3 人才流动性大造成人事档案资料收集难度增加

随着我国社会经济的快速发展，人口流动速度加快，流动人口数量也急剧攀升，这也为人事档案的管理工作造成了一定的困难。我国从事档案的管理工作比较分散，属于各部门多头管理，而流动人员与用人单位是一种劳动雇佣关系，是建立在聘用合同之上的，用人单位通常只重视其所创造的经济效益而忽视对其工作中人事材料的收集整理，且人才的流动速度快，变动频繁，也给人事档案管理机构的档案收集工作带来难度。

另外.由于人员的流动性大，而人事档案的调档及转递手续烦琐且混乱，也给人事档案的管理工作带来不便，不通过专人或机要交通而用邮递或个人私自携带等方式转递人事档案的现象时有发生，给正常转递工作带来极大不便。

2 人事档案管理中问题产生的原因分析

2.1 人事档案管理资金投入少，整体管理条件比较落后

在我国，大多数的人事档案管理机构条件都比较差，尤其是在一些经济发展相对较为落后的地区，对人事档案资料的保管以及管理都是因陋就简，虚应其表。人事档案做为一种档案性质的文件资料，属于不可再生利用的资源类型。人事档案资料的保管设施落后一方面是资金投人少，另一方面也是对人事档案重要性认识不到位造成的。我国大多数的人事档案保管没有配备空调及温湿度控制设施，条件简陋，这种物质条件的简陋也从心理上造成了人们对人事档案重要性认识的降低。除保管因素外，对人事档案的管理手段也比较落后，很多地方还处于人工或半人工的档案检索状态，这也为人事档案的应用造成了一定的阻碍。

2.2 人事档案的内容缺乏实用性与真实性

从人事档案材料的收集方面来说，由于一些单位对人事档案管理的意识淡薄，导致在实际工作中档案材料的内容收集不完整，也没有持续性，在个人经历发生变化时，没有得到及时的补充完整；再加上很多档案内容得不到调整，内容十几年不变，没有及时跟上时代变化，无法真实反映一个人的实际能力、素质以及综合信用等.使得人事档案的实用性与真实性大打折扣。另外，人事档案的鉴定工作一直得不到重视，不少单位的人事档案工作只是简单的挂靠托管，没有专人对人事档案进行分管与整理，人事档案的真实性没有得到有效的监管，导致其中的一些档案内容与实际情况严重不符，造假现象严重，在很大程度上影响了人事档案的严肃性与权威性。

2.3 人事档案信息资源开发利用程度低，未能深入发掘其应用价值

目前来说，我国人事档案信息资源的开发利用程度是比较低的，大多时候还是被动的等待利用者自己找上门来，没有充分认识到人事档案潜在的人才信息价值，也未能深入的发掘其市场应用的价值。人事档案现代化进程的滞后是其利用率低的主要原因，检索方式落后，网络化及信息化的建设严重滞后，很大程度上也制约了人事档案应有的作用。目前我国人事档案利用工作大多是被动服务，缺乏主动意识与精神，对人事档案资源的利用也仅仅停留在党团材料，落实材料和工资调整等方面，在人才选拔，培养开发等方面的应用较少。而在很多人的认识上，人事档案也只在公务员、事业单位及国有企业就职才有作用，在其它方面的作用有限，在很大程度上都忽视了人事档案中人才信息的价值。

我国人事档案管理的发展历程从建国后至今，已经形成了比较完善的系统。之所以会在如今产生诸多的问题，与我国政治经济体制改革有很大的关系。多种经济体制以及多元化的企业性质.使得我国原有的人事档案管理体制不能适应新形势的变化，也未能及时调整跟上形势的改变。就目前我国人事档案管理的现状来说，虽然有很多问题，但同时也是契机，在自我调整的过程中借鉴一些国外人事档案管理的经验，未尝不是实现我国人事档案创新管理的好方法。因此，总结我国人事档案中存在的问题，深入分析产生这些问题的原因，可以为其后解决的措施及创新管理提供最好的依据，意义重大。

参考文献

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