浅谈企业档案信息化工作

2015-05-12梁振文

科技创新导报 2015年34期

梁振文

摘要：档案信息化建设是档案事业适应社会发展的必然选择，企业档案信息化工作是提升企业档案管理水平、充分开发档案资源的重要途径。首先介绍企业档案信息化工作存在信息资源浪费严重、信息化服务水平差和工作人员信息知识水平差等问题；其次介绍企业档案信息化工作内容主要包括：档案信息数字化、档案管理自动化、档案信息集成化和档案管理互动化。档案信息化系统由数据资源库、数据采集交换平台、档案业务管理平台和档案信息服务平台组成。最后总结了档案信息化工作的重要性。

关键词：企业档案信息化数字化互动化档案管理信息系统

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）12（a）-0193-02

电网工程的不断建设和逐步投运，形成了数目庞大的档案，如何科学高效的管理原先存量档案和不断生成的新档案，是企业档案管理工作要解决的根本问题。同时，供电企业档案管理的规范化、信息化是近年来企业基础工作的重点。2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确提出“要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划”。在这样的新形势和背景下，供电企业档案管理工作面临着新的挑战，需要紧跟供电企业信息化的步伐，做好供电企业档案信息化工作。

1 企业档案信息化工作现状

供电企业高度重视档案这项企业基础工作，随着企业的建设和发展，逐步规范和完善档案管理工作，形成了与企业发展相适应且具有行业特色的档案管理体系，培养了较为专业化的档案工作队伍，为企业管理、城乡电网建设、农网升级改造等工作提供了大量原始参考资料，档案工作为供电企业发展做出了重大贡献。

近几年，档案信息化建设已纳入企业信息化建设规划，供电企业大力推进传统档案的数字化工作，档案管理系统正在从单机版向与oa系统对接的网络版转变。但仍存在一些问题。

1.1 信息资源浪费严重

由于信息化基础建设没有进行统一规划部署、标准不统一、档案数字化程度不够，导致有用信息没有充分管理、开发和利用，形成“档案信息孤岛”。

1.2 信息化服务水平差

被动提供档案借阅，利用方式单一多采取实体借阅，档案信息无法及时录入和共享，对实体文件的有效识别水平不高等。

1.3 工作人员信息知识欠缺

档案管理人员信息化工作水平不高，过于依赖系统开发人员，导致部分资源的全文检索难以实现。

2 企业档案信息化工作内容

大数据、云计算、物联网等新兴的计算机技术给供电企业信息化建设提供了更加先进的手段，新形势下的企业档案管理工作务必紧跟企业信息化进程，不断推进档案信息化建设，企业档案信息化建设主要包括以下内容。

2.1 档案信息数字化

数字化是档案信息化工作的基础，档案信息的数字化分类体系是否科学、数字化程度高低、著录标引质量优劣，直接影响档案信息化工作的质量与检索功能的实现。档案信息的数字化是指企业各类管理信息的数字化和实体档案的数字化，各类管理系统如：财务集约化系统、人力资源系统、协同办公系统等，为档案数字化提供大量基础信息。

2.2 档案管理自动化

通过计算机、网络自动获取供电企业信息系统内的数据，纳入档案管理系统及数据库后进行整理、立卷、挂接电子文件、生成档号、编目、统计、传递、权限管理和检索、提供利用，实现自动化管理和信息共享；运用OCR识别、数据仓库技术、数据挖掘技术和数据迁移技术以及数字签名、身份认证、数字加密等先进技术，有利于提高档案信息处理水平和高效利用；借助电子标签、扫描识别器等，提高实体档案管理的自动化水平与工作效率。

2.3 档案信息集成化

档案信息集成是实现管理过程价值、客户满意度最大化的一种优化整合的管理方式，通过将企业各阶段、各部门的相关内容和档案资源进行整合，运用集成化的数据存储和组织管理模式，消除系统间差异和异构性，建立基于网络存储、具有多类和多级数据的安全保障体系，使不同的数据库、不同的管理信息系统及操作系统集成，实现档案信息集成和综合利用，增强档案管理系统对数字档案的管理能力和网络化服务能力。

2.4 档案管理互动化

档案信息化工作应该构建具交互性的档案系统，打破与各业务系统间壁垒，具有较好的通用性和兼容性，实现系统间信息交互，挖掘各子系统不具备的创新功能，发挥整体功能优势，从而企业其他工作与档案工作相互协调、互动和合作。

3 企业档案管理信息系统设计

目前企业档案管理信息系统普遍采用的是“一库三平台”的结构，即数据资源库、数据采集交换平台、档案业务管理平台和档案信息服务平台。数据资源库是基础，为系统提供信息和数据，平台是档案管理信息系统与管理、利用人员的接口，实现信息管理及提供利用。

3.1 数据资源库

数据资源库包括系统服务层和数据库层。系统服务层是企业档案管理系统的基础，为整个系统提供网络环境、通讯支持，主要包括数据中心的服务系统、负载均衡系统和入侵检测系统，所有的数据通过数据采集交换平台来传输，为档案管理系统做物理隔离。数据库层对原始数据信息进行规范化处理并集中存储，为档案业务平台提供支撑和服务，主要包括数据库、格式转换系统、元数据管理系统、信息包封装系统、工作流系统、多媒体服务系统、数字签名系统和安全管理系统等。

3.2 数据采集交换平台

集企业应归档材料的信息，保证该企业档案信息资源的完整和准确，支持其他业务系统和数据转换中心的数据请求。主要包括元数据采集、全文采集、数字化成果釆集、信息包采集和数据交换。

3.3 档案业务管理平台

包含企业档案业务管理的全部功能，实现档案接收、分类编目、编研利用、鉴定销毁和统计整个业务周期的全过程管理。

3.4 档案信息服务平台

能够通过分类检索、高级组合检索、跨库跨类检索、属性模糊检索和全文检索等多种方式快速检索档案目录，并对通过的借阅请求，提供全文查阅或下载服务。

4 结语

企业档案信息化建设是企业信息化建设的重要内容，是提升企业档案管理水平、深入开发档案资源的重要途径。现代信息、计算机技术的飞速发展给档案信息化工作带来了巨大契机，建立满足企业工作需求的档案管理信息化系统，使档案工作能为企业各项工作提供优质服务，才能充分展现档案工作的重要性，实现档案和档案工作的价值。

参考文献

[1] 何军.档案信息的集成管理与集成服务模式研究[J].档案学通讯，2006（2）：57-58.

[2] 张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.

[3] 路萍.企业档案信息化建设研究[D].湖北大学，2014.