做好档案保管利用和开放过程中的保密工作

刘婷婷

摘 要：保守档案秘密是档案管理人员的神圣职责和应尽的基本义务，应将库房作为档案保密的重点，不断提高管理人员素质，加强绝密档案的日常管理，做好档案保管过程中的保密工作；要加强制度、队伍建设和监督措施，做好档案利用过程中的保密工作；要做好档案审查、解密工作，向个人开放部分人事档案信息，做好档案开放前的基础工作。只有这样才能切实完善工作职能，充分合理保管、利用和开放档案信息资源，尽可能地发挥其社会价值，为促进经济社会发展奠定坚实的基础。

关键词：档案管理 档案保管 档案利用 档案开放 保密

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）12（a）-0185-02

档案是一种重要的社会信息资源，具有原始真实凭证、权威性和“今世赖以知古、后世赖以知今”的社会价值。要做到档案信息资源共享，重视保管和保护档案载体以及开发和利用档案信息工作，档案信息资源在经济社会发展中的作用无法用其他信息资源来替代。保守档案秘密是档案管理人员的神圣职责和应尽的基本义务，只有这样才能切实完善工作职能，充分合理保管、利用和开放档案信息资源，尽可能地发挥其社会价值，为促进经济社会发展奠定坚实的基础。

1 档案保管过程中的保密工作

1.1 库房管理是档案保密的重点

应按照国家有关规定和基本要求单独兴建档案库房。有的单位在办公楼内设立档案库房是无可厚非的，但应保证库房选择的科学性和合理性。从档案保密的角度来看，最底层办公室不应作为档案库房，为防盗窃应专门加固库房门窗；应将档案库房与办公室和阅览室等房间尽量分开。应指定专人负责管理档案库房，依据相关法律法规和单位实际制定严格的库房管理制度并严格执行，除管理人员外一律禁止其他人员入内。科学管理档案库房是做好档案保密、保证档案安全的基础和重点。

1.2 提高管理人员的整体素质

一般来说，具有相当权限的档案管理人员具有早知密、多知密和深致密的特点，地位和身份较为特殊，不同于一般管理人员，负有保守党和国家秘密的重大责任。可见档案管理人员素质是做好档案保密工作，保证工作质量的关键所在。绝密档案管理人员必须树立强烈的保密意识以及不折不扣的责任心和事业心，绷紧神经，工作作风和工作态度严谨求实，以强有力的措施严格禁止泄露储存在头脑中的无形秘密。

档案管理人员可能接触并阅读密级档案资料，相关人员在参加社会活动时可将这些秘密资料带到各种不同的场所，在与不同的人进行沟通交流时，会在悄无声息中泄露相关秘密。可见，不管在何种场所与和人进行沟通交流，档案管理人员均应遵纪守法，将保守档案秘密作为自己的神圣职责和法定的义务，容不得半点含糊。

1.3 加强密级档案的日常管理

管理人员进行密级档案调阅、移出、销毁等活动时，应严格遵守相关法律法规进行办理。调阅密级档案要有指定领导人审批，严格履行登记和相关人员签字手续，在指定场所和规定时间内进行合理使用。使用完毕后，应及时清对和检查密级档案资料的完整性和有效性，出现失密泄密时应立即按规定查明原因，及时采取补救措施，将损失降低到最低程度。

2 档案利用过程中的保密工作

利用密级档案过程中，要做好相应的监督工作，这是做好保密工作的关键所在。通过监管活动，加强制度和队伍建设，采取监督措施，可将不利于档案保密的各种不良行为得到及早发现并予以制止和纠正，做到档案的有效利用并保证其完整性和安全性。

2.1 制度建设

应根据国家相关法律法规并结合单位实际制定与档案利用有关的阅览、外借、复制等制度，做到严密而简明，执行简单，切实贯彻实施，并根据工作实际不断充实和完善。不同层次利用者的利用范围不同，应合理地确定和划分，逐步完善审批手续，保证档案利用有法可依，有章可循，在提高利用效果的同时，确保不失密、不泄密，保证档案的完整性和安全性。

2.2 队伍建设

档案管理人员是制度的制定者和执行者，其素质的高低直接影响档案尤其是密级档案的完整性和安全性。这要求档案管理人员要有坚定的政治素质，娴熟的业务能力和高超的文化素质。同时在提供利用服务过程中，要善于运用沟通交流技巧，敏锐地观察和处理档案利用过程中出现的问题，提高利用效果。

2.3 监督措施

在档案利用过程中，要根据利用对象、利用目的和密级档案的实际情况的不同，掌握其心理和思想动机，通过安装摄像监视器等得力措施，加强重点监护。要防止为获取凭证利用者偷撕、拍照、扫描或涂改档案，及时提醒利用者不得出现对档案资料划线，不得沾口水阅读档案资料等不良行为的出现。档案管理人员要做到嘴勤、眼勤、手勤和脑勤，对利用完的案卷和文件进行及时、仔细检查和翻阅，及时发现和查处问题，并将相关问题和处理在利用登记簿上备注说明，让其签字确认。对发现的损毁档案等严重违法行为，应及时发现，及时报告，病案规定及时查处，尽可能降低造成损失的程度。

3 档案开放中的保密工作

要正确认识和看待档案的秘密性及其时效性和利用范围，在档案开放利用时，应做好密级档案的保密工作。

3.1 做好档案审查工作

档案开放利用前应按规定积极做好审查工作，对档案的开放和使用范围的控制进行科学准确地区分和判定，是档案开放的重要环节和重要内容。

审查按照时间可分为3个基本过程：一是根据相关法规和标准，档案管理人员之间审查开放期限内的档案，对其开放和使用范围控制进行初步判定，是为初审；二是由政策水平和业务能力较强的管理人员，对初审中不能判定开放与使用范围的部分档案进行重点审查，合理确定取舍，是为中审；三是根据初审和中审实际情况，有关领导通过审查和综合分析，权衡利弊，做出是否批准档案开放结论，是为终审。

3.2 做好档案解密工作

密级档案分为“绝密”“机密”“秘密”三个级别，是根据《中华人民共和国保密法》及其配套法规来划分密级的。档案管理人员必须根据档案密级的不同，采取不同的管理措施，尽可能提高密级档案利用程度。档案密级不是一成不变的，具有一定的实效性。应解密而未解密的档案资料不利于档案的开放利用。对于期限已满的密级档案，应按照规定降低密级或公开（解密）档案资料，合理确定和划分利用范围。密级更改是由原密级确定的机关、单位或其上级机关完成的，《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条规定“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”

3.3 向个人开放部分人事档案信息

应向个人开放一些非保密人事档案信息，权利人有查阅权利而不具有修改权，这是档案管理人员应秉持的基本原则。向个人开放部分人事档案信息，可增强档案意识，方便公民利用人事档案信息，加强人事档案管理，为公众提供高质量的人事档案信息利用服务。

人事档案信息的内容日趋丰富，人们越来越重视人事档案提供的丰富信息。在新的历史条件下，能够更完美地体现其凭证和依据作用，进一步发挥其在人才选拔、人才流动过程中的重要作用，促进经济社会的协调发展。

3.4 做好档案开放前的基础工作

这是档案开放的前提。提高开放档案案卷的内在质量，建立健全档号，编制检索工具，准备好副本为做好档案开放的基础工作主要内容。要将工作做实做牢，保证档案开放工作的顺利开展。

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