关于建筑施工企业档案信息化管理的思考

田力

摘 要：随着科学技术的快速发展，电子信息技术已经越来越多的被应用到各个领域。在企业生产的过程中，档案信息化管理对企业的可持续发展、管理提升、经济效益增长有着重要作用。针对建筑施工企业档案信息化管理现状，结合笔者在大型建筑施工企业档案工作的经验，就建筑施工企业档案信息化管理提出了几点思考，供业内人士参考。

关键词：建筑企业；档案管理；信息化

随着科学技术的进步和电子信息技术的普遍应用，在我国目前的建筑施工企业中，档案管理工作也随之朝科学管理的方向发展，并逐步健全完善了建筑施工企业的管理制度，为未来企业的发展奠定了坚实的基础。档案管理工作始终贯穿于建筑施工企业生产经营的各个环节，与施工企业的招投标、施工技术以及施工质量具有密切的联系。因此，加强建筑施工企业的档案管理工作，积极有效的探索新思路，开拓新局面，转变档案管理人员的思想观念，有利于促进建筑施工企业的档案管理工作健康顺利发展。

1 建筑施工企业档案信息化管理的现状

一是档案信息化管理缺少整体规划或规划针对性不强。《国家档案事业发展“十二五”规划》和《企业档案工作规范》对档案信息化工作提出了明确的要求，主要内容有三点：①加大档案信息化基础设施投入；②加快档案应用系统建设；③打造档案信息共享平台，提升档案应用率。在建筑施工企业中，由于高层领导重视程度不够、协调沟通不到位、档案工作人员的业务能力达不到要求等方面因素影响，造成很多建筑施工企业没有整体的档案信息化规划，或者有规划也只是流于形式，对档案信息化工作的针对性不强，失去指导意义。

二是建筑施工企业工程项目繁多，档案工作量大，提升归档率、完整率难度高。当前，随着企业资产的原始积累不断增加和管理水平的不断提升，大型建筑施工企业的工程项目点多面广，遍及全国、施工产值也从90年代的几亿元猛增到几十亿甚至是数百亿元，规模的迅速扩张导致企业管理人员紧张，对企业档案管理也产生了重要影响，尤其是工程项目档案，贯穿于工程施工的各阶段、各环节。

三是档案信息化管理主要停留在满足档案工作人员的日常工作阶段，远没有达到通过信息平台利用档案的目标。目前，大部分的建筑施工企业建立起了内部档案管理系统，但系统的功能、易用性等方面还存在很多不足，无法较好地满足企业档案管理需求、档案系统也仅停留在供档案管理工作人员应用阶段，不能面向企业全体员工

四是建筑施工企业档案从业人员的业务水平参差不齐。在国内建筑施工企业中，普遍存在各级领导对档案管理工作重视程度不够，对档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理工作主要就是工程档案的收集、整理、归档、保管等简单工作，不需要太专业的知识、也不必配备专业的人才，从而造成档案从业人员来源杂乱、档案专业知识偏低、业务水平不高，对档案工作影响较大、

2 我国建筑施工企业的档案管理工作主要存在的问题

随着现代企业改革的不断发展，转变了内部经营机制，大多数企业转型为股份制的有限责任公司。随着大型建筑企业的股份制改革，建筑施工企业的档案管理工作也随之发生了变化。目前建筑施工企业档案管理工作主要存在以下几个方面的问题：

2.1 档案管理人员的认识度不高

企业档案是属于企业无形资产的一种有形载体，记录企业的口常活动，包括企业的生产经营活动、合同协议、施工技术以及专利等各个方面的档案信息，是建筑施工企业最重要的物质财富，是一种无形的资产。但是，大部分的档案管理人员并没有很好地认识到这一点，更多的对企业的有形资产有全面的认识。因此，就很大程度的导致了建筑施工企业的档案收集、科学保管、归档以及方便利用等工作不能顺利的开展。

2.2 档案管理制度不够健全完善

当前形势下，建筑施工企业的档案管理工作，在对档案进行归档的过程中仍旧采用传统的归档方式，也就是根据工业企业制定的十大分类所规定的档案归档管理内容来进行的，已经不适应现代建筑企业的发展潮流，不适应现代企业的档案归档管理工作。

2.3 信息化背景下，档案的管理水平不高

建筑施工企业的档案管理，是对信息技术进行开发利用的前提基础，开发利用信息技术资源是企业档案管理的最终目标。之所以在建筑施工企业建立档案管理工作，目的就是为了使用档案信息。然而，在目前的建筑施工档案管理工作，档案在进行信息资源服务时，在检索档案、材料编写、档案信息传递以及服务的水平、手段等各个方面存在着许多缺陷。

2.4 档案管理投资力度不大

目前，由于大多数建筑施工企业受到债权、债务等因素的影响，资金使用情况比较紧张，减少了对档案工作管理的资金投入。比如在档案设备的更新、档案的归档等方面，由于受到资金的影响，出现了一定的困难，从而对档案的科学管理带来一定的阻碍。

3 建筑施工企业档案信息化管理的思考

3.1 实现电子档案的文件格式的标准化

通过对档案信息化管理中电子档案接收与归档的方法的优缺点分析，笔者认为，想要更好地对建筑施工企业档案进行信息化管理，就要有统一的文件格式。统一文件格式的方法如下：①建筑工程项目在施工过程中会根据各个环节的不同而选择不同的应用软件，而要统一文件的格式就要把其整合成兼容各种格式的电子文件；②有效保证电子档案信息的有效性、真实性及原始性；③档案信息内容清晰、文档格式简洁美观、便于检索查看利用；④降低信息化档案的成本，信息内容提供批注与标注，便于存储和管理；⑤接收各种扫描文件，支持不同的电子文件获取方式；⑥利用知识产权保护对电子档案进行保护。

3.2 加强建筑施工企业档案信息化管理的规范化

建筑施工企业在承建工程项目时要按照企业档案管理部门、城建档案管理部门和建设单位竣工档案管理部门的相关规定进行项目工程档案信息的录入、归类、标注、电子化和工程竣工档案资料的编制。

3.3 严格落实建筑施工企业档案信息化管理要求

建筑施工企业要提高档案信息化管理水平，首先要有科学合理的管理方案和高水平的管理队伍、提高建筑施工企业档案信息化管理水平要做好以下几项工作：①加强档案信息化管理人员的技能培训。根据建筑施工企业档案信息化管理的需要，有针对性地对管理人员进行计算机、网络与应用系统的相关理论知识和操作技巧方面的培训。根据建筑施工企业档案管理的特点，有针对性地对管理人员进行档案业务基本知识和档案信息化知识培训。除此之外，还要对档案管理人员进行建筑工程施工知识的普及，使管理人员能够热悉掌握建筑工程施工各环节的知识，以便更好地对建筑施工企业档案进行信息化管理；②建筑施工企业档案的移交与管理分类。建筑施工企业管理部门要对建筑工程项目竣工档案的收集整理有统一的规范，对档案分类、组卷规则进行科学合理管理；③建筑施工企业管理规定和档案管理制度的建立健全。建筑施工企业档案种类繁多，专业性强，分类详细，要有统一的规范要求来指导管理，建立健全档案管理和信息化管理方面的制度，加强业务数据检查力度、提高提交管理水平，达到业务衔接的要求。

4 结束语

档案信息本身不直接产生经济效益，但它一旦被利用，就能为企业解决各种经济纠纷，减少不必要的损失，我们应不断整合企业档案信息资源，挖掘潜在价值，为企业的可持续发展提供深度信息支持，为企业生产经营、改革发展等各项工作提供了快捷、高质量的服务。

参考文献

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[3]徐艺真.建筑施工企业档案管理工作的几点体会[J].东方企业文化，2013（4）.